BPO gia công quy trình kinh doanh là gì? Chức năng và lợi ích của BPO

Có thể ví BPO giống như một “vũ khí” bí mật, giúp các doanh nghiệp làm việc thông minh hơn và hoàn thành nhiều nhiệm vụ hơn với ít nguồn lực hơn. Vậy, cụ thể thì BPO gia công quy trình kinh doanh là gì? Nó đảm nhiệm những chức năng, nghiệp vụ nào trong bộ máy vận hành của doanh nghiệp? Hãy cùng GMO-Z.com RUNSYSTEM tìm hiểu tất cả các thông tin liên quan đến dịch vụ BPO trong nội dung sau đây!

1. BPO là gì?

BPO (viết tắt của Business Process Outsourcing), hay còn gọi là gia công quy trình kinh doanh, là hình thức một doanh nghiệp thuê ngoài một bên thứ ba để thực hiện một phần hoặc toàn bộ quy trình vận hành nội bộ. Nói cách khác, thay vì tự triển khai các công việc hay hoạt động không thuộc phạm vi cốt lõi, doanh nghiệp sẽ ủy thác, giao phó những nhiệm vụ này cho các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ BPO xử lý.

Theo thống kê từ Grand View Research, quy mô thị trường BPO toàn cầu đạt hơn 302,6 tỷ USD trong năm 2024 và có thể vượt mốc 525,2 tỷ USD vào năm 2030, với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) ước tính đạt 9,8% trong giai đoạn 2025-2030.

Riêng tại Việt Nam, từ xuất phát điểm chỉ cung cấp các dịch vụ đơn giản như nhập liệu hay tổng đài cơ bản, các đơn vị BPO nội địa, điển hình như GMP-Z.com RUNSYSTEM, hiện đã mở rộng sang các mảng có giá trị gia tăng cao hơn như kế toán, nhân sự, quản lý tiếp thị,...

Với nguồn lao động trẻ dồi dào, trình độ chuyên môn tốt và chi phí cạnh tranh, Việt Nam đang trở thành điểm đến lý tưởng cho nhiều doanh nghiệp từ Nhật Bản, Châu Âu hay thậm chí là Mỹ. Năm 2023, Công ty tư vấn quản lý toàn cầu Kearney xếp Việt Nam ở vị trí thứ 7 trên 78 quốc gia trong Chỉ số Vị trí Dịch vụ Toàn cầu (GSLI). Thành tích này chính là một trong những minh chứng rõ ràng nhất cho triển vọng và năng lực của ngành BPO tại Việt Nam.

2. Lợi ích BPO đem lại cho doanh nghiệp

Dịch vụ BPO thường được nhắc đến với những lợi ích thiết thực như sau:

2.1 Tối ưu chi phí vận hành

Một nghiên cứu về thị trường lao động tại Philippines đã chỉ ra rằng: doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 90% chi phí dành cho nhân sự mỗi năm khi sử dụng dịch vụ thuê ngoài.

Trong thực tế, các đơn vị cung cấp BPO có thể thực hiện một quy trình kinh doanh với chi phí thấp hơn đáng kể nhờ:

• Giảm chi phí duy trì nhân viên nội bộ, như là chi phí tuyển dụng, đào tạo và phúc lợi.
• Loại bỏ chi phí đầu tư cho cơ sở hạ tầng công nghệ.
• Tối ưu hóa quy mô nhân sự theo khối lượng công việc thực tế.

2.2 Tập trung tốt hơn vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi

Khi giao phó những nhiệm vụ không mang tính trọng yếu hoặc các nghiệp vụ hành chính lặp đi lặp lại cho đơn vị BPO, doanh nghiệp sẽ có thể tái phân bổ nguồn lực để hoàn thành những mục tiêu cốt lõi, từ đó thúc đẩy sáng tạo, đổi mới, và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Chẳng hạn như, thay vì tiêu tốn quá nhiều thời gian cho việc xử lý hóa đơn thủ công, doanh nghiệp có thể tập trung vào phát triển sản phẩm, mở rộng kênh phân phối hoặc nghiên cứu hành vi khách hàng.

2.3 Nhanh chóng tiếp cận chuyên môn và công nghệ tiên tiến

Bằng cách hợp tác với các đơn vị BPO có chuyên môn cao, doanh nghiệp có thể dễ dàng và linh hoạt hơn trong việc thâm nhập vào thị trường mới hoặc rút ngắn thời gian triển khai các dự án mới.

Hơn nữa, các đơn vị cung cấp BPO thường tập trung đầu tư vào các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI), dữ liệu lớn (big data),... để tự động hóa quy trình và nâng cao năng suất làm việc. Đây là một lợi ích đặc biệt cần thiết cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc startup chưa có nguồn vốn lớn để đầu tư vào hạ tầng công nghệ, nhưng vẫn cần vận hành hiệu quả và trơn tru.

3. Các chức năng chính của dịch vụ BPO

Hiện nay, hầu hết các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực gia công quy trình kinh doanh thường hướng đến hai nhóm chức năng chính: Back-office và Front-office.

• Chức năng Back-office: Hay còn gọi là chức năng vận hành nội bộ (hay hậu cần), chẳng hạn như thực hiện các nghiệp vụ về kế toán, quản lý công nghệ thông tin, quản lý nguồn nhân lực.
• Chức năng của Front-office: Liên quan đến các quy trình phục vụ khách hàng, chẳng hạn như bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và tiếp thị đa kênh.

Cụ thể hơn, các quy trình công việc thường do các đơn vị BPO đảm nhiệm bao gồm:

• Nhập và quản lý dữ liệu: Số hóa tài liệu bằng giấy, nhập số liệu vào hệ thống nội bộ, đăng ký sản phẩm trên các sàn TMĐT, phản hồi đánh giá từ khách hàng.
• Thực hiện nghiệp vụ kế toán: Phát hành và giao hóa đơn, xác nhận đơn hàng và thanh toán, xử lý đơn hàng, lập phiếu bán hàng, tính toán chi phí và tiền lương.

• Hỗ trợ hoạt động quảng cáo: Quản trị nội dung website, đăng bài lên các trang mạng xã hội.

  

5. Tiêu chí lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ BPO uy tín

5.1 Đạt chứng nhận chất lượng và an ninh quốc tế

Khi thuê BPO gia công quy trình kinh doanh, đặc biệt là các quy trình sử dụng dữ liệu nhạy cảm như tài chính và thông tin khách hàng, vấn đề an ninh và bảo mật luôn cần được đặt lên hàng đầu.

Theo đó, doanh nghiệp cần ưu tiên các đối tác BPO tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về bảo mật dữ liệu, bao gồm các tiêu chuẩn quốc tế như GDPR hoặc các chứng nhận về quản lý chất lượng dự án như ISO 27001:2013 và ISO 9001:2015.

5.2 Thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng bài bản, rõ ràng

Trước khi hợp tác, doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ về quy trình đảm bảo chất lượng dịch vụ của đơn vị BPO. Một nhà cung cấp chuyên nghiệp cần:

Thiết lập rõ các chỉ số đánh giá hiệu quả (KPI) như tỷ lệ lỗi, tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn, mức độ hài lòng của khách hàng,...

Có cơ chế giám sát và phản hồi định kỳ để liên tục cải thiện quy trình hoặc kịp thời xử lý sai sót bất ngờ.

5.3 Có năng lực chuyên môn và kinh nghiệm chuyên sâu

Một đối tác BPO lý tưởng không chỉ cần am hiểu về dịch vụ họ cung cấp, mà còn phải nắm rõ các quy định, yêu cầu tuân thủ và thách thức vận hành đặc thù trong ngành của doanh nghiệp bạn, cũng như sở hữu một hồ sơ năng lực và thành tích tốt.

6. GMO-Z.com RUNSYSTEM – Đối tác cung cấp dịch vụ BPO đầu ngành tại Việt Nam

Là một thành viên của tập đoàn GMO Internet Group (Nhật Bản), GMO-Z.com RUNSYSTEM chúng tôi tính đến nay đã có gần 20 năm kinh nghiệm tham gia lĩnh vực gia công quy trình kinh doanh (BPO), giúp các doanh nghiệp giảm từ 30-50% chi phí và rút ngắn đến 70% thời gian vận hành.

Hiện tại, chúng tôi đang đồng hành và hỗ trợ các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô và lĩnh vực tối ưu hóa các quy trình từ quản trị tổng quan, nghiệp vụ kế toán, quản lý nhân sự, dịch thuật đến quản trị website chuyên sâu. Bên cạnh đó, GMO-Z.com RUNSYSTEM luôn cam kết tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế về bảo mật thông tin toàn diện (gồm Chứng nhận ISO 27001:2013, ISO 9001:2015), và tiên phong ứng dụng các công nghệ mới nhất như AI, RPA và SmartOCR, để giúp doanh nghiệp xử lý nghiệp vụ với tốc độ cao nhất.

Hãy liên hệ chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn và triển khai kế hoạch BPO linh hoạt, phù hợp nhất với ngân sách và từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp bạn!

7. Tạm kết

Trong bối cảnh các doanh nghiệp ngày càng cần tối ưu hóa vận hành và tập trung vào các hoạt động cốt lõi, dịch vụ BPO gia công quy trình kinh doanh không chỉ là giải pháp giúp tiết kiệm ngân sách, mà còn là đòn bẩy quan trọng để mở rộng quy mô và nâng cao năng lực cạnh tranh. Hãy để GMO-Z.com RUNSYSTEM giúp doanh nghiệp của bạn chuyển đổi cách vận hành – bắt đầu từ những quy trình tưởng chừng như nhỏ nhất!