Những tiêu chí vàng giúp lựa chọn công ty gia công BPO phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp

Việc tối ưu chi phí vận hành, tập trung vào mục tiêu tăng trưởng là bài toán được nhiều doanh nghiệp quan tâm hiện nay. Đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc đang trên đà mở rộng hay tái cấu trúc, điều này càng trở thành mối quan tâm cấp thiết. Giải pháp lúc này chính là thuê ngoài gia công BPO. Đây là lựa chọn phù hợp, không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, mà còn mang lại lợi thế cạnh tranh rõ rệt.

Tuy nhiên, để lựa chọn nhà cung cấp BPO phù hợp đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tầm nhìn dài hạn và hiểu rõ những rủi ro tiềm ẩn. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện từ thời điểm thích hợp để triển khai BPO, tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp, đến những lỗi sai thường gặp. Từ đó giúp bạn lựa chọn công ty gia công BPO phù hợp với nhu cầu công ty của bạn.

Khi nào doanh nghiệp nên thuê ngoài công ty gia công BPO?

Việc xác định đúng thời điểm nên triển khai BPO là vô cùng quan trọng. Bởi với nhiều doanh nghiệp, thời điểm triển khai có thể là ngay từ lúc thành lập nhưng với doanh nghiệp khác lại là thời điểm khi mà quy trình vận hành trở nên cồng kềnh, chi phí nhân sự nội bộ ngày càng tăng, hoặc tốc độ tăng trưởng vượt quá khả năng mở rộng hạ tầng hiện tại. Dưới đây là gợi ý thời điểm phù hợp giúp doanh nghiệp xác định được khi nào mình nên thuê ngoài công ty gia công BPO để tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và bứt phá tăng trưởng.

Quy trình nội bộ phức tạp, chi phí vận hành cao

Khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô, những quy trình back-office như nhập liệu, kế toán, chăm sóc khách hàng hay xử lý đơn hàng có xu hướng trở nên phức tạp và đòi hỏi nhiều nhân sự. Việc tự thực hiện tất cả các tác vụ này không chỉ làm tăng chi phí vận hành mà còn tiêu tốn nguồn lực quản lý. Thuê ngoài BPO giai đoạn này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí nhân sự, văn phòng, đào tạo mà vẫn đảm bảo chất lượng và hiệu quả công việc nhờ vào hệ thống chuẩn hóa và đội ngũ chuyên biệt.

Khó mở rộng nhanh khi tăng trưởng

Doanh nghiệp tăng trưởng nhanh thường gặp khó khăn trong việc mở rộng đội ngũ nội bộ để đáp ứng nhu cầu mới. Việc tuyển dụng, đào tạo và xây dựng đội ngũ nhân sự ổn định sẽ tiêu tốn thời gian và một khoản chi phí không hề nhỏ. Tuy nhiên, doanh nghiệp lại không thể chắc chắn rằng nhân sự sẽ cam kết đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp. Đặc biệt là đối với doanh nghiệp Startup, SME bài toán này càng cấp thiết hơn.

Trong khi đó, BPO có thể cung cấp lực lượng lao động tức thời, linh hoạt, sẵn sàng bắt đầu công việc ngay mà không cần đào tạo. Lúc này, doanh nghiệp chỉ cần tập trung mở rộng quy mô vận hành nhanh chóng mà không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Điều này đặc biệt quan trọng trong các lĩnh vực có tính mùa vụ hoặc đột biến cao như thương mại điện tử, logistics, fintech.

Doanh nghiệp cần tập trung vào năng lực cốt lõi

Một trong những sai lầm phổ biến của doanh nghiệp là dành quá nhiều tài nguyên cho công việc không tạo ra giá trị cạnh tranh (non-core tasks). Ví dụ như công ty công nghệ, thay vì tập trung vào phát triển sản phẩm lại tiêu tốn nhiều chi phí và nhân lực cho công việc xử lý hóa đơn, nhập liệu CRM hay chăm sóc khách hàng đầu vào. Công ty gia công BPO sẽ giúp giải phóng bộ máy nội bộ khỏi các tác vụ phụ trợ, tăng tốc đổi mới sáng tạo và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

Khi yêu cầu bảo mật, quy chuẩn, quy trình cao hơn năng lực nội bộ

Đây là thực trạng phổ biến ở nhiều doanh nghiệp Startup, SME khi xu hướng chuyển đổi số, ứng dụng công nghệ ngày càng phổ biến. Họ muốn cải thiện tính chuẩn hóa, tự động hóa và tuân thủ bảo mật (ví dụ: ISO 27001, GDPR), nhưng chưa đủ khả năng xây dựng hệ thống riêng. Trong khi đó, quy trình vận hành hiện tại đang tồn tại nhiều lỗi thủ công, không kiểm soát được rủi ro. Thuê ngoài quy trình kinh doanh BPO sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng năng lực hệ thống sẵn có từ đơn vị chuyên nghiệp, đáp ứng các chuẩn quốc tế về quy trình và bảo mật.

Bí quyết “vàng” lựa chọn nhà cung cấp BPO phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp

Việc lựa chọn nhà cung cấp BPO là một quyết định chiến lược, ảnh hưởng đến chất lượng vận hành và hình ảnh thương hiệu. Dưới đây là những yếu tố quan trọng cần xem xét khi lựa chọn đơn vị tư vấn mảng này.

Cần hiểu rõ chiến lược phát triển doanh nghiệp trước khi triển khai gia công BPO

Trước khi chọn bất kỳ công ty gia công BPO nào, doanh nghiệp cần xác định rõ vai trò của BPO trong chiến lược phát triển dài hạn. Bạn cần trả lời các câu hỏi:

• Mục tiêu của việc thuê ngoài là gì? Tối ưu chi phí, mở rộng quy mô hay nâng cao chất lượng dịch vụ?
• BPO nên đảm nhận những phần nào trong chuỗi giá trị?
• Doanh nghiệp có kế hoạch mở rộng trong 1-3 năm tới không?

Việc trả lời những câu hỏi trên sẽ giúp bạn xác định rõ nhu cầu của mình, từ đó chọn được đối tác BPO có khả năng đáp ứng được không chỉ ở thời điểm hiện tại mà còn ở các giai đoạn tăng trưởng trong tương lai. Một công ty BPO phù hợp là đơn vị đồng hành chiến lược dài hạn được, không phải đơn thuần là đơn vị được thuê để “thực hiện giúp”.

Đơn vị thuê ngoài BPO có khả năng linh hoạt trong quy trình triển khai

Một nhà cung cấp BPO lý tưởng không chỉ có hệ thống quy trình bài bản mà còn cần đủ linh hoạt để thích ứng với từng mô hình kinh doanh cụ thể. Họ nên có khả năng cung cấp linh hoạt giải pháp phù hợp với yêu cầu của bạn. Kèm theo đó là kinh nghiệm tích hợp được với các phần mềm bạn đang sử dụng như CRM, ERP, hệ thống quản lý đơn hàng…

Ngoài ra, đơn vị tư vấn BPO nên có đội ngũ triển khai với kinh nghiệm dày dặn, đã từng làm việc với các mô hình doanh nghiệp tương đồng với bạn (về ngành, quy mô, quốc gia). Sự linh hoạt này sẽ giúp giảm thiểu thời gian thích nghi, tránh xung đột hệ thống và đảm bảo hiệu suất khi đưa vào vận hành thực tế.

Tiêu chí về bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu

Trong kỷ nguyên số, dữ liệu khách hàng, tài chính và quy trình vận hành là những tài sản tối quan trọng. Gia công quy trình kinh doanh đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải chia sẻ các dữ liệu này ra bên ngoài. Do đó, bạn cần kiểm tra xem nhà cung cấp BPO có hệ thống quản trị bảo mật theo tiêu chuẩn quốc tế như ISO/IEC 27001, có quy trình kiểm soát truy cập, sao lưu dữ liệu và ngăn ngừa rò rỉ thông tin hay không.

Đối với các doanh nghiệp trong các lĩnh vực như tài chính, bảo hiểm, y tế, công nghệ, hãy hỏi kỹ về quy trình xử lý và lưu trữ dữ liệu. Bên cạnh đó, cần có hợp đồng rõ ràng về bảo mật (NDA) và trách nhiệm pháp lý nếu xảy ra rủi ro.

Chất lượng nhân sự vận hành – yếu tố quan trọng nhưng ít doanh nghiệp để ý

Một trong những sai lầm phổ biến khi lựa chọn đơn vị gia công BPO là chỉ quan tâm đến chi phí và hệ thống, mà quên đánh giá chất lượng đội ngũ nhân sự trực tiếp tham gia vào vận hành. Trong thực tế, đây là yếu tố quyết định đến độ chính xác, tốc độ xử lý và mức độ chuyên nghiệp trong tương tác với khách hàng cuối. Bạn nên tìm hiểu:

• Trình độ đào tạo của đội ngũ vận hành, họ có chuyên sâu trong lĩnh vực/yêu cầu của bạn hay không
• Tỷ lệ nhân viên có chứng chỉ chuyên môn là bao nhiêu, họ có khả năng giao tiếp song ngữ (nếu cần) hay không
• Khả năng am hiểu thị trường và đặc thù ngành của bạn
• Công ty BPO có cơ chế giữ chân nhân sự hay không, tỷ lệ thay đổi nhân sự (turnover rate) là bao nhiêu

Một đội ngũ BPO chuyên nghiệp, ổn định sẽ giúp doanh nghiệp yên tâm giao phó các quy trình quan trọng.

Khả năng đồng hành dài hạn, nâng cấp dịch vụ khi công ty mở rộng

BPO không phải là giải pháp ngắn hạn. Một nhà cung cấp lý tưởng cần có năng lực tư vấn quy trình, cải tiến vận hành và mở rộng dịch vụ, đồng hành khi doanh nghiệp bạn tăng trưởng, thay đổi mô hình hay mở rộng sang thị trường quốc tế. Họ cần:

• Có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật, tư vấn vận hành
• Cập nhật công nghệ mới như RPA, AI vào quy trình
• Có kinh nghiệm làm việc với các doanh nghiệp cùng ngành hoặc quy mô tương tự
• Có khả năng tăng số lượng đầu việc hoặc bổ sung dịch vụ khác khi công ty bạn mở rộng quy mô
• Cung cấp báo cáo theo dõi KPI/SLA định kỳ theo thời gian thực

Việc lựa chọn công ty gia công BPO có năng lực dài hạn sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và thời gian chuyển đổi đối tác và duy trì hiệu suất ổn định khi muốn mở rộng quy mô phát triển.

Những lỗi sai thường gặp khi lựa chọn công ty triển khai BPO

Gia công BPO mang lại nhiều lợi ích – từ tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả vận hành đến cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng. Tuy nhiên, nếu lựa chọn sai đối tác, doanh nghiệp có thể đối mặt với những rủi ro lớn hơn cả việc tự triển khai. Dưới đây là những sai lầm thường gặp khi lựa chọn công ty BPO.

Chọn đơn vị triển khai BPO giá rẻ nhưng không đảm bảo được chất lượng

Sai lầm đầu tiên thường thấy là đặt yếu tố chi phí lên hàng đầu mà bỏ qua chất lượng vận hành. Không ít công ty bị hấp dẫn bởi mức giá rẻ nhưng lại phải trả giá bằng hiệu suất kém, dữ liệu sai lệch, thiếu cam kết bảo mật và đội ngũ vận hành thiếu chuyên môn. Việc thuê ngoài BPO nên được xem là đầu tư vào hiệu quả dài hạn, vì vậy doanh nghiệp cần đánh giá kỹ năng lực vận hành, quy trình kiểm soát chất lượng và kinh nghiệm xử lý trong ngành tương ứng, thay vì chỉ nhìn vào báo giá ban đầu.

Không kiểm tra khả năng tích hợp hệ thống

Rất nhiều doanh nghiệp không đánh giá đúng khả năng tích hợp giữa hệ thống quản trị nội bộ (CRM, ERP...) và hệ thống của nhà cung cấp BPO. Trong thực tế, nếu hệ thống của công ty BPO không thể đồng bộ với các nền tảng doanh nghiệp đang sử dụng thì toàn bộ dữ liệu sẽ phải xử lý thủ công. Bài toán này làm phát sinh thao tác thừa, lỗi nhập liệu và thiếu minh bạch trong vận hành. Điều này không chỉ cản trở hiệu quả, mà còn tăng chi phí gián tiếp và khiến doanh nghiệp bị động trong việc kiểm soát tiến độ. Một gợi ý cho doanh nghiệp để tránh gặp phải lỗi sai này là nên kiểm tra khả năng tích hợp ngay từ giai đoạn đề xuất giải pháp và yêu cầu bản demo cụ thể.

Không ký kết SLA rõ ràng, dẫn đến mâu thuẫn khi vận hành

Service Level Agreement (SLA) là bản cam kết chất lượng dịch vụ giữa hai bên, trong đó quy định cụ thể phạm vi công việc, thời gian xử lý, tiêu chuẩn chất lượng và cơ chế phản hồi khi phát sinh sự cố. Nếu không có hoặc quá mơ hồ, bạn sẽ gặp rắc rối khi phát sinh sự cố, chất lượng công việc không đạt yêu cầu mà không thể truy trách nhiệm hay yêu cầu bồi thường do thiếu cơ sở phát lý để đối chiếu.

Kết luận

Việc lựa chọn nhà cung cấp BPO phù hợp cho công ty của bạn không đơn giản chỉ là tìm kiếm một bên làm thuê, mà chính là chọn một đối tác vận hành chiến lược cho doanh nghiệp. Khi hiểu rõ thời điểm triển khai, xác định đúng tiêu chí lựa chọn và tránh được những lỗi sai cơ bản, bạn sẽ tìm được một nhà cung cấp phù hợp với mô hình, văn hóa và mục tiêu dài hạn của công ty.

GMO-Z.com RUNSYSTEM là công ty gia công BPO uy tín, cung cấp giải pháp gia công quy trình kinh doanh toàn diện cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Với thế mạnh về công nghệ, hệ thống quản lý chất lượng chặt chẽ cùng đội ngũ nhân sự chuyên môn cao, GMO-Z.com RUNSYSTEM giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành, tiết kiệm chi phí và đẩy nhanh tiến trình chuyển đổi số. Đặc biệt, công ty đáp ứng linh hoạt các yêu cầu từng dự án, phù hợp với nhiều ngành như tài chính, logistics, bán lẻ, bảo hiểm và chăm sóc khách hàng.