Giải pháp nhập liệu số lượng lớn cho doanh nghiệp năm 2026

Trong bối cảnh dữ liệu tăng trưởng nhanh, giải pháp nhập liệu số lượng lớn đang trở thành lựa chọn thiết yếu với doanh nghiệp cần xử lý hàng chục nghìn đến hàng triệu bản ghi. Việc áp dụng đúng giải pháp không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn đảm bảo độ chính xác và an toàn dữ liệu ngay từ đầu.

1. Nhập liệu số lượng lớn là gì?

Nhập liệu số lượng lớn là hình thức nhập dữ liệu với khối lượng rất lớn, thường từ vài nghìn đến hàng chục nghìn bản ghi trở lên, thậm chí có thể đạt tới hàng trăm nghìn hoặc hàng triệu dòng trong một dự án.

Đặc điểm chính của nhập liệu số lượng lớn:

• Khối lượng lớn: xử lý liên tục trong thời gian dài, áp lực tiến độ cao.
• Triển khai theo dự án/gói: ví dụ nhập 50.000 mã sản phẩm, 200.000 hồ sơ khách hàng, dữ liệu hóa đơn quy mô lớn.
• Tính lặp lại cao: thao tác đơn điệu, yêu cầu sự tập trung và tính kỷ luật.
• Yêu cầu độ chính xác nghiêm ngặt: sai số thường dưới 1 - 2%, nhiều dự án yêu cầu gần như không có lỗi.
• Cách tính chi phí: thường tính theo số bản ghi, mức giá phụ thuộc độ phức tạp của dữ liệu.

2. Các trường hợp phổ biến cần nhập liệu số lượng lớn

Trường hợp 1: Số hóa kho lưu trữ tài liệu giấy

Đây là nhóm nhu cầu phổ biến và có quy mô lớn, đặc biệt ở các cơ quan nhà nước, bệnh viện, ngân hàng, bảo hiểm, trường học và doanh nghiệp hoạt động lâu năm. Nhiều đơn vị vẫn lưu trữ hàng chục nghìn đến hàng triệu trang tài liệu giấy như hợp đồng, hồ sơ bệnh án, chứng từ kế toán, sổ sách cũ hay biên bản họp.

Quy mô dự án thường gặp: từ 50.000 - 500.000 trang, các dự án lớn có thể lên đến vài triệu trang.

Phạm vi công việc nhập liệu thường bao gồm:

• Scan tài liệu, kết hợp OCR để nhận diện ký tự ở mức cơ bản.
• Nhập liệu thủ công nhằm kiểm tra, hiệu chỉnh sai sót, đặc biệt với tài liệu cũ, mờ hoặc chữ viết tay.
• Chuẩn hóa và nhập dữ liệu có cấu trúc (số hiệu, ngày tháng, tên đối tượng liên quan, mã hồ sơ, phân loại…) vào Excel, cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống DMS.

Giá trị mang lại: hỗ trợ chuyển đổi số, rút ngắn thời gian tìm kiếm, giảm chi phí lưu kho và đáp ứng yêu cầu lưu trữ điện tử theo các nghị định hiện hành của Chính phủ.

Ví dụ thực tế: bệnh viện công số hóa hồ sơ bệnh án cũ; ngân hàng chuyển đổi hợp đồng tín dụng từ giai đoạn 1990 - 2000 sang dữ liệu điện tử.

Trường hợp 2: Chuyển đổi và di chuyển cơ sở dữ liệu lớn

Khi doanh nghiệp nâng cấp hoặc thay đổi hệ thống quản lý (từ phần mềm cũ sang hệ thống ERP - hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, từ Excel sang cơ sở dữ liệu SQL hoặc nền tảng điện toán đám mây), hoặc trong các thương vụ sáp nhập (tái cấu trúc, việc chuyển đổi dữ liệu là yêu cầu bắt buộc). Khối lượng xử lý thường lên tới hàng trăm nghìn đến hàng triệu bản ghi, đòi hỏi độ chính xác cao và kiểm soát chặt chẽ.

Quy mô dữ liệu phổ biến: từ 100.000 bản ghi trở lên, bao gồm thông tin khách hàng, nhà cung cấp, danh mục sản phẩm, lịch sử giao dịch, hóa đơn và chứng từ.

Phạm vi công việc chính thường gồm:

• Trích xuất dữ liệu nguồn từ Excel, Access hoặc các phần mềm kế toán, quản lý cũ.
• Làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu: loại bỏ trùng lặp, chỉnh sửa lỗi chính tả, thống nhất định dạng ngày tháng, mã hóa dữ liệu.
• Ánh xạ và nhập dữ liệu vào hệ thống mới (mapping dữ liệu) bằng cách kết hợp tự động hóa bằng kịch bản và kiểm tra thủ công để đảm bảo độ chính xác.
• Đặc biệt phổ biến với dữ liệu kế toán - hóa đơn, nơi mỗi dự án có thể bao gồm hàng trăm nghìn dòng hóa đơn VAT.

Lợi ích mang lại: đảm bảo dữ liệu được chuyển đổi đầy đủ, chính xác và nhất quán, hạn chế rủi ro thất thoát khi thay đổi hệ thống, đồng thời tạo nền tảng cho báo cáo và phân tích dữ liệu nhanh, hiệu quả.

Ví dụ thực tế: doanh nghiệp chuyển dữ liệu từ phần mềm kế toán phiên bản cũ sang hệ thống SAP hoặc ERP mới; hoặc di dời toàn bộ dữ liệu khách hàng từ hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) cũ sang nền tảng mới.

Trường hợp 3: Nhập dữ liệu cho cửa hàng thương mại điện tử mới

Sự phát triển mạnh mẽ của các sàn thương mại điện tử khiến nhiều cửa hàng mới, cũng như doanh nghiệp truyền thống, nhanh chóng mở rộng sang kênh bán hàng trực tuyến. Để vận hành hiệu quả, việc đăng tải số lượng lớn sản phẩm lên sàn là bước khởi đầu bắt buộc.

Quy mô phổ biến: từ 10.000 đến 500.000 sản phẩm, đặc biệt với các cửa hàng kinh doanh đa ngành hoặc chuyển đổi từ mô hình bán hàng trực tiếp sang online.

Nội dung nhập liệu thường bao gồm:

• Nhập thông tin sản phẩm đầy đủ: tên sản phẩm, mô tả, giá bán, các biến thể (kích cỡ, màu sắc), thuộc tính như thương hiệu, xuất xứ.
• Chuẩn hóa nội dung theo quy định của sàn, tối ưu khả năng hiển thị tìm kiếm (tối ưu hóa công cụ tìm kiếm - SEO) thông qua từ khóa, tiêu đề và mô tả chi tiết.
• Tải hình ảnh sản phẩm, phân loại danh mục, thiết lập giá khuyến mãi và quản lý tồn kho.
• Thường sử dụng tệp Excel để nhập hàng loạt, nhưng vẫn cần kiểm tra và chỉnh sửa thủ công nhằm hạn chế lỗi hiển thị hoặc sai thông tin.

Lợi ích: giúp cửa hàng lên sàn nhanh, tiếp cận tệp khách hàng lớn ngay từ giai đoạn đầu, tạo nền tảng tăng trưởng doanh thu bền vững.

Ví dụ thực tế: cửa hàng thời trang hoặc đồ gia dụng mở rộng từ bán hàng trên Facebook sang Shopee Mall, cần nhập từ 50.000 đến 200.000 mã sản phẩm trong vòng 1-2 tháng.

3. GMO-Z.com RUNSYSTEM: Giải pháp nhập liệu số lượng lớn theo chuẩn Nhật Bản, linh hoạt tại Việt Nam

GMO-Z.com RUNSYSTEM (tiền thân là RUNSYSTEM) là doanh nghiệp công nghệ hàng đầu tại Việt Nam, thành viên của Tập đoàn GMO Internet Group (tập đoàn Internet số 1 Nhật Bản - niêm yết sàn Tokyo). Thành lập từ năm 2005, công ty hiện có hơn 1.000 nhân sự, trụ sở tại Hà Nội và các văn phòng tại TP.HCM, Đà Nẵng, Huế và Tokyo. Với hơn 20 năm kinh nghiệm, GMO-Z.com RUNSYSTEM cung cấp các giải pháp chuyển đổi số, phát triển phần mềm và xử lý dữ liệu theo chuẩn chất lượng Nhật Bản, đồng thời tối ưu chi phí nhờ nguồn lực triển khai tại Việt Nam.

Các dự án nhập liệu quy mô lớn thường đối mặt với rủi ro sai sót, tốn thời gian và chi phí nhân sự cao, đặc biệt với tài liệu cũ hoặc chữ viết tay. GMO-Z.com RUNSYSTEM giải quyết bài toán này bằng cách kết hợp công nghệ AI/OCR, RPA với quy trình kiểm soát chất lượng đa tầng, giúp đạt độ chính xác trên 99% và tiết kiệm 50-70% chi phí so với nhập liệu thủ công truyền thống.

Giải pháp nổi bật

• SmartOCR (OCR Studio): Giải pháp số hóa tài liệu bằng trí tuệ nhân tạo, nhận diện chữ in và chữ viết tay tiếng Việt, hỗ trợ đa ngôn ngữ. Phù hợp xử lý hàng trăm nghìn đến hàng triệu trang tài liệu giấy như hồ sơ, hóa đơn, hợp đồng.
• Data Entry Automation: Tự động trích xuất dữ liệu từ PDF, hình ảnh, email, website và chuyển sang dữ liệu có cấu trúc (Excel, CSV, cơ sở dữ liệu), dễ dàng tích hợp với ERP, CRM, hệ thống kế toán.
• Mô hình hybrid (tự động + thủ công): Áp dụng cho dữ liệu phức tạp, đảm bảo kiểm tra chéo và kiểm soát chất lượng chặt chẽ.

Lợi thế cạnh tranh

• Chuẩn Nhật Bản: Quy trình nghiêm ngặt, chứng chỉ ISO, CMMI Level 3, đội ngũ am hiểu văn hóa và yêu cầu doanh nghiệp Nhật.
• Linh hoạt & tối ưu chi phí: Dễ mở rộng nhân sự cho dự án lớn, chi phí cạnh tranh hơn 30-60% so với thị trường Nhật Bản.
• Bảo mật cao: NDA, kiểm soát truy cập, phù hợp dữ liệu nhạy cảm (ngân hàng, bảo hiểm, y tế).
• Đã được chứng minh: Hàng nghìn dự án thành công, nhiều năm liền Top 10 Doanh nghiệp Công nghệ số Việt Nam, Sao Khuê cho giải pháp số hóa.

4. Câu hỏi thường gặp về giải pháp nhập liệu số lượng lớn

Câu hỏi 1: Nhập liệu số lượng lớn khác gì so với nhập liệu thông thường?

Có sự khác biệt rõ ràng. Nhập liệu thông thường chỉ xử lý vài trăm đến vài nghìn bản ghi trong thời gian ngắn. Trong khi đó, nhập liệu số lượng lớn liên quan đến hàng chục nghìn đến hàng triệu bản ghi, chẳng hạn như 100.000 sản phẩm thương mại điện tử, 500.000 dòng hóa đơn hay 1 triệu trang tài liệu lưu trữ.

Loại hình này đòi hỏi:

• Quy trình chuyên nghiệp: phân công theo nhóm, kiểm soát nhiều lớp.
• Công cụ hỗ trợ: macro Excel, script tự động, phần mềm kiểm tra lỗi.
• Thời gian triển khai dài (1-6 tháng) cùng cam kết độ chính xác cao (99,5-99,9%).
• Nếu thực hiện theo cách thủ công, cá nhân rất dễ quá tải và phát sinh sai sót.

Câu hỏi 2: Nếu dữ liệu số lượng lớn thì nên tự làm (in-house) hay thuê ngoài (outsource)?

• In-house (tự tuyển nhân sự): kiểm soát tốt, bảo mật cao, phù hợp với dữ liệu nhạy cảm và nhu cầu lâu dài. Tuy nhiên, chi phí tuyển dụng, đào tạo & quản lý cao và khó mở rộng khi khối lượng tăng đột biến.
• Outsource (thuê ngoài): lựa chọn phổ biến hiện nay nhờ tiết kiệm 30-60% chi phí, triển khai linh hoạt theo dự án và có sẵn đội ngũ lớn. Phù hợp với số hóa tài liệu, chuyển đổi cơ sở dữ liệu hoặc nhập sản phẩm thương mại điện tử.

Khuyến nghị: Với dự án lớn triển khai lần đầu, nên ưu tiên đơn vị thuê ngoài uy tín, hợp đồng rõ ràng.

Câu hỏi 3: Làm sao đảm bảo độ chính xác khi xử lý dữ liệu lớn?

Để đảm bảo độ chính xác khi xử lý dữ liệu lớn, doanh nghiệp cần:

• Áp dụng quy trình chuẩn: nhập liệu → kiểm tra chéo (double entry - nhập hai lần để đối chiếu) → kiểm tra chất lượng ngẫu nhiên 5-15%.
• Kết hợp OCR (nhận diện ký tự quang học) với kiểm tra thủ công cho tài liệu cũ, chữ viết tay.
• Sử dụng công cụ hỗ trợ và cam kết bảo hành sửa lỗi nếu tỷ lệ sai vượt ngưỡng (thường dưới 0,5%).

Câu hỏi 4: Thời gian hoàn thành một dự án lớn thường bao lâu?

Thời gian hoàn thành một dự án lớn còn phụ thuộc vào khối lượng và quy mô nhân sự:

• 50.000 sản phẩm thương mại điện tử: 2-4 tuần
• 200.000 dòng hóa đơn: 1-3 tháng
• 500.000 trang tài liệu số hóa: 3-12 tháng

Các yếu tố ảnh hưởng chính gồm độ phức tạp dữ liệu, chất lượng bản quét và số lượng nhân sự tham gia.

Lựa chọn đúng giải pháp nhập liệu số lượng lớn giúp doanh nghiệp giảm áp lực vận hành, kiểm soát chất lượng dữ liệu và sẵn sàng cho các bước chuyển đổi số tiếp theo. Với những dự án yêu cầu độ chính xác cao, bảo mật nghiêm ngặt và khả năng mở rộng linh hoạt, các đơn vị có nền tảng công nghệ và quy trình chuẩn quốc tế sẽ mang lại hiệu quả bền vững hơn. Nếu doanh nghiệp đang cần tư vấn hoặc đánh giá thử giải pháp phù hợp, GMO-Z.com RUNSYSTEM là một gợi ý đáng tham khảo để bắt đầu từ một pilot thực tế, sát với nhu cầu triển khai. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và báo giá chi tiết nhất!