Lợi ích của dịch vụ IT Outsourcing được quản lý

Dịch vụ IT Outsourcing được quản lý đang trở thành lựa chọn chiến lược của nhiều doanh nghiệp trong bối cảnh áp lực tối ưu chi phí và đảm bảo an toàn hệ thống ngày càng lớn. Trong bài viết này, hãy cùng GMO-Z.com RUNSYSTEM tìm hiểu mô hình Managed IT Services là gì, mang lại lợi ích ra sao và khi nào doanh nghiệp nên triển khai để nâng cao hiệu quả vận hành CNTT.

1. Dịch vụ IT Outsourcing được quản lý là gì? 

Dịch vụ IT Outsourcing được quản lý (Managed IT Outsourcing Services) là mô hình trong đó doanh nghiệp ủy quyền cho một đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp ( gọi là Managed Service Provider - MSP) để họ chịu trách nhiệm quản lý, vận hành và bảo trì toàn bộ hoặc một phần hệ thống CNTT một cách chủ động, liên tục và có kế hoạch.

Điểm khác biệt so với IT Outsourcing truyền thống:

• IT Outsourcing thông thường thường chỉ xử lý các hạng mục riêng lẻ, theo dự án hoặc phản ứng khi có sự cố phát sinh (mô hình break/fix).
• Dịch vụ CNTT được quản lý tập trung vào giám sát 24/7, phòng ngừa rủi ro, tối ưu hiệu suất hệ thống, tăng cường bảo mật và hỗ trợ dài hạn theo hợp đồng định kỳ (thường tính phí theo tháng hoặc theo gói).

Trong mô hình này, nhà cung cấp chịu trách nhiệm trực tiếp về hiệu suất và độ ổn định của hệ thống, được cam kết rõ ràng thông qua SLA (Service Level Agreement), giúp doanh nghiệp đảm bảo tính sẵn sàng, an toàn và hiệu quả vận hành CNTT trong dài hạn.

2. Phạm vi của dịch vụ IT Outsourcing được quản lý

Dịch vụ IT Outsourcing được quản lý có phạm vi triển khai linh hoạt, được thiết kế theo nhu cầu thực tế của doanh nghiệp và gói dịch vụ từ nhà cung cấp (Managed Service Provider - MSP). Thay vì một khuôn mẫu cố định, phạm vi dịch vụ thường được xác định rõ trong hợp đồng và SLA, có thể bao phủ toàn bộ hoặc một phần hệ thống CNTT.

Trên thực tế, các dịch vụ Managed IT thường tập trung vào những nhóm chính sau:

• Quản lý hạ tầng CNTT: Bao gồm vận hành và giám sát máy chủ, mạng, hệ thống lưu trữ và hạ tầng đám mây (IaaS, PaaS, SaaS, hybrid). Hệ thống được theo dõi từ xa 24/7 nhằm phát hiện sớm và ngăn ngừa sự cố.
• Bảo mật và an ninh thông tin: Triển khai và quản lý các lớp bảo mật như firewall, chống mã độc, phát hiện xâm nhập, bảo vệ thiết bị đầu cuối, quản lý bản vá. Với nhu cầu cao hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ SOC để giám sát và phản ứng sự cố an ninh theo thời gian thực.
• Sao lưu và khôi phục dữ liệu: Thực hiện sao lưu định kỳ, kiểm tra khả năng khôi phục và xây dựng kế hoạch khôi phục thảm họa, giúp đảm bảo tính liên tục cho hoạt động kinh doanh.
• Hỗ trợ người dùng cuối: Cung cấp dịch vụ helpdesk, hỗ trợ kỹ thuật từ xa hoặc tại chỗ; quản lý thiết bị đầu cuối như máy tính, laptop, thiết bị di động trong doanh nghiệp.
• Quản lý ứng dụng và phần mềm: Bảo trì, cập nhật và tối ưu hệ thống ứng dụng, cơ sở dữ liệu và middleware nhằm đảm bảo hiệu suất và độ ổn định lâu dài.
• Dịch vụ mở rộng: Bao gồm tư vấn chiến lược CNTT, quản lý in ấn, hỗ trợ tuân thủ các tiêu chuẩn và quy định về an toàn thông tin như GDPR, PCI-DSS hoặc quy định pháp lý tại Việt Nam.

Phạm vi triển khai phổ biến tại Việt Nam

Tại Việt Nam, các nhà cung cấp lớn thường tập trung vào quản lý hạ tầng cloud và data center, bảo mật hệ thống, vận hành các nền tảng cốt lõi (như Core Banking) và dịch vụ trọn gói cho doanh nghiệp vừa và nhỏ với chi phí cố định hàng tháng.

Tùy mô hình, doanh nghiệp có thể lựa chọn thuê ngoài toàn bộ hệ thống CNTT (full managed services) hoặc kết hợp với đội IT nội bộ (co-managed IT). Các hạng mục ngoài phạm vi SLA như triển khai dự án mới hay di dời hệ thống thường được tính phí riêng.

3. Lợi ích của dịch vụ IT Outsourcing được quản lý

Dịch vụ IT Outsourcing được quản lý mang lại nhiều giá trị thực tiễn cho doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) hoặc các tổ chức muốn tối ưu chi phí và nguồn lực công nghệ. Dựa trên kinh nghiệm triển khai tại thị trường Việt Nam và quốc tế, những lợi ích nổi bật có thể kể đến:

(1) Tối ưu chi phí và dễ kiểm soát ngân sách

Doanh nghiệp chuyển từ đầu tư lớn ban đầu (CapEx) sang chi phí vận hành định kỳ (OpEx) với mức phí cố định hàng tháng. Điều này giúp dễ dự báo ngân sách, đồng thời giảm chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân sự CNTT và đầu tư hạ tầng. Nhờ giám sát chủ động, các sự cố nghiêm trọng và downtime (thời gian ngừng hoạt động) tốn kém cũng được hạn chế đáng kể.

(2) Nâng cao bảo mật và giảm thiểu rủi ro

Nhà cung cấp dịch vụ áp dụng các giải pháp bảo mật hiện đại, giám sát hệ thống 24/7 và phản ứng nhanh trước các mối đe dọa. Hệ thống được thiết kế tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế và quy định pháp lý tại Việt Nam, đồng thời đi kèm cơ chế sao lưu và khôi phục dữ liệu nhằm giảm rủi ro mất mát thông tin.

(3) Tiếp cận đội ngũ chuyên môn và công nghệ mới

Thay vì tự xây dựng đội IT đa kỹ năng, doanh nghiệp có thể tận dụng trực tiếp kinh nghiệm và chuyên môn từ đội ngũ chuyên gia của nhà cung cấp. Các công nghệ mới như điện toán đám mây, tự động hóa hay AI được cập nhật và áp dụng mà không phát sinh chi phí đào tạo nội bộ.

(4) Đảm bảo tính ổn định và hiệu suất hệ thống

Hệ thống CNTT được giám sát và tối ưu liên tục, giúp duy trì mức độ sẵn sàng cao theo cam kết SLA. Việc phòng ngừa sự cố từ sớm không chỉ đảm bảo hoạt động thông suốt mà còn cải thiện hiệu suất tổng thể của hệ thống.

(5) Tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi

Khi các công việc vận hành và xử lý sự cố CNTT được giao cho đơn vị chuyên trách, đội ngũ nội bộ có thể tập trung vào mục tiêu chiến lược và phát triển kinh doanh, thay vì xử lý các vấn đề kỹ thuật hàng ngày.

(6) Mở rộng linh hoạt theo nhu cầu

Dịch vụ có thể dễ dàng điều chỉnh quy mô khi doanh nghiệp tăng trưởng hoặc thay đổi nhu cầu, mà không cần đầu tư hạ tầng mới. Đây là lợi thế lớn với các doanh nghiệp đang mở rộng nhanh hoặc có tính chất hoạt động theo mùa.

4. Quy trình triển khai IT Outsourcing được quản lý

Quy trình triển khai dịch vụ IT Outsourcing được quản lý thường tuân theo các chuẩn quốc tế, đồng thời được điều chỉnh linh hoạt theo quy mô doanh nghiệp và hiện trạng hệ thống. Thời gian triển khai phổ biến dao động từ 1 - 6 tháng, tùy mức độ phức tạp. Một quy trình điển hình gồm các bước chính sau:

Bước 1: Đánh giá nhu cầu và lập kế hoạch

Nhà cung cấp phối hợp cùng doanh nghiệp đánh giá tổng thể hệ thống CNTT hiện tại, bao gồm hạ tầng, rủi ro bảo mật, chi phí vận hành và các điểm nghẽn kỹ thuật. Trên cơ sở đó, hai bên thống nhất mục tiêu triển khai (tối ưu chi phí, nâng cao bảo mật, mở rộng quy mô…) và xây dựng lộ trình triển khai cùng phạm vi dịch vụ phù hợp.

Bước 2: Lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ (MSP)

Doanh nghiệp tiến hành khảo sát, gửi yêu cầu đề xuất (RFP) và đánh giá các MSP dựa trên kinh nghiệm triển khai, chứng chỉ chất lượng, cam kết SLA và chi phí. Với các hệ thống quan trọng, giai đoạn thử nghiệm hoặc Proof of Concept (POC) có thể được áp dụng trước khi quyết định chính thức.

Bước 3: Ký kết hợp đồng và thỏa thuận SLA

Hợp đồng xác định rõ phạm vi dịch vụ, chi phí, trách nhiệm các bên và điều khoản thanh toán. Thỏa thuận mức dịch vụ (SLA) quy định các chỉ số quan trọng như thời gian hoạt động hệ thống, thời gian phản hồi sự cố và cơ chế xử lý khi vi phạm cam kết, đồng thời đảm bảo tuân thủ quy định pháp lý tại Việt Nam.

Bước 4: Chuyển giao và onboarding hệ thống

MSP tiếp nhận toàn bộ thông tin cần thiết như tài liệu hệ thống, danh mục thiết bị và quy trình vận hành hiện tại. Các công cụ giám sát từ xa và quản lý tập trung được cài đặt, song song với việc chuyển giao kiến thức từ đội IT nội bộ sang đội vận hành mới.

Bước 5: Triển khai và chuyển đổi

Giai đoạn này bao gồm cấu hình lại hạ tầng, triển khai các giải pháp bảo mật, sao lưu và hỗ trợ người dùng. Nếu có, quá trình di chuyển hệ thống lên đám mây được thực hiện từng bước để đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.

Bước 6: Vận hành thử, đào tạo và go-live (chính thức đi vào hoạt động)

Hệ thống được chạy thử nghiệm (pilot) để kiểm tra tính ổn định. Nhân sự doanh nghiệp được hướng dẫn sử dụng các kênh hỗ trợ như helpdesk hoặc cổng quản lý sự cố. Sau khi đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, hệ thống chính thức chuyển sang trạng thái vận hành đầy đủ.

Bước 7: Giám sát và tối ưu liên tục

Sau go-live, MSP thực hiện giám sát 24/7, báo cáo định kỳ về hiệu suất, an ninh và đề xuất cải tiến. SLA được rà soát theo quý hoặc hàng năm để điều chỉnh phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp.

5. GMO-Z.com RUNSYSTEM: Nhà cung cấp Managed Services hàng đầu tại Việt Nam

GMO-Z.com RUNSYSTEM (tiền thân là RUNSYSTEM, thành lập năm 2005) là doanh nghiệp công nghệ trực thuộc Tập đoàn GMO Internet Group (Nhật Bản) - tập đoàn internet lớn với cổ phiếu niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán Tokyo. Với trụ sở chính tại Hà Nội, các chi nhánh tại TP.HCM, Đà Nẵng và công ty con tại Tokyo, GMO-Z.com RUNSYSTEM hiện sở hữu hơn 1.000 nhân sự, phục vụ khách hàng tại Việt Nam, Nhật Bản và nhiều thị trường quốc tế.

GMO-Z.com RUNSYSTEM cung cấp hệ sinh thái Managed Services toàn diện, tập trung vào vận hành ổn định, bảo mật và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp:

• Cloud Managed Services: tư vấn và triển khai cloud migration, quản lý hạ tầng hybrid cloud, DevOps, đảm bảo hệ thống hoạt động liên tục và khả năng khôi phục nhanh khi xảy ra sự cố.
• Managed Infrastructure: quản lý domain, hosting, VPS, server, SSL (thông qua hệ sinh thái dịch vụ internet như Tenten.vn - top nhà đăng ký tên miền .VN).
• Vận hành & hỗ trợ hệ thống: giám sát, bảo trì, xử lý sự cố chủ động, kết hợp tự động hóa nhằm giảm downtime và tối ưu chi phí vận hành.

Thông qua mô hình Managed Services, doanh nghiệp có thể thuê ngoài toàn bộ hoặc một phần hệ thống CNTT, giảm áp lực cho đội IT nội bộ mà vẫn đảm bảo hiệu suất và an toàn thông tin.

Uy tín được khẳng định

• Top 10 Doanh nghiệp CNTT Việt Nam nhiều năm liền (VINASA) ở các lĩnh vực: dịch vụ CNTT, xuất khẩu phần mềm, chuyển đổi số.
• Chứng chỉ quốc tế: ISO 9001, ISO/IEC 27001, CMMI Level 3.
• Đối tác công nghệ của nhiều doanh nghiệp lớn trong ngành tài chính - ngân hàng, sản xuất, logistics, thương mại điện tử.

Với nền tảng công nghệ Nhật Bản, kinh nghiệm offshore lâu năm và năng lực Managed Services toàn diện, GMO-Z.com RUNSYSTEM là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp đang tìm kiếm đối tác vận hành CNTT ổn định, bảo mật và có khả năng đồng hành dài hạn trong quá trình chuyển đổi số.

6. Giải đáp các câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ IT Outsourcing được quản lý

Doanh nghiệp nên cân nhắc Managed IT Services khi:

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs): Không đủ nguồn lực để duy trì đội IT nội bộ đầy đủ nhưng vẫn cần hệ thống ổn định, an toàn.
• Doanh nghiệp tăng trưởng nhanh hoặc có nhiều chi nhánh: Cần mở rộng hạ tầng CNTT linh hoạt mà không phải đầu tư lớn ban đầu.
• Muốn tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi: Giảm thời gian xử lý sự cố CNTT hàng ngày.
• Yêu cầu cao về bảo mật và tuân thủ: Như tài chính, ngân hàng, y tế hoặc khi triển khai cloud.
• Chi phí IT nội bộ ngày càng cao: Downtime nhiều, thiếu chuyên môn cập nhật công nghệ mới.

Câu hỏi 2. Managed IT Services khác gì so với IT nội bộ truyền thống?

Sự khác biệt cốt lõi nằm ở cách tiếp cận vận hành:

• IT nội bộ truyền thống: Phản ứng thụ động (sửa khi hỏng), chi phí biến động, phụ thuộc vào năng lực đội ngũ sẵn có.
• Managed IT Services: Giám sát chủ động 24/7, phòng ngừa sự cố, chi phí cố định hàng tháng theo SLA, tiếp cận đội ngũ chuyên gia và công nghệ mới.

Nói cách khác, Managed Services giúp doanh nghiệp tận dụng “năng lực tập thể” của nhà cung cấp mà không cần duy trì bộ máy IT cồng kềnh.

3. Khi nào doanh nghiệp nên chuyển từ IT nội bộ sang thuê ngoài được quản lý?

Doanh nghiệp nên xem xét chuyển đổi khi xuất hiện các dấu hiệu:

• Đội IT nội bộ quá tải, không còn thời gian cho các dự án chiến lược.
• Chi phí tuyển dụng, đào tạo và duy trì nhân sự IT tăng cao.
• Sự cố hệ thống, downtime hoặc rủi ro bảo mật xảy ra thường xuyên.
• Doanh nghiệp mở rộng quy mô, nhiều chi nhánh, chuyển sang cloud.
• Thiếu chuyên môn sâu về các lĩnh vực mới như an ninh mạng, cloud, tự động hóa.

Việc chuyển sang Managed Services giúp doanh nghiệp giảm rủi ro và tập trung vào tăng trưởng dài hạn.

4. Có thể thuê quản lý một phần hệ thống IT hay phải thuê toàn bộ?

Hoàn toàn có thể thuê theo từng phần, không bắt buộc full outsourcing:

• Co-managed / Partial Managed Services: Chỉ thuê một số mảng như cloud management, bảo mật, helpdesk, trong khi vẫn giữ đội IT nội bộ.
• Full Managed Services: Nhà cung cấp quản lý toàn bộ hạ tầng và vận hành CNTT.

Phần lớn các nhà cung cấp tại Việt Nam như GMO-Z.com RUNSYSTEM đều hỗ trợ mô hình linh hoạt này, giúp doanh nghiệp bắt đầu từ quy mô nhỏ và mở rộng dần theo nhu cầu.

Có thể thấy, dịch vụ IT Outsourcing được quản lý không chỉ giúp doanh nghiệp giảm gánh nặng vận hành mà còn nâng cao tính ổn định, bảo mật và khả năng mở rộng hệ thống CNTT. Việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm và quy trình rõ ràng sẽ quyết định hiệu quả triển khai lâu dài. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp Managed IT Services phù hợp, đội ngũ chuyên gia của GMO-Z.com RUNSYSTEM sẵn sàng tư vấn và đồng hành theo nhu cầu thực tế.