TOP 6 lợi ích của IT Outsourcing

Lợi ích của IT Outsourcing ngày càng được doanh nghiệp quan tâm khi thiếu hụt nhân sự IT và áp lực chuyển đổi số gia tăng. So với việc duy trì đội ngũ nội bộ tốn kém, IT outsourcing mang lại giải pháp linh hoạt, hiệu quả và dễ kiểm soát hơn. Trong bài viết này, cùng GMO-Z.com RUNSYSTEM điểm qua TOP 6 lợi ích của việc thuê ngoài CNTT giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực và nâng cao năng lực cạnh tranh.

1. Tổng hợp 6 lợi ích của  IT Outsourcing 

Dưới đây là 6 lợi ích nổi bật của  IT Outsourcing, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành và tăng năng lực cạnh tranh trong bối cảnh chuyển đổi số:

Lợi ích 1: Kiểm soát và tối ưu chi phí

IT Outsourcing giúp doanh nghiệp chuyển chi phí IT từ cố định sang linh hoạt. Thay vì phải chi trả lương, phúc lợi, đào tạo, hạ tầng và chi phí quản lý cho đội ngũ IT nội bộ, doanh nghiệp chỉ cần trả tiền cho đúng dịch vụ đang sử dụng.

• Dễ lập kế hoạch ngân sách, hạn chế chi phí phát sinh
• Tránh đầu tư lớn ban đầu cho máy chủ, phần mềm, bảo trì
• Tối ưu chi phí vận hành, đặc biệt phù hợp với SMEs và startup

Theo các nghiên cứu (Deloitte, Gartner, Statista), doanh nghiệp có thể tiết kiệm từ 20-60% chi phí CNTT khi outsourcing, thậm chí lên đến 70-85% nếu chọn đối tác offshore (như Việt Nam, Ấn Độ hoặc Philippines). Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể nhưng vẫn đảm bảo hệ thống vận hành ổn định.

Lợi ích 2: Tiếp cận chuyên môn cao và công nghệ tiên tiến

Các đơn vị cung cấp dịch vụ IT outsourcing sở hữu đội ngũ kỹ sư chuyên sâu, được đào tạo bài bản và có kinh nghiệm triển khai nhiều dự án khác nhau. Doanh nghiệp vì thế có thể tiếp cận nguồn lực chất lượng cao mà không cần tự tuyển dụng hay đào tạo.

• Dễ dàng ứng dụng các công nghệ mới như cloud, AI, tự động hóa
• Được tư vấn giải pháp phù hợp với mô hình và quy mô doanh nghiệp
• Hạn chế rủi ro do thiếu kinh nghiệm kỹ thuật nội bộ

Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp muốn chuyển đổi số nhanh nhưng chưa sẵn sàng xây dựng đội IT chuyên nghiệp, giúp rút ngắn thời gian triển khai dự án lên đến 25-50% nhờ tiếp cận nhân sự toàn cầu và quy trình chuẩn hóa.

Lợi ích 3: Tăng tính linh hoạt và khả năng mở rộng

Một trong những ưu điểm lớn của IT Outsourcing là khả năng mở rộng hoặc thu hẹp quy mô dịch vụ nhanh chóng theo nhu cầu thực tế.

• Dễ tăng/giảm nhân sự IT khi có dự án mới hoặc mùa cao điểm
• Linh hoạt lựa chọn mô hình hợp tác: theo dự án, theo giờ hoặc đội ngũ chuyên trách
• Phù hợp với doanh nghiệp đang tăng trưởng hoặc thường xuyên thay đổi kế hoạch

Nhờ sự linh hoạt này, doanh nghiệp có thể thích ứng nhanh với biến động thị trường mà không bị áp lực về nhân sự hay chi phí dài hạn, đồng thời tăng tốc độ đưa sản phẩm ra thị trường (time-to-market) lên đến 25%.

Lợi ích 4: Nâng cao hiệu suất vận hành và chất lượng dịch vụ

Khi hệ thống CNTT được quản lý bởi đội ngũ chuyên nghiệp, các sự cố kỹ thuật được phát hiện và xử lý nhanh hơn, giúp hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục.

• Giảm thời gian gián đoạn hệ thống (downtime)
• Tăng tốc độ xử lý yêu cầu và hỗ trợ người dùng
• Hệ thống được giám sát, bảo trì và tối ưu định kỳ

Các nghiên cứu cho thấy outsourcing giúp giảm downtime (thời gian hệ thống ngừng hoạt động) hiệu quả, với một số trường hợp rút ngắn thời gian xử lý sự cố từ hàng giờ xuống chỉ vài phút, từ đó duy trì hiệu suất vận hành ổn định và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

Lợi ích 5: Tăng cường bảo mật và quản lý rủi ro

An toàn thông tin là mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp. Các nhà cung cấp dịch vụ IT outsourcing uy tín thường áp dụng tiêu chuẩn bảo mật quốc tế, quy trình kiểm soát chặt chẽ và công cụ bảo vệ hiện đại.

• Áp dụng mã hóa dữ liệu, sao lưu và giám sát hệ thống 24/7
• Giảm rủi ro tấn công mạng và mất dữ liệu
• Có cơ chế xử lý sự cố và khôi phục nhanh khi xảy ra vấn đề

So với đội ngũ IT nội bộ hạn chế nguồn lực, thuê ngoài giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quản lý rủi ro CNTT.

Lợi ích 6: Tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi & tăng năng lực cạnh tranh

Khi không còn phải dành quá nhiều thời gian và nguồn lực cho các vấn đề kỹ thuật, ban lãnh đạo và nhân sự có thể tập trung vào hoạt động kinh doanh chính như bán hàng, phát triển sản phẩm và chăm sóc khách hàng.

• Giảm gánh nặng quản lý IT
• Đẩy nhanh tốc độ triển khai chiến lược kinh doanh
• Nâng cao năng lực cạnh tranh nhờ ứng dụng công nghệ hiệu quả

Về lâu dài, thuê ngoài CNTT không chỉ là giải pháp tiết kiệm (với ROI trung bình 27% theo một số nghiên cứu), mà còn là đòn bẩy giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

2. Nhược điểm của  IT Outsourcing & cách khắc phục

Bên cạnh các lợi ích,  IT Outsourcing cũng tồn tại một số hạn chế nhất định; dưới đây là những nhược điểm thường gặp và giải pháp giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro:

Nhược điểm 1: Nguy cơ mất an toàn dữ liệu và thông tin nhạy cảm

Khi dữ liệu được xử lý bởi bên thứ ba, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro rò rỉ thông tin, tấn công mạng hoặc vi phạm các tiêu chuẩn tuân thủ như GDPR, ISO 27001. Nếu nhà cung cấp không có hệ thống bảo mật đủ mạnh, hậu quả có thể ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín và hoạt động kinh doanh.

Cách khắc phục: Ưu tiên lựa chọn đối tác có chứng chỉ bảo mật quốc tế, ký kết NDA chặt chẽ, áp dụng mã hóa dữ liệu và phân quyền truy cập rõ ràng. Doanh nghiệp nên duy trì quyền giám sát, thực hiện kiểm tra bảo mật định kỳ và yêu cầu báo cáo rủi ro thường xuyên.

Nhược điểm 2: Giảm khả năng kiểm soát và khó quản lý trực tiếp

Do đội ngũ thuê ngoài không làm việc nội bộ, việc theo dõi tiến độ và đảm bảo sự đồng bộ với quy trình, văn hóa doanh nghiệp có thể gặp khó khăn, đặc biệt trong các dự án phức tạp.

Cách khắc phục: Xây dựng SLA rõ ràng với KPI cụ thể, tổ chức họp định kỳ và sử dụng các công cụ quản lý dự án như Jira, Trello để theo dõi công việc. Đồng thời, nên chỉ định đầu mối nội bộ chịu trách nhiệm phối hợp và kiểm soát chất lượng dịch vụ.

Nhược điểm 3: Chất lượng dịch vụ không ổn định

Một số nhà cung cấp có thể chưa hiểu đầy đủ yêu cầu đặc thù của doanh nghiệp, hoặc phân bổ nguồn lực chưa phù hợp khi phải phục vụ nhiều khách hàng cùng lúc, dẫn đến chất lượng dịch vụ không đồng đều.

Cách khắc phục: Thực hiện quy trình chuyển giao thông tin và yêu cầu chi tiết ngay từ đầu, triển khai thử nghiệm với dự án nhỏ (pilot) trước khi mở rộng. Hợp đồng cần quy định rõ tiêu chuẩn chất lượng, cơ chế đánh giá định kỳ và điều khoản xử lý khi không đạt cam kết.

Nhược điểm 4: Phát sinh chi phí ngoài dự kiến

Dù chi phí ban đầu có thể thấp, nhưng trong quá trình triển khai có thể phát sinh thêm chi phí do thay đổi yêu cầu, hỗ trợ bổ sung hoặc kết thúc hợp đồng sớm.

Cách khắc phục: Xây dựng hợp đồng chi tiết với cấu trúc giá minh bạch, làm rõ các hạng mục có khả năng phát sinh. Doanh nghiệp nên dự trù ngân sách dự phòng và ưu tiên mô hình giá cố định cho các công việc ổn định, ít thay đổi.

Nhược điểm 5: Rào cản giao tiếp và khác biệt về văn hóa, múi giờ

Với hình thức thuê ngoài offshore, sự khác biệt về ngôn ngữ, văn hóa làm việc hoặc múi giờ có thể gây hiểu nhầm, ảnh hưởng đến tiến độ và hiệu quả phối hợp.

Cách khắc phục: Lựa chọn nhà cung cấp có đội ngũ giao tiếp tốt bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh, thiết lập kênh trao đổi rõ ràng và sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến như Slack, Zoom. Việc thống nhất lịch làm việc và quy trình phản hồi cũng giúp giảm thiểu rủi ro này.

Nhược điểm 6: Phụ thuộc vào nhà cung cấp và nguy cơ gián đoạn

Nếu nhà cung cấp gặp sự cố về tài chính hoặc nhân sự, hoạt động CNTT của doanh nghiệp có thể bị ảnh hưởng. Ngoài ra, việc phụ thuộc lâu dài còn làm suy giảm năng lực CNTT nội bộ.

Cách khắc phục: Áp dụng chiến lược đa nhà cung cấp (multi-sourcing), xây dựng kế hoạch dự phòng và duy trì đội ngũ nội bộ nắm giữ các kiến thức CNTT cốt lõi. Hợp đồng cần có điều khoản thoát và kế hoạch chuyển giao rõ ràng khi thay đổi đối tác.

3. Giải pháp IT Outsourcing tại GMO-Z.com RUNSYSTEM: Linh hoạt - An toàn - Hiệu quả

GMO-Z.com RUNSYSTEM là thành viên của Tập đoàn GMO Internet (Nhật Bản). Đây là tập đoàn công nghệ toàn cầu niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán Tokyo. Với hơn 18 năm kinh nghiệm IT Outsourcing, GMO-Z.com RUNSYSTEM thuộc nhóm doanh nghiệp uy tín hàng đầu tại Việt Nam, đặc biệt mạnh ở thị trường Nhật Bản và quốc tế. 

Sở hữu 1.000+ kỹ sư cùng hệ thống quản lý đạt chuẩn ISO 9001 và ISO 27001, công ty cung cấp các giải pháp thuê ngoài CNTT toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, giảm rủi ro và đẩy nhanh chuyển đổi số.

Linh hoạt: Giải pháp phù hợp từng doanh nghiệp

GMO-Z.com RUNSYSTEM triển khai đa dạng mô hình thuê ngoài như Offshore, Dedicated Team, Labo dự án, phát triển phần mềm theo yêu cầu, testing, low-code, AI, RPA và vận hành hệ thống. Doanh nghiệp dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp đội ngũ trong thời gian ngắn, không phát sinh gánh nặng nhân sự dài hạn. Đội ngũ kỹ sư thành thạo tiếng Nhật và tiếng Anh giúp phối hợp hiệu quả, hạn chế rào cản giao tiếp.

An toàn: Bảo mật theo chuẩn quốc tế

An ninh thông tin là yếu tố cốt lõi, được đảm bảo bởi ISO 27001, quy trình quản lý dữ liệu chặt chẽ và dịch vụ Cybersecurity chuyên sâu. GMO-Z.com RUNSYSTEM hỗ trợ doanh nghiệp bảo vệ dữ liệu, giảm rủi ro tấn công mạng và tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như GDPR.

Hiệu quả: Giảm chi phí, tăng năng suất

Thông qua IT Outsourcing, doanh nghiệp tiết kiệm chi phí hạ tầng và nhân sự, đồng thời tiếp cận nhanh các công nghệ mới như AI, Big Data, RPA, Blockchain. Kinh nghiệm triển khai hàng nghìn dự án giúp đảm bảo chất lượng chuẩn Nhật Bản, rút ngắn thời gian triển khai và nâng cao hiệu suất vận hành, trong nhiều trường hợp tăng hiệu quả đáng kể nhờ tự động hóa và AI.

4. Giải đáp các câu hỏi thường gặp

 IT Outsourcing mang lại lợi ích lớn nhất gì cho doanh nghiệp?

Lợi ích lớn nhất của  IT Outsourcing là giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực: vừa kiểm soát chi phí CNTT, vừa tiếp cận đội ngũ chuyên gia và công nghệ hiện đại mà không cần đầu tư lớn ban đầu. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể triển khai hệ thống nhanh hơn, giảm áp lực vận hành và tập trung nhiều hơn vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

 IT Outsourcing có thực sự giúp tiết kiệm chi phí không?

Trong đa số trường hợp, có. So với việc xây dựng và duy trì đội IT nội bộ (lương, phúc lợi, đào tạo, hạ tầng), thuê ngoài giúp doanh nghiệp chuyển chi phí cố định sang chi phí linh hoạt theo nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên, yếu tố quan trọng không chỉ là “giá rẻ” mà là hiệu quả đầu tư (ROI), đảm bảo chi phí bỏ ra tương xứng với giá trị nhận được.

Lợi ích của thuê ngoài CNTT so với xây dựng đội IT nội bộ là gì?

Thuê ngoài CNTT giúp doanh nghiệp:

• Nhanh chóng tiếp cận chuyên môn đa lĩnh vực mà đội nội bộ khó có đủ.
• Linh hoạt mở rộng hoặc thu hẹp nguồn lực theo từng giai đoạn.
• Giảm rủi ro phụ thuộc vào nhân sự chủ chốt.

Trong khi đó, đội IT nội bộ phù hợp với các hoạt động ổn định, mang tính chiến lược lâu dài. Nhiều doanh nghiệp lựa chọn kết hợp cả hai mô hình để đạt hiệu quả tối ưu.

Thuê ngoài CNTT có giúp nâng cao hiệu suất vận hành không?

Có. Các đơn vị IT Outsourcing chuyên nghiệp thường có quy trình chuẩn hóa, kinh nghiệm triển khai cho nhiều ngành nghề và hệ thống khác nhau. Điều này giúp giảm thời gian xử lý sự cố, hạn chế gián đoạn vận hành và nâng cao chất lượng dịch vụ CNTT so với việc tự xử lý bằng nguồn lực hạn chế.

 IT Outsourcing có làm tăng rủi ro bảo mật không?

Rủi ro bảo mật chỉ tăng lên khi doanh nghiệp lựa chọn đối tác không đủ năng lực hoặc thiếu tiêu chuẩn bảo mật. Trên thực tế, nhiều nhà cung cấp IT Outsourcing có hệ thống bảo mật và quy trình kiểm soát nghiêm ngặt hơn cả đội nội bộ. Việc ký NDA, thiết lập SLA rõ ràng và kiểm tra bảo mật định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro hiệu quả.

Làm thế nào để tối đa hóa lợi ích khi  IT Outsourcing?

Để khai thác tối đa lợi ích của IT Outsourcing, doanh nghiệp nên:

• Xác định rõ nhu cầu và phạm vi thuê ngoài.
• Lựa chọn đối tác có kinh nghiệm, minh bạch và phù hợp với quy mô doanh nghiệp.
• Thiết lập SLA, KPI rõ ràng và cơ chế giám sát định kỳ
• Kết hợp thuê ngoài với đội ngũ nội bộ để duy trì năng lực CNTT cốt lõi.

Khi được quản lý đúng cách,  IT Outsourcing không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn trở thành đòn bẩy nâng cao hiệu suất và năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Có thể thấy, lợi ích của  IT Outsourcing không chỉ dừng ở việc tiết kiệm chi phí, mà còn giúp doanh nghiệp tiếp cận công nghệ mới, nâng cao hiệu suất và giảm rủi ro vận hành trong dài hạn. Quan trọng hơn, IT outsourcing cho phép doanh nghiệp tập trung trọn vẹn vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một đối tác thuê ngoài CNTT linh hoạt, an toàn và hiệu quả, GMO-Z.com RUNSYSTEM sẵn sàng đồng hành và tư vấn giải pháp phù hợp với từng giai đoạn phát triển. Liên hệ ngay để được hỗ trợ chi tiết.