Tự động hóa nhập liệu và phần mềm hỗ trợ: Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Trong thời đại số, việc quản lý dữ liệu thủ công tốn nhiều thời gian và dễ sai sót. Sử dụng tự động hóa nhập liệu và phần mềm hỗ trợ là giải pháp giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả làm việc. Trong bài viết này, hãy cùng GMO Z.com RUNSYSTEM tìm hiểu các giải pháp và công cụ tự động hóa giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà hơn.

1. Tự động hoá nhập liệu là gì?

Tự động hóa nhập liệu (Data Entry Automation) là việc ứng dụng công nghệ và phần mềm để tự động thu thập, trích xuất, xử lý và đưa dữ liệu vào hệ thống, giảm tối đa thao tác nhập tay của con người. Thay vì phải nhập thủ công từ hóa đơn, biểu mẫu giấy, email, file PDF hay Excel, các hệ thống tự động sẽ đảm nhận những công việc lặp đi lặp lại này, giúp tăng tốc độ xử lý và nâng cao độ chính xác của dữ liệu.

2. Các loại tự động hóa nhập liệu và ví dụ dễ hiểu

Dưới đây là các loại tự động hóa nhập liệu phổ biến kèm ví dụ thực tế để bạn dễ hình dung cách áp dụng:

2.1. Nhận dạng ký tự quang học (OCR - Optical Character Recognition)

OCR là công nghệ ứng dụng trí tuệ nhân tạo để nhận diện chữ viết từ hình ảnh hoặc tài liệu scan, sau đó chuyển đổi thành văn bản số có thể chỉnh sửa và trích xuất dữ liệu tự động. Đây là hình thức tự động hóa cơ bản nhất, thường dùng cho dữ liệu xuất phát từ giấy tờ hoặc các file không thể chỉnh sửa trực tiếp.

Ví dụ dễ hiểu: Bạn scan hóa đơn mua hàng tại siêu thị dưới dạng ảnh hoặc PDF. Phần mềm OCR như Google Drive OCR hoặc ABBYY FineReader sẽ tự động nhận diện các thông tin như số tiền, ngày mua, tên sản phẩm… và chuyển chúng thành dữ liệu trong Excel, thay vì phải nhập thủ công từng dòng.

Ứng dụng phổ biến: Xử lý hóa đơn, hợp đồng giấy, biên lai, chứng từ kế toán hoặc số hóa hồ sơ lưu trữ lâu năm trong ngân hàng, kế toán, hành chính.

2.2. Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA - Robotic Process Automation)

RPA sử dụng các “robot phần mềm” để mô phỏng thao tác của con người như click chuột, copy-paste, nhập dữ liệu, điền form trên nhiều hệ thống khác nhau. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với các quy trình lặp đi lặp lại, phải thao tác qua nhiều phần mềm.

Ví dụ dễ hiểu: Mỗi ngày, nhân viên phải tải file Excel từ email rồi nhập dữ liệu khách hàng vào hệ thống CRM (như Salesforce). Với RPA (UiPath, Automation Anywhere…), robot sẽ tự động mở email, tải file, đọc dữ liệu và nhập vào phần mềm CRM mà không cần con người can thiệp.

Ứng dụng phổ biến: Chuyển dữ liệu chấm công sang phần mềm tính lương, nhập liệu từ cổng thông tin ngân hàng vào hệ thống nội bộ, hoặc xử lý dữ liệu vận hành lặp lại hằng ngày.

2.3. Tự động hóa biểu mẫu (Form Automation)

Hình thức này tập trung vào việc thu thập, kiểm tra và xử lý dữ liệu từ các biểu mẫu điện tử, thường kết hợp điền sẵn thông tin, kiểm tra lỗi tự động (validation) và đẩy dữ liệu trực tiếp vào hệ thống lưu trữ.

Ví dụ dễ hiểu: Khách hàng điền form đăng ký trên website bằng Google Forms hoặc Typeform. Hệ thống sẽ tự động kiểm tra lỗi (ví dụ email sai định dạng), điền sẵn thông tin nếu khách đã từng đăng ký trước đó, rồi chuyển dữ liệu thẳng vào Excel hoặc CRM mà không cần nhập lại.

Ứng dụng phổ biến: Khảo sát khách hàng, đăng ký sự kiện, nộp hồ sơ xin việc, hoặc các form nội bộ như đơn xin nghỉ phép, đề xuất mua sắm.

2.4. Phần mềm tích hợp và kết nối ứng dụng

Đây là hình thức sử dụng API hoặc công cụ trung gian để dữ liệu tự động luân chuyển giữa các hệ thống khác nhau, không cần nhập liệu thủ công ở bước trung gian. Thường sử dụng các nền tảng no-code/low-code như Zapier hoặc Make.

Ví dụ dễ hiểu: Khi có đơn hàng mới trên Shopee hoặc Lazada, Zapier sẽ tự động lấy thông tin đơn hàng (tên khách, sản phẩm, địa chỉ giao hàng…) và đưa thẳng vào Google Sheets hoặc phần mềm quản lý kho, thay vì phải copy từng đơn.

Ứng dụng phổ biến: Đồng bộ dữ liệu giữa website - CRM - ERP, kết nối form web với cơ sở dữ liệu, hoặc liên thông giữa các hệ thống bán hàng và kế toán.

2.5. Phần mềm mở rộng văn bản (Text Expander / Autocomplete)

Đây là công cụ hỗ trợ mở rộng các từ khóa ngắn thành đoạn nội dung dài hoặc tự động gợi ý, điền dữ liệu lặp lại khi nhập tay, giúp giảm thời gian gõ và hạn chế sai sót.

Ví dụ dễ hiểu:

Khi bạn gõ “/dc”, phần mềm như TextExpander hoặc Espanso sẽ tự động thay thế bằng đoạn “Địa chỉ công ty: Số 123 Đường ABC, Quận 1, TP.HCM”. Tương tự, trong Gmail, chỉ cần gõ vài ký tự đầu, hệ thống sẽ tự hoàn thiện email mẫu.

Ứng dụng phổ biến: Soạn email chăm sóc khách hàng, nhập ghi chú y tế, điền thông tin lặp lại trong báo cáo hoặc biểu mẫu nội bộ.

Nhìn chung, mỗi hình thức tự động hóa nhập liệu phù hợp với một nhu cầu riêng: OCR phù hợp cho dữ liệu giấy, RPA cho quy trình phức tạp nhiều bước, còn tích hợp ứng dụng phù hợp với hệ sinh thái phần mềm. Trên thực tế, doanh nghiệp thường kết hợp nhiều phương pháp để đạt hiệu quả tối ưu về tốc độ, độ chính xác và chi phí.

3. Phần mềm hỗ trợ nhập liệu bằng cách tự động hoá phổ biến

Dưới đây là tự động hóa nhập liệu và phần mềm hỗ trợ phổ biến, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót:

3.1. Docparser - Trình phân tích tài liệu

Docparser là công cụ OCR tự động hóa dữ liệu phổ biến, được nhiều khách hàng đánh giá cao. Nó cho phép bạn trích xuất văn bản từ PDF, DOC, DOCX, cũng như các định dạng dữ liệu như JSON và CSV. Cách sử dụng rất đơn giản: bạn chỉ cần quét tài liệu giấy và gửi lên tài khoản Docparser của mình. Chỉ cần một email hợp lệ và kết nối internet.

Sau khi thiết lập quy tắc trích xuất, bạn có thể lấy dữ liệu mình cần từ tài liệu và gửi trực tiếp đến các ứng dụng tích hợp như Zapier, Excel, Google Sheets,...

Các tính năng chính của Docparser:

• Parsing presets: Có sẵn các cấu hình phổ biến, ví dụ trích xuất tên và địa chỉ từ sao kê ngân hàng.
• Upload file hàng loạt: Không cần tải từng file riêng lẻ, tiết kiệm thời gian cho công việc tự động hóa.
• Xử lý tài liệu ngay lập tức: Nhập tài liệu, trích xuất dữ liệu và gửi đến ứng dụng khác chỉ trong chưa đầy 1 phút.
• Hỗ trợ OCR: Công nghệ Zonal OCR cho phép chỉ định khu vực cần trích xuất trên tài liệu.
• Tiền xử lý hình ảnh: Xoay thẳng tài liệu, loại bỏ nhiễu và các lỗi quét.

3.2. Mailparser - Trình phân tích thư

Nếu bạn cần trích xuất dữ liệu từ email thay vì tài liệu, Mailparser là giải pháp phù hợp. Đây là phần mềm web giúp tự động lấy các trường dữ liệu từ email và sao chép vào bảng tính hoặc các ứng dụng web khác.

Với Mailparser, bạn có thể gửi dữ liệu email đến Salesforce, Zoho CRM, Mailchimp, Google Sheets hoặc bất kỳ ứng dụng nào được hỗ trợ bởi Zapier.

Cũng như Docparser, việc đăng ký chỉ cần email và internet. Sau khi tạo tài khoản Mailparser miễn phí, bạn được hướng dẫn thiết lập bộ trích xuất email chỉ trong vài phút, giúp tự động hóa quy trình nhanh chóng và dễ dàng.

4. Các bước để tự động hóa nhập dữ liệu

Dưới đây là các bước cơ bản để triển khai tự động hóa nhập dữ liệu, từ xác định công việc đến thiết lập quy trình:

Bước 1: Xác định công việc lặp đi lặp lại

Trước tiên, liệt kê các công việc tốn thời gian, lặp đi lặp lại và dễ sai sót. Theo dõi cách nhóm sử dụng thời gian cho từng nhiệm vụ để xác định cơ hội tự động hóa.

Mẹo: Nếu mới làm quen, bắt đầu với các công việc ít quan trọng trước, sau đó dần mở rộng sang các tác vụ quan trọng hơn khi quy trình ổn định và nhóm đã quen.

Bước 2: Chọn công cụ tự động hóa phù hợp

Khi đã xác định được các công việc cần tự động hóa, bước tiếp theo là chọn công cụ phù hợp. Cách thực hiện:

• Xác định mục tiêu rõ ràng: Dùng tiêu chí SMART để đặt mục tiêu cụ thể, đo lường được và có thời hạn. Ví dụ: tự động nhập dữ liệu từ biểu mẫu khách hàng để giảm 50% thời gian làm thủ công trong 3 tháng.
• Tìm hiểu công cụ phù hợp: Tìm các phần mềm tự động hóa nhập liệu phù hợp với nhu cầu của bạn. Chú ý chi phí, khả năng mở rộng, dễ tích hợp và tương thích với hệ thống hiện tại.
• Tham khảo phản hồi: Xem đánh giá từ người dùng, lời chứng thực, và các case study thực tế để hiểu ưu nhược điểm từng công cụ.
• Dùng thử trước khi quyết định: Liên hệ nhà cung cấp để thử demo, dùng thử miễn phí hoặc xem hướng dẫn sử dụng. Thử 2-3 công cụ tiềm năng để chọn ra giải pháp tốt nhất.
• Chọn giải pháp cuối cùng: Chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu, ngân sách và năng lực nhóm. Các công cụ có AI và tự động hóa quy trình thường mang lại hiệu quả cao hơn so với phần mềm cơ bản.

Bước 3: Thiết lập tự động hóa

Triển khai tự động hóa vào quy trình làm việc cần có kế hoạch chi tiết. Trước tiên, hãy lập kế hoạch nêu rõ các giai đoạn từ xác định mục tiêu, cài đặt công cụ đến đào tạo nhân sự, đồng thời phân công trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân và bộ phận.

Sau khi có kế hoạch, bạn có thể bắt đầu cài đặt các chuỗi tự động hóa. Các công cụ hiện nay cho phép thiết lập kích hoạt và hành động theo nguyên tắc if-then: khi một điều kiện xảy ra, hệ thống sẽ tự động thực hiện hành động đã định.

Nhiều phần mềm còn cung cấp mẫu tự động hóa sẵn có, giúp bạn triển khai nhanh chóng mà không cần lập từ đầu. Ngoài ra, bạn vẫn có thể tùy chỉnh các quy trình để phù hợp với nhu cầu riêng của doanh nghiệp.

Bước 4: Kiểm tra và giám sát

Trước khi triển khai tự động hóa, hãy thiết lập các chỉ số cơ bản như thời gian hoàn thành công việc, tỷ lệ lỗi, và các KPI liên quan. Những dữ liệu này giúp bạn so sánh hiệu quả trước và sau khi tự động hóa, đồng thời theo dõi tiến bộ.

Giám sát liên tục là yếu tố quan trọng để đánh giá thành công. Sử dụng bảng điều khiển hoặc công cụ quản lý tác vụ để theo dõi tiến độ, phân tích tỷ lệ hoàn thành và phân bổ khối lượng công việc, đảm bảo nhóm luôn nắm rõ hiệu suất và cải tiến quy trình khi cần.

Bước 5: Đào tạo nhân viên

Tự động hóa là thay đổi lớn đối với nhân viên, vì vậy cần hỗ trợ họ đầy đủ:

• Tạo tài liệu hướng dẫn: Bao gồm hướng dẫn cơ bản về tự động hóa, lợi ích, và quy trình thực hiện từng bước, kết hợp hình ảnh hoặc video minh họa.
• Đào tạo thực hành: Cung cấp các tình huống thực tế theo bộ phận, kết hợp phần hỏi đáp và kiểm tra kiến thức để đảm bảo nhân viên hiểu và áp dụng đúng.
• Theo dõi và cải tiến: Giám sát tiến độ học tập, thu thập phản hồi và cập nhật tài liệu để nâng cao trải nghiệm đào tạo.

Khi nhân viên được chuẩn bị tốt, việc triển khai tự động hóa sẽ suôn sẻ hơn và mang lại hiệu quả tối đa.

5. Lợi ích & thách thức của tự động hóa nhập liệu

Dưới đây là những lợi ích chính và các thách thức thường gặp khi áp dụng tự động hóa nhập liệu trong doanh nghiệp:

5.1. Lợi ích của tự động hóa nhập liệu

Tự động hóa nhập liệu ứng dụng các công nghệ như AI, OCR và RPA để thay thế phần lớn thao tác thủ công, giúp doanh nghiệp xử lý khối lượng dữ liệu lớn nhanh hơn và hiệu quả hơn.

• Rút ngắn thời gian xử lý: Thời gian nhập liệu được cắt giảm mạnh, từ nhiều giờ làm việc thủ công xuống chỉ còn vài phút, giúp nhân sự dành nhiều nguồn lực hơn cho các công việc mang tính phân tích và chiến lược.
• Hạn chế tối đa lỗi con người: Các sai sót thường gặp như gõ nhầm, trùng dữ liệu hay sai định dạng được giảm thiểu nhờ cơ chế kiểm tra và đối soát tự động, đưa độ chính xác lên mức gần như tuyệt đối.
• Mở rộng quy mô linh hoạt: Hệ thống có thể xử lý khối lượng dữ liệu tăng nhanh hoặc đột biến mà không cần tuyển thêm nhân sự, hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng hoạt động một cách linh hoạt.
• Giá trị mang lại cho doanh nghiệp: Tự động hóa giúp tiết kiệm từ 40-60% chi phí nhân sự, cải thiện khả năng phân tích dữ liệu theo thời gian thực và tăng cường mức độ an toàn thông tin thông qua các cơ chế mã hóa tự động.

5.2. Những thách thức trong tự động hóa nhập liệu

Tự động hóa nhập liệu đối mặt với nhiều thách thức về kỹ thuật, con người và chi phí, đòi hỏi doanh nghiệp phải có kế hoạch triển khai cẩn trọng để đạt hiệu quả tối ưu.

• Chi phí đầu tư ban đầu cao: Việc triển khai RPA, AI/OCR và hạ tầng hỗ trợ có thể tốn kém, đặc biệt với doanh nghiệp vừa và nhỏ, dù lợi ích dài hạn về tiết kiệm thời gian và nhân lực thường bù đắp được chi phí này.
• Chất lượng dữ liệu đầu vào: Dữ liệu không đồng nhất hoặc phi cấu trúc (PDF scan, chữ viết tay, hình ảnh) làm giảm độ chính xác của OCR, dẫn đến nguy cơ lỗi lan truyền nếu không được làm sạch trước.
• Kháng cự từ nhân sự: Nhân viên quen với thao tác thủ công có thể lo lắng về việc mất việc hoặc thay đổi công việc, do đó cần đào tạo, hướng dẫn và thay đổi văn hóa tổ chức để họ thích nghi với tự động hóa.
• Bảo trì và tùy chỉnh hệ thống: Hệ thống tự động hóa cần được cập nhật và điều chỉnh khi quy trình thay đổi, đồng thời một số công cụ có giới hạn linh hoạt cho các yêu cầu đặc thù, đòi hỏi có đội ngũ giám sát và hỗ trợ kỹ thuật liên tục.

6. GMO Z.com RUNSYSTEM: Giải pháp tự động hóa nhập liệu kết hợp BPO cho doanh nghiệp

GMO-Z.com RUNSYSTEM cung cấp giải pháp kết hợp AI/RPA và BPO nhập liệu, giúp các doanh nghiệp Nhật Bản xử lý dữ liệu nhanh, chính xác và tiết kiệm chi phí.

Đặc điểm nổi bật:

• Tự động hóa nhập liệu: Sử dụng AI, OCR và robot phần mềm để trích xuất dữ liệu từ PDF, hình ảnh, email, biểu mẫu trực tuyến… Giảm thời gian nhập liệu thủ công và hạn chế sai sót.
• Dịch vụ BPO hỗ trợ: Đội ngũ chuyên nghiệp xử lý dữ liệu phức tạp hoặc phi cấu trúc (chữ viết tay, tài liệu mờ, đa ngôn ngữ), đảm bảo dữ liệu sạch, đầy đủ và chất lượng cao.
• Tích hợp liền mạch: Dữ liệu sau khi xử lý có thể đẩy trực tiếp vào CRM, ERP, Excel hoặc các hệ thống quản lý nội bộ, giảm thao tác thủ công và rủi ro lỗi.
• Tối ưu chi phí: Kết hợp tự động hóa và BPO giúp doanh nghiệp linh hoạt với các tình huống đặc biệt, cân bằng giữa chi phí và hiệu quả vận hành.

Lợi ích cho doanh nghiệp Nhật:

• Tiết kiệm thời gian: Giảm gánh nặng nhập liệu thủ công, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại.
• Độ chính xác cao: Kết hợp AI và kiểm soát chất lượng từ BPO, gần như loại bỏ lỗi dữ liệu.
• Khả năng mở rộng: Xử lý lượng dữ liệu tăng đột biến mà không cần tăng nhân sự nội bộ.
• Linh hoạt và bảo mật: Dữ liệu được xử lý an toàn, dễ tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp Nhật Bản.

Liên hệ GMO-Z.com RUNSYSTEM để được tư vấn giải pháp BPO nhập liệu kết hợp tự động hóa tối ưu chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành cho doanh nghiệp tại Nhật Bản.

7. Các câu hỏi thường gặp về tự động hóa nhập liệu

Câu hỏi 1: Nhập liệu bằng AI có chính xác 100% không?

Không. AI thường đạt độ chính xác khoảng 95-98%, tùy công nghệ OCR và chất lượng dữ liệu đầu vào. Vẫn cần con người kiểm tra các trường hợp đặc biệt như chữ viết tay hoặc tài liệu mờ.

Câu hỏi 2: Doanh nghiệp nhỏ có nên đầu tư phần mềm nhập liệu tự động không?

Có, nếu khối lượng dữ liệu lớn và lặp đi lặp lại. Tự động hóa giúp tiết kiệm chi phí dài hạn, với ROI thường đạt trong 6-12 tháng. Doanh nghiệp có thể bắt đầu với công cụ no-code đơn giản như Zapier thay vì các giải pháp RPA phức tạp và tốn kém.

Câu hỏi 3: Những loại dữ liệu nào khó tự động hóa hoàn toàn?

Các dữ liệu phi cấu trúc như chữ viết tay, hình ảnh chất lượng thấp, tài liệu đa ngôn ngữ hoặc định dạng không chuẩn (ví dụ: hóa đơn cũ, hợp đồng viết tay) thường khó xử lý tự động.

Câu hỏi 4: Chi phí triển khai tự động hóa nhập liệu so với thuê BPO khác nhau như thế nào?

Tự động hóa có chi phí ban đầu cao (khoảng 200-500 triệu VND cho RPA), nhưng tiết kiệm dài hạn với ROI 1-2 năm. Thuê BPO rẻ hơn ban đầu (40-60% chi phí nội bộ) nhưng phụ thuộc nhà cung cấp, ít linh hoạt và khó mở rộng quy trình.

Đầu tư vào tự động hóa nhập liệu và phần mềm hỗ trợ không chỉ giảm gánh nặng công việc thủ công mà còn giúp doanh nghiệp tăng tốc xử lý dữ liệu, nâng cao độ chính xác và sẵn sàng mở rộng trong tương lai. Với các giải pháp của GMO Z.com RUNSYSTEM, Quý Doanh nghiệp có thể kết hợp tự động hóa và BPO để tối ưu hóa mọi quy trình. Liên hệ ngay với GMO Z.com RUNSYSTEM để được tư vấn và triển khai giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.