RUNSYSTEM | GMO-Z.com RUNSYSTEM Joint Stock Company

Tại sao doanh nghiệp cần số hóa dữ liệu?

Nhu cầu số hóa dữ liệu hiện nay là vô cùng lớn. Theo thống kê của Cục Thống kê Quốc gia, Việt Nam có khoảng 700.000 doanh nghiệp hoạt động tính đến cuối năm 2020, trong đó có hơn 90% là doanh nghiệp truyền thống và doanh nghiệp nhà nước. Đa số các doanh nghiệp này vẫn sử dụng tài liệu giấy để ghi nhận các thông tin kinh doanh, như hóa đơn, biên lai, hợp đồng, chứng từ… Đặc biệt, các ngành nghề có nhu cầu số hóa cao như tài chính, ngân hàng, bảo hiểm, y tế… cũng phải lưu trữ hàng triệu tài liệu giấy mỗi năm.

Việc sử dụng tài liệu giấy không chỉ gây ra những bất tiện về không gian lưu trữ, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động doanh nghiệp. Theo một nghiên cứu của IDC, mỗi nhân viên mất trung bình 2,5 giờ mỗi ngày để tìm kiếm thông tin trong các tài liệu giấy. Ngoài ra, việc sử dụng tài liệu giấy cũng khiến cho việc cập nhật, phân tích, chia sẻ và bảo quản thông tin trở nên khó khăn và không minh bạch. Điều này làm giảm khả năng cạnh tranh và đổi mới của doanh nghiệp.

Vì vậy, việc số hóa dữ liệu là một bước tiến quan trọng để tận dụng các ưu thế của big data trong kinh doanh. Bằng cách chuyển đổi các tài liệu giấy sang dạng số, doanh nghiệp có thể tiết kiệm không gian lưu trữ, tăng cường an toàn và bảo mật thông tin, nâng cao hiệu quả và minh bạch trong quản lý dữ liệu, phát triển khả năng phân tích và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Những thách thức khi số hóa dữ liệu

Tuy nhiên, việc số hóa dữ liệu không phải là một công việc đơn giản. Doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức, như:

Không gian lưu trữ

Việc số hóa dữ liệu đòi hỏi doanh nghiệp phải có đủ không gian để lưu trữ các tài liệu giấy trước khi chuyển đổi sang dạng số. Điều này không chỉ chiếm diện tích văn phòng, mà còn gây ra nguy cơ cháy nổ hoặc hư hỏng do thời tiết. Do đó, doanh nghiệp cần phải tìm kiếm một nơi lưu trữ an toàn và tiện lợi cho các tài liệu giấy của mình.

Tính toàn vẹn tài liệu

Việc số hóa dữ liệu cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải đảm bảo tính toàn vẹn của các tài liệu giấy, không bị rách, nhăn, lem hoặc mất mát trong quá trình chuyển đổi. Điều này cần có sự kiểm soát và quản lý chặt chẽ của nhân viên. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần phải tuân thủ các quy định pháp luật về lưu trữ và hủy tài liệu giấy sau khi số hóa.

Mất thông tin

Việc số hóa dữ liệu cũng có thể gây ra mất thông tin do sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc do chất lượng của các tài liệu giấy không đảm bảo. Điều này có thể ảnh hưởng đến tính chính xác và minh bạch của dữ liệu. Do đó, doanh nghiệp cần phải kiểm tra và xác minh lại các thông tin sau khi số hóa, cũng như sử dụng các công cụ hỗ trợ để giảm thiểu lỗi nhập liệu.

Tốn nhiều thời gian và công sức

Việc nhập liệu thủ công là một công việc nhàm chán và mất thời gian. Một nhân viên có thể chỉ nhập được khoảng 1000 ký tự mỗi giờ, trong khi một trang tài liệu có thể chứa hàng ngàn ký tự. Do đó, việc nhập liệu thủ công yêu cầu doanh nghiệp phải thuê nhiều nhân viên và chiếm nhiều thời gian làm việc.

Không đảm bảo chính xác và an toàn

Việc nhập liệu thủ công cũng có thể gây ra sai sót do sơ suất hoặc hiểu lầm của nhân viên. Ngoài ra, việc nhập liệu thủ công cũng có thể gây ra rủi ro về an toàn và bảo mật thông tin, khi các tài liệu giấy có thể bị đánh cắp, sao chép hoặc tiết lộ cho bên thứ ba. Do đó, việc nhập liệu thủ công không đảm bảo chất lượng và an toàn cho dữ liệu của doanh nghiệp.

Giải pháp OCR Studio cho việc số hóa dữ liệu

Trước những bất lợi của việc nhập liệu thủ công, doanh nghiệp cần sử dụng một giải pháp công nghệ hiệu quả và tiết kiệm chi phí để số hóa dữ liệu. Một trong những giải pháp công nghệ đó là OCR Studio – giải pháp nhận diện chữ viết tay Tiếng Việt tốt nhất hiện nay.

OCR Studio là gì?

OCR Studio là một ứng dụng web cho phép doanh nghiệp nhận diện chữ viết tay Tiếng Việt trên các tài liệu giấy một cách nhanh chóng và chính xác. OCR Studio sử dụng công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) để phân tích và bóc tách các thông tin trên các tài liệu giấy, bao gồm cả chữ viết tay, chữ in, ký hiệu, biểu đồ, hình ảnh… OCR Studio có thể nhận diện được hầu hết các loại tài liệu giấy, như hóa đơn, biên lai, hợp đồng, chứng từ, giấy tờ cá nhân…

OCR Studio có những tính năng gì?

• Nhận diện chữ viết tay Tiếng Việt: OCR Studio có thể nhận diện được chữ viết tay Tiếng Việt với độ chính xác cao, kể cả khi chữ viết không rõ ràng, không theo quy chuẩn hoặc có nhiều sai sót chính tả.
• Nhận diện các loại tài liệu: OCR Studio có thể nhận diện được hầu hết các loại tài liệu giấy, từ các tài liệu kinh doanh đến các tài liệu cá nhân. OCR Studio cũng có thể nhận diện được các ký hiệu, biểu đồ, hình ảnh hoặc các thông tin khác trên tài liệu.
• Bóc tách và xuất dữ liệu: OCR Studio có thể bóc tách và xuất dữ liệu từ các tài liệu giấy sang các định dạng số khác nhau, như Excel, Word, PDF, CSV… OCR Studio cũng cho phép doanh nghiệp chỉnh sửa và xác minh lại các thông tin sau khi bóc tách.
• Lưu trữ và quản lý dữ liệu: OCR Studio cung cấp một kho xử lý và lưu trữ dữ liệu an toàn và tiện lợi cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể lưu trữ các tài liệu giấy và số hóa trên OCR Studio, cũng như quản lý, tra cứu và chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng.

OCR Studio có ưu điểm gì so với các giải pháp số hóa dữ liệu khác?

OCR Studio có nhiều ưu điểm so với các giải pháp số hóa dữ liệu khác, như:

• Chính xác và nhanh chóng: OCR Studio có thể nhận diện chữ viết tay Tiếng Việt với độ chính xác cao, chỉ mất từ 3 đến 5 giây để bóc tách một trang tài liệu. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức so với việc nhập liệu thủ công.
• Dễ sử dụng và linh hoạt: OCR Studio là một ứng dụng web, do đó doanh nghiệp chỉ cần có kết nối internet và một thiết bị có camera để sử dụng. OCR Studio cũng cho phép doanh nghiệp tùy chỉnh các thiết lập nhận diện, bóc tách và xuất dữ liệu theo nhu cầu của mình.
• Tiết kiệm chi phí và an toàn: OCR Studio có mức giá hợp lý và phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. OCR Studio cũng đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu của doanh nghiệp, không lưu trữ hay chia sẻ dữ liệu cho bên thứ ba mà không có sự đồng ý của doanh nghiệp.

Trong bài viết này, chúng tôi đã giới thiệu về OCR Studio – giải pháp nhận diện chữ viết tay Tiếng Việt chính xác nhất, giúp doanh nghiệp số hóa dữ liệu một cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí. OCR Studio là một giải pháp công nghệ tiên tiến, dễ sử dụng và an toàn cho việc xử lý khối lượng tài liệu giấy lớn trong doanh nghiệp.

———————————

Smart Solutions – Hệ sinh thái giải pháp chuyển đổi số

Khối Chuyển đổi số trực thuộc GMO-Z.com RUNSYSTEM

Website: https://ssolutions.vn/

Hotline: 097 583 0096

Location: Hà Nội – Huế – Đà Nẵng – Hồ Chí Minh – Tokyo