RUNSYSTEM | GMO-Z.com RUNSYSTEM Joint Stock Company

Công nghệ OCR giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian

Sử dụng OCR giúp các doanh nghiệp tiết kiệm thời gian đáng kể. Việc điền thông tin cá nhân từ chứng minh nhân dân, bằng lái xe… vào tờ khai hoặc nhập thủ công trên máy tính mất rất nhiều thời gian. Tuy nhiên, với OCR, công việc này chỉ mất vài giây, nhanh hơn 50-60 lần. Điều này giúp tăng tốc quy trình làm việc và dễ dàng truy xuất thông tin và tài liệu cần thiết.

OCR giúp các doanh nghiệp cắt giảm chi phí

Sử dụng OCR giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp. Việc nhập liệu thủ công có nguy cơ gây ra lỗi và tốn nhiều thời gian lao động. Sử dụng OCR giúp giảm thiểu sai sót nhập liệu và tiết kiệm chi phí lao động. Hơn nữa, việc truy xuất nhanh chóng và dễ dàng vào thông tin đã số hóa giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất làm việc, từ đó giảm chi phí hoạt động tổng thể.

Phần mềm OCR giúp số hóa dữ liệu và quản lí dữ liệu tốt hơn

OCR cho phép số hóa tài liệu giấy và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả. Thông tin từ tài liệu giấy có thể được trích xuất và chuyển đổi thành dạng số, cho phép lưu trữ trên máy tính hoặc hệ thống quản lý tài liệu. Điều này giúp tạo ra một kho dữ liệu trực tuyến, dễ dàng truy cập và tìm kiếm thông tin cần thiết.

Dữ liệu được số hóa bằng công nghệ OCR sẽ dễ dàng tìm kiếm

So với việc mất hàng giờ tìm kiếm thông tin trên giấy tờ, bạn chỉ mất một vài phút để tìm thông tin trên các tệp tài liệu ở dạng kĩ thuật số, một cách vô cùng đơn giản và dễ dàng. Khi thông tin khách hàng đã được tích hợp vào hệ thống chung của doanh nghiệp, không chỉ những người nội bộ trong tổ chức đó có thể tìm kiếm, mà khách hàng cũng có thể tự tra cứu các thông tin cá nhân, gói dịch vụ mà họ đang sử dụng.

Công nghệ OCR giúp cải tiến quy trình kinh doanh

Xử lý dữ liệu thủ công tốn nhiều thời gian và không tạo ra bất kì giá trị trực tiếp nào cho doanh nghiệp. Hơn thế, khi nhập liệu thủ công có thể gây ra lỗi dữ liệu, thông tin. Những sai sót không đáng có đó sẽ khiến chu trình làm việc chậm trễ, hoặc gây ra những rối loạn, phiền phức cho cả khách hàng và doanh nghiệp về sau. Khi đảm bảo các hoạt động chuẩn trong từng khâu như nhập liệu, trích xuất thông tin, xử lí dữ liệu…, các doanh nghiệp sẽ có được 1 quy trình làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả, góp phần tăng năng suất lao động.

Số hóa dữ liệu bằng công nghệ OCR giúp tăng khả năng bảo mật tài liệu

Hoá đơn, hợp đồng, dữ liệu cá nhân của khách hàng và các thông tin quan trọng khác phải được bảo mật 24/7. Bất kì vi phạm an ninh nào cũng sẽ làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp và dẫn đến những phản ứng gay gắt từ khách hàng. Các thông tin sau khi được phần mềm OCR xử lí sẽ được lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu chung của doanh nghiệp, với nhiều bước bảo mật khác nhau, không phải ai cũng có quyền truy cập vào kho dữ liệu đó. Với bất kì một thay đổi nhỏ nào, hệ thống đều lưu lại lịch sự rõ ràng. So với bảo mật một cách cơ học, đây chính là phương án lưu trữ các dữ liệu quan trọng một cách an toàn nhất hiện nay.

Công nghệ OCR giúp các doanh nghiệp không còn vấn đề về không gian lưu trữ

Tủ hồ sơ khổng lồ hay phòng lưu trữ thông tin chứa hàng tấn các loại giấy tờ, hộp, kệ đựng… chiếm diện tích không gian quá nhiều. Số lượng tài liệu không ngừng tăng lên cho đến khi bạn không còn nơi nào để lưu trữ tài liệu giấy nữa. Một kho dữ liệu kĩ thuật số lưu trữ các tài liệu được xử lí vởi OCR sẽ giúp bạn tiết kiệm được diện tích không gian để dành cho nhiều hoạt động khác của doanh nghiệp.

Công nghệ OCR giúp cải thiện dịch vụ khách hàng

Để khách hàng phải chờ đợi không phải là cách giữ chân khách hàng. Đặc biệt là khi họ gọi điện đến các tổng đài tư vấn. Nhờ công nghệ OCR, các nhân viên trực tổng đài chỉ mất vài giây để tìm kiếm và truy xuất thông tin cơ bản của khách hàng như tên, tuổi, địa chỉ, gói dịch vụ họ đang sử dụng… dựa vào số điện thoại khách gọi đến. Khi biết được khách hàng gọi đến cho mình là ai, giới tính là gì, các nhân viên tư vấn sẽ có lời chào và cách xưng hô hợp lí. Điều này sẽ gây được thiện cảm với khách hàng, tạo cảm giác thân thiết, gần gũi. Khi tốc độ xử lí công việc nhanh hơn, đơn giản hơn, khách hàng sẽ có một trải nghiệm hài lòng. Họ sẽ nhớ đến thương hiệu của doanh nghiệp đó với ấn tượng tốt.

Kết luận

Với những lợi ích rõ ràng có thể nhìn thấy được, trong tương lai gần, công nghệ OCR hứa hẹn sẽ được ứng dụng vào nhiều ngành nghề và nhiều lĩnh vực khác nhau, tạo ra các bước chuyển vĩ đại trong thời đại công nghệ 4.0. Tại Việt Nam, OCR Studio là giải pháp số hoá văn bản thông minh hàng đầu trong việc nhận dạng cả chữ viết tay và in ấn từ tài liệu: