Hóa đơn điện tử là gì?
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. HĐĐT được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Phân loại Hóa đơn điện tử gồm 2 hình thức chính:
- Hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…
05 ưu điểm nổi bật của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống
Tiết kiệm chi phí vận chuyển, bảo quản hóa đơn
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp có thể gửi trực tiếp cho khách hàng thông qua email, tin nhắn điện tử hay in trực tiếp cho khách hàng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể, đồng thời người nhận cũng sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn mà không cần mất thời gian chờ đợi.
So với việc trước đây để xuất hóa đơn đỏ cho khách hàng, nhất là khách hàng ở xa, các doanh nghiệp thường phải sử dụng tới đội ngũ hỗ trợ, đội ngũ chuyển phát nhanh để vận chuyển tới người mua. Do đó chi phí vận chuyển, gửi hóa đơn sẽ tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản không nhỏ do sử dụng đơn vị vận chuyển thứ 3.
An toàn, bảo mật
Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên hệ thống phần mềm điện tử, khách hàng chỉ cần truy cập hệ thống online để trích xuất và lưu trữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được tình trạng sử dụng hóa đơn giả.
Tiết kiệm thời gian, giảm thiểu các thủ tục hành chính
Toàn bộ quy trình được thực hiện trực tuyến nên khi cần sử dụng hóa đơn kê khai, phục vụ công tác kế toán, khách hàng doanh nghiệp có thể chủ động truy xuất online để kiểm tra thông tin hóa đơn kịp thời trên hệ thống mà không phải mất thời gian đợi chờ bên bán giao hóa đơn gây chậm trễ trong hoạt động kinh doanh. Từ đó giúp khách hàng tiết kiệm thời gian giao dịch trực tiếp với Ngân hàng.
Không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn
Khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không cần phải lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bởi tất cả thông tin hóa đơn đã được gửi lên và lưu trữ trên Tổng cục Thuế khi xác thực. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ không phải đầu tư nguồn nhân lực cho công việc kế toán thuế, nhân lực giải quyết các công việc báo cáo, thực hiện các thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn, thuế.
Tiện ích cao, đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng
Với tiện ích truy xuất online, khách hàng doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều tùy chọn theo nhu cầu tại đơn vị với phương thức lưu trữ đa dạng như:
- Gửi trực tiếp cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên như qua Email, SMS
- Gửi thông qua hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử
→ Xem thêm: Hóa đơn điện tử K-Invoice
Giải pháp Hóa đơn điện tử K-Invoice do GMO-Z.com RUNSYSTEM phát triển là phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ tạo lập, xuất hóa đơn, kết nối với cơ quan thuế.
K-Invoice sẽ được tích hợp vào Phần mềm Kế toán thông minh Kaike hiện tại như một tính năng mới, phục vụ việc kinh doanh lẻ hóa đơn điện tử, đáp ứng Thông tư 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài Chính và Nghị định 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Các chức năng nổi bật của K-Invoice có thể kể đến như:
- Tạo lập, Phát hành, Điều chỉnh, Thay thế, Hủy bỏ, Chuyển đổi hóa đơn
- Gửi hóa đơn cho khách hàng thông qua email hoặc chuyển đổi thành hóa đơn giấy
- Tạo mẫu hóa đơn theo yêu cầu hoặc lựa chọn từ kho mẫu có sẵn
- Đa dạng các loại báo cáo thống kê như báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, quản lý hóa đơn đầu vào, Tổng hợp bán hàng
- Không giới hạn máy truy cập quản lý tài khoản truy cập và phân quyền cho từng nhân viên
- Lưu trữ 10 năm miễn phí
- Upload hàng loạt thông tin sản phẩm, khách hàng
- Tự động cập nhật phiên bản mới khi có thay đổi về nghiệp vụ theo yêu cầu của Thuế
Chương trình ưu đãi nhân dịp ra mắt Phần mềm Hóa đơn Điện tử K-Invoice
Nhân dịp ra mắt K-Invoice, GMO-Z.com RUNSYSTEM tung ra chương trình ưu đãi cực hấp dẫn dành cho khách hàng:
- Giá sốc bất ngờ chỉ từ 360đ/hóa đơn
- Miễn phí 100% gói hóa đơn điện tử V100 dịp ra mắt
- Miễn 100% phí khởi tạo hệ thống, tương đương giảm 500.000đ/giá các gói hóa đơn điện tử
- Khách hàng của Tenten.vn khi sử dụng K-Invoice được tặng thêm 1 voucher giảm 30% Phần mềm kế toán Kaike Basic
- Để biết thêm chi tiết, vui lòng truy cập: https://kaike.vn/hoa-don-dien-tu/
Hotline: 02488 899 399
Email: hotro@kaike.vn
Facebook: https://www.facebook.com/Kaike.vietnam
Website: https://kaike.vn/
Th7 05, 2023
