5+ các loại hình BPO & TOP 32+ công ty hàng đầu tại Việt Nam & Thế giới

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng tìm kiếm giải pháp tối ưu vận hành, các loại hình BPO trở thành lựa chọn chiến lược. Trong bài viết này, hãy cùng GMO-Z.com RUNSYSTEM khám phá chi tiết từng loại BPO và điểm danh những công ty hàng đầu tại Việt Nam và thế giới.

1. Các loại hình BPO phổ biến hiện nay

Dưới đây là tổng quan các loại hình BPO phổ biến, phân loại theo chức năng và vị trí địa lý, giúp doanh nghiệp hiểu rõ ưu nhược điểm của từng mô hình:

1.1. Front-office BPO (Dịch vụ tương tác khách hàng)

Front-office BPO là mô hình thuê ngoài tập trung vào các hoạt động tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, với mục tiêu nâng cao trải nghiệm, củng cố sự gắn bó và hỗ trợ tăng trưởng doanh thu. Không giống các quy trình back-office mang tính nội bộ, front-office đòi hỏi đội ngũ nhân sự có kỹ năng giao tiếp tốt, khả năng thấu hiểu khách hàng và xử lý linh hoạt các tình huống thực tế.

Các dịch vụ phổ biến trong Front-office BPO:

• Chăm sóc khách hàng: Tiếp nhận và xử lý thắc mắc, khiếu nại; hỗ trợ khách hàng qua nhiều kênh như điện thoại, email, live chat và mạng xã hội.
• Hỗ trợ kỹ thuật: Tư vấn sử dụng sản phẩm, giải quyết sự cố kỹ thuật và hỗ trợ từ xa nhằm đảm bảo trải nghiệm liền mạch cho người dùng.
• Bán hàng & tiếp thị qua điện thoại: Triển khai hoạt động gọi điện giới thiệu sản phẩm, upsell/cross-sell, xử lý đơn hàng và thực hiện khảo sát khách hàng.

Hiện nay, Front-office BPO đang tăng trưởng mạnh nhờ sự kết hợp giữa con người và công nghệ, như AI chatbot lai (hybrid model), hỗ trợ đa kênh (omnichannel) và phân tích cảm xúc khách hàng. Các thị trường cung ứng dịch vụ phổ biến gồm Philippines, Ấn Độ và Việt Nam. bởi đây là nơi sở hữu lực lượng lao động trẻ, khả năng ngoại ngữ tốt và chi phí cạnh tranh.

1.2. Back-office BPO (Dịch vụ hỗ trợ vận hành)

Back-office BPO là hình thức thuê ngoài các quy trình vận hành nội bộ, không tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, nhằm tối ưu hiệu quả hoạt động, kiểm soát chi phí và nâng cao tính chuẩn hóa. Nếu front-office tập trung vào trải nghiệm khách hàng, thì back-office đảm nhiệm các công việc “hậu trường” như xử lý dữ liệu, tài chính - kế toán và nhân sự, giúp doanh nghiệp dồn nguồn lực cho hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Các dịch vụ phổ biến trong Back-office BPO

• Kế toán & tài chính (Finance & Accounting - Thuê ngoài kế toán, tài chính): Thực hiện xử lý hóa đơn, lập báo cáo tài chính, quản lý công nợ, kiểm toán nội bộ và đảm bảo tuân thủ quy định thuế.
• Quản lý nhân sự (Human Resources - HR / Thuê ngoài nhân sự): Bao gồm tính lương (payroll - bảng lương), hỗ trợ tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ nhân viên và tuân thủ pháp luật lao động.
• Nhập liệu & xử lý dữ liệu (Data Entry & Data Processing - Nhập và xử lý dữ liệu): Thực hiện nhập liệu, quản lý cơ sở dữ liệu, số hóa và chuyển đổi dữ liệu, cùng các phân tích dữ liệu cơ bản phục vụ vận hành.
• Hỗ trợ công nghệ thông tin & dịch vụ vận hành khác: Quản lý hệ thống CNTT nội bộ, phát triển phần mềm ở mức cơ bản, hỗ trợ chuỗi cung ứng, xử lý đơn hàng và các nghiệp vụ hậu cần.

Hiện nay, Back-office BPO đang tăng trưởng mạnh nhờ tự động hóa quy trình bằng robot (RPA - Robotic Process Automation), trí tuệ nhân tạo (AI) và điện toán đám mây (cloud computing), giúp xử lý khối lượng lớn công việc nhanh và chính xác hơn. Các thị trường cung ứng nổi bật gồm Ấn Độ (mạnh về tài chính - kế toán), Philippines và Việt Nam (thế mạnh dữ liệu và nhân sự với chi phí cạnh tranh).

1.3. Nearshore BPO

Nearshore BPO là mô hình thuê ngoài quy trình kinh doanh cho nhà cung cấp ở các quốc gia gần về mặt địa lý, thường cùng khu vực hoặc có múi giờ gần nhau. Nhờ sự tương đồng về thời gian làm việc, văn hóa và khoảng cách di chuyển ngắn, nearshore được xem là giải pháp trung hòa giữa onshore (thuê trong nước) và offshore (thuê ngoài xa), vừa kiểm soát tốt chất lượng vừa tối ưu chi phí.

Các mô hình Nearshore BPO thường gặp

• Doanh nghiệp tại Mỹ thuê dịch vụ ở Mexico, Costa Rica, Colombia hoặc Canada.
• Doanh nghiệp châu Âu (Đức, Anh, Pháp…) hợp tác với các quốc gia Đông Âu như Ba Lan, Romania, Ukraine.
• Doanh nghiệp Nhật Bản hoặc Australia thuê ngoài tại Việt Nam, Philippines trong khu vực châu Á - Thái Bình Dương.
• Nearshore BPO được áp dụng linh hoạt cho cả front-office (chăm sóc khách hàng, tổng đài) và back-office (tài chính - kế toán, hỗ trợ CNTT).

1.4. Onshore BPO (BPO trong nước)

Onshore BPO là hình thức thuê ngoài quy trình kinh doanh cho nhà cung cấp trong cùng quốc gia, hay còn gọi là domestic outsourcing. Mô hình này giúp doanh nghiệp giữ quyền kiểm soát chặt chẽ, giao tiếp thuận tiện và vẫn tận dụng chuyên môn từ đối tác bên ngoài. Đây là lựa chọn an toàn nhất trong các mô hình BPO, phù hợp với những ngành nhạy cảm về dữ liệu và quy định pháp lý.

Ví dụ phổ biến về Onshore BPO

• Doanh nghiệp Mỹ thuê công ty BPO tại các bang khác trong nước (ví dụ: từ California thuê tại Texas).
• Doanh nghiệp Việt Nam hợp tác với các trung tâm BPO tại Hà Nội, TP.HCM hoặc Đà Nẵng để xử lý dịch vụ nội địa.
• Ngân hàng châu Âu thuê đối tác trong cùng quốc gia để tuân thủ các quy định nghiêm ngặt như GDPR.

Onshore BPO áp dụng linh hoạt cho cả front-office (chăm sóc khách hàng nội địa) và back-office (kế toán, nhân sự, xử lý dữ liệu).

Onshore BPO được ưa chuộng ở các ngành tài chính, y tế, chính phủ và dịch vụ khách hàng cao cấp, nơi chất lượng và tuân thủ quan trọng hơn chi phí. Tại Việt Nam, nhiều doanh nghiệp lớn chọn mô hình này để xử lý dữ liệu nội địa, kết hợp với các công ty BPO uy tín trong nước.

1.5. Offshore BPO (BPO nước ngoài)

Offshore BPO là hình thức thuê ngoài quy trình kinh doanh cho các nhà cung cấp ở nước ngoài, thường ở châu Á hoặc Đông Âu, nhằm tận dụng chi phí thấp và nguồn nhân lực dồi dào. Đây là mô hình phổ biến nhất toàn cầu nhờ khả năng tiết kiệm chi phí lớn, thường được các doanh nghiệp từ Mỹ, châu Âu và Australia áp dụng.

Ví dụ phổ biến về Offshore BPO

• Doanh nghiệp Mỹ hoặc Anh thuê tại Ấn Độ (chuyên IT, tài chính), Philippines (chăm sóc khách hàng, trung tâm cuộc gọi) hoặc Việt Nam (xử lý dữ liệu, hỗ trợ kỹ thuật).
• Công ty châu Âu thuê tại Ấn Độ hoặc Đông Âu (Ba Lan, Ukraine cho IT).

Offshore BPO áp dụng rộng rãi cho cả front-office (chăm sóc khách hàng đa ngôn ngữ) và back-office (xử lý dữ liệu, kế toán).

Offshore BPO vẫn dẫn đầu xu hướng nhờ công nghệ số hóa, AI hỗ trợ và lực lượng lao động trẻ tại các nước đang phát triển. Philippines từng vượt Ấn Độ trở thành “thủ phủ call center thế giới”, trong khi Việt Nam đang nổi lên mạnh mẽ với chi phí cạnh tranh và chất lượng cao.

2. Danh sách các công ty BPO

Dưới đây là danh sách các công ty BPO tiêu biểu, nổi bật về chất lượng dịch vụ và thị phần trên thế giới:

2.1. Công ty BPO hàng đầu tại Việt Nam

Dưới đây là các công ty BPO hàng đầu tại Việt Nam, cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho cả thị trường nội địa và quốc tế:

2.2. Các công ty BPO tại Ấn Độ

Dưới đây là các công ty BPO nổi bật tại Ấn Độ, thế mạnh về IT, tài chính và hỗ trợ khách hàng toàn cầu:

2.3. Công ty BPO tại Philippines

Dưới đây là những công ty BPO tiêu biểu tại Philippines, nổi tiếng về chăm sóc khách hàng đa ngôn ngữ và call center:

2.4. Các công ty BPO tại Mỹ

Dưới đây là các công ty BPO hàng đầu tại Mỹ, chuyên cung cấp giải pháp front-office và back-office cho doanh nghiệp trong nước và quốc tế:

3. GMO-Z.com RUNSYSTEM: Đơn vị triển khai dịch vụ Back-office BPO theo chuẩn Nhật Bản

GMO-Z.com RUNSYSTEM (tiền thân là RUNSYSTEM) là công ty công nghệ uy tín tại Việt Nam, thành viên của Tập đoàn GMO Internet Group - tập đoàn Internet hàng đầu Nhật Bản (niêm yết trên sàn Tokyo). Thành lập năm 2005, công ty hiện có hơn 1.000 nhân sự, với trụ sở chính tại Hà Nội, chi nhánh tại TP.HCM, Đà Nẵng, Huế và văn phòng tại Tokyo. GMO-Z.com RUNSYSTEM chuyên cung cấp giải pháp công nghệ thông tin (CNTT), chuyển đổi số và dịch vụ Back-office BPO chất lượng cao theo tiêu chuẩn Nhật Bản.

GMO-Z.com RUNSYSTEM tập trung vào Back-office BPO  (các quy trình hỗ trợ nội bộ không tiếp xúc trực tiếp khách hàng) nhằm giảm chi phí, nâng cao hiệu quả và chất lượng theo chuẩn Nhật Bản (Kaizen, 5S, quản lý quy trình nghiêm ngặt).

Các dịch vụ chính:

• Nhập liệu và xử lý dữ liệu: Nhập liệu chính xác, số hóa tài liệu, gắn nhãn dữ liệu bằng AI (AI annotation).
• Hỗ trợ hành chính và tài chính: Xử lý hóa đơn, báo cáo tài chính, lương thưởng (payroll), quản lý công nợ.
• Quản lý nhân sự (HR Support): Tuyển dụng, đào tạo, quản lý hồ sơ nhân viên.
• Hỗ trợ IT nội bộ và tự động hóa: Kiểm thử phần mềm, di chuyển hệ thống cũ, tự động hóa quy trình bằng RPA (Robotic Process Automation).
• Digital Outsourcing: Tối ưu quy trình kinh doanh bằng AI và nền tảng đám mây (cloud).

Công ty đặc biệt mạnh về offshore cho thị trường Nhật Bản, với đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm và khả năng tùy chỉnh cao.

Ưu điểm nổi bật theo chuẩn Nhật Bản

• Chất lượng toàn cầu: Chứng nhận CMMI Level 3, ISO 9001, ISO 27001 (bảo mật thông tin), quy trình nghiêm ngặt, liên tục cải tiến (Kaizen).
• Tiết kiệm chi phí: Offshore từ Việt Nam giúp giảm 50-70% chi phí so với Nhật Bản/Mỹ nhưng vẫn giữ chất lượng cao.
• Bảo mật dữ liệu: Tuân thủ nghiêm ngặt tiêu chuẩn Nhật Bản và quốc tế, phù hợp ngành tài chính - ngân hàng (BFSI), y tế.
• Đội ngũ chuyên môn cao: Hơn 1.000 nhân sự trẻ, nhiều kỹ sư có bằng cấp Nhật Bản, thành thạo tiếng Nhật và tiếng Anh.
• Linh hoạt và mở rộng nhanh: Hỗ trợ 24/7, dễ mở rộng/thu hẹp quy mô theo nhu cầu doanh nghiệp.

4. Giải đáp các câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Front-office BPO và Back-office BPO khác nhau như thế nào?

Dưới đây là điểm khác biệt cơ bản giữa Front-office BPO và Back-office BPO:

• Front-office BPO: Tập trung vào tương tác khách hàng như chăm sóc khách hàng, hỗ trợ kỹ thuật, telemarketing. Yêu cầu kỹ năng giao tiếp cao để nâng cao trải nghiệm và doanh thu.
• Back-office BPO: Xử lý các quy trình nội bộ như kế toán, quản lý dữ liệu, nhân sự, hỗ trợ IT. Tập trung tối ưu chi phí và hiệu quả vận hành.

Câu hỏi 2:  BPO có đảm bảo an toàn dữ liệu không?

BPO có thể đảm bảo an toàn dữ liệu nếu chọn đối tác uy tín, tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 27001, GDPR, HIPAA, PCI-DSS. Các biện pháp tốt nhất bao gồm mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập nghiêm ngặt, audit định kỳ và NDA chặt chẽ. Rủi ro vẫn tồn tại (tấn công mạng, nhân sự nội bộ) nhưng được giảm thiểu nhờ AI monitoring và đào tạo nhân sự. Khuyến nghị: kiểm tra chứng nhận bảo mật và lịch sử vi phạm dữ liệu trước khi ký hợp đồng.

Câu hỏi 3: Doanh nghiệp Nhật Bản nên chọn Offshore BPO hay Onshore BPO?

Doanh nghiệp Nhật Bản thường ưu tiên Offshore BPO cho các quy trình back-office do tiết kiệm chi phí, có nguồn nhân lực trẻ, kỹ năng cao và khả năng nói tiếng Nhật. Tuy nhiên, xu hướng hybrid (kết hợp Onshore giám sát với Offshore thực thi) đang phổ biến để cân bằng chi phí, chất lượng và kiểm soát hiệu quả.

Câu hỏi 4:  Nearshore BPO phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Nearshore BPO phù hợp với doanh nghiệp cần giao tiếp thường xuyên, hợp tác thời gian thực, muốn cân bằng chi phí & chất lượng. Thường là startup, SME, công ty IT/công nghệ, hoặc các doanh nghiệp ưu tiên gần gũi về múi giờ, văn hóa và ngôn ngữ, đồng thời dễ giám sát và thăm đối tác.

Lựa chọn các loại hình BPO phù hợp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và tập trung vào chiến lược cốt lõi. Hãy liên hệ GMO-Z.com RUNSYSTEM để được tư vấn giải pháp BPO tối ưu cho nhu cầu của bạn. Liên hệ ngay hôm nay để nhận hỗ trợ và giải pháp phù hợp nhất.