Tổng hợp các tính năng của phần mềm kế toán bắt buộc phải có

Trong kỷ nguyên số, nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ quan tâm và lựa chọn phần mềm kế toán. Đây được xem là vũ khí để bứt phá, tối ưu chi phí và ra quyết định nhanh chóng. Tuy nhiên muốn vận hành hiệu quả thì các tính năng của phần mềm kế toán đóng vai trò then chốt. Nó quyết định tốc độ, độ chính xác và khả năng kiểm soát tài chính. Vậy các tính năng này là gì? Ứng dụng kế toán có tính năng tích hợp tốt nhất là gì? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết ngay qua nội dung bài viết! 

Các module cốt lõi của phần mềm kế toán 

Sổ cái tổng hợp 

Sổ cái tổng hợp là một trong các tính năng của phần mềm kế toán. Nó đóng vai trò như “trung tâm dữ liệu tài chính” giúp doanh nghiệp kiểm soát mọi biến động về tài chính. Module tự động ghi nhận, phân loại và liên kết các bút toán phát sinh từ các phân hệ khác. Từ mua hàng, bán hàng, công nợ, kho hàng cho đến tiền gửi/tiền mặt,... Qua đó cho thấy tình hình tài chính nhất quán và chính xác. Sổ cái tổng hợp có khả năng đối chiếu tự động, cập nhật số dư theo thời gian thực và thiết lập hệ thống tài khoản linh hoạt. Điều này giúp nhân sự kế toán giảm tải khối lượng công việc thủ công. Ban lãnh đạo cũng có thể dễ dàng theo dõi báo cáo, đánh giá tình hình hoạt động và ra quyết định kịp thời. 

Công nợ phải trả/phải thu

Phần mềm kế toán công nợ phải thu, phần mềm kế toán công nợ phải trả giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền chặt chẽ và minh bạch. Module tự động ghi nhận các giao dịch mua bán, theo dõi hạn thanh toán, đối chiếu công nợ và cảnh báo nợ quá hạn. Nhờ vậy hạn chế rủi ro thất thoát, sai lệch số liệu và chậm thanh toán. Phần mềm kế toán còn hỗ trợ quản lý công nợ theo từng khách hàng, nhà cung cấp cấp, từng hóa đơn hoặc hợp đồng. Doanh nghiệp sẽ nắm được các khoản nợ phải thu, phải trả và thời hạn khi nào. Tất cả dữ liệu được cập nhật liên tục và báo cáo trực quan. 

Các tính năng nâng cao của phần mềm kế toán 

Tự động lập hóa đơn & xử lý thanh toán 

Tính năng này giúp cắt giảm tối đa thao tác thủ công và sai sót trong toàn bộ quy trình bán hàng - thu tiền. Phần mềm tự động tạo hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch. Sau đó lấy dữ liệu từ đơn bán, bảng giá, hợp đồng đảm bảo chính xác và đồng nhất thông tin. Ngoài ra, phần mềm quản lý công việc kế toán còn hỗ trợ kết nối với cổng thanh toán, ngân hàng hoặc ví điện tử. Qua đó, khách hàng có thể thanh toán nhanh chóng và doanh nghiệp ghi nhận dòng tiền theo thời gian thực. 

Đối soát ngân hàng và kết nối dữ liệu ngân hàng

Đây là một trong các tính năng của phần mềm kế toán kết nối trực tiếp với hệ thống ngân hàng. Tự động lấy sao kê giao dịch hằng ngày, đối chiếu với các bút toán thu - chi trên phần mềm. Bằng thuật toán nhận diện thông minh, phần mềm tự ghép khớp các khoản thanh toán, phát hiện sai lệch, cảnh báo bất thường. Như vậy doanh nghiệp rút ngắn được hàng giờ xử lý, vừa đảm bảo số liệu luôn minh bạch. Tính năng này đặc biệt hữu ích với những doanh nghiệp có số lượng giao dịch lớn. 

Báo cáo tài chính và bảng điều khiển tùy chỉnh

Hệ thống có thể tự động tổng hợp dữ liệu từ tất cả các phân hệ để tạo ra bộ báo cáo tài chính chuẩn mực. Chỉ trong vài giây đã có bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh,... Bên cạnh đó doanh nghiệp có thể thiết kế dashboard theo nhu cầu riêng. Từ biểu đồ dòng tiền, doanh thu theo thời gian, chi phí theo phòng ban, công nợ, lợi nhuận,... Sau đó so sánh dashboard tốt nhất của phần mềm kế toán. Tất cả đều hiển thị trực quan theo thời gian thực. 

Khả năng đáp ứng các quy định về pháp lý 

Một trong các tính năng của phần mềm kế toán không thể bỏ qua là khả năng đáp ứng các quy định về pháp lý. Phần mềm cần thường xuyên cập nhật chính sách thuế, hỗ trợ lập – quản lý – lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định. Đảm bảo số liệu kế toán và báo cáo thuế luôn nhất quán, hợp lệ. Bên cạnh đó, việc lưu trữ và bảo vệ dữ liệu kế toán phải tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về bảo mật thông tin. Đặc biệt là theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Bao gồm phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, sao lưu định kỳ và kiểm soát rủi ro rò rỉ thông tin.

Khả năng tích hợp và lưu trữ thiết yếu 

Tích hợp với phần mềm CRM và bán hàng 

Mọi thông tin từ CRM như khách hàng, báo giá, hợp đồng, đơn hàng đều được tự động đồng bộ sang phần mềm kế toán. Qua đó hỗ trợ lập hóa đơn, ghi nhận doanh thu và theo dõi công nợ. Trong khi đó việc kết hợp phần mềm kế toán & bán hàng giúp truyền trực tiếp dữ liệu về số lượng, giá trị giao dịch, chiết khấu hay phương thức thanh toán vào sổ sách kế toán. Với quá trình liên thông này, mọi bộ phận đều làm việc trên cùng nguồn dữ liệu thống nhất, chính xác. Doanh nghiệp có thể tăng tốc quy trình bán hàng - thu tiền, tránh sai sót dữ liệu. 

Lưu trữ tệp đám mây bảo mật và quản lý tài liệu 

Ứng dụng kế toán có lưu trữ đám mây tốt nhất đảm bảo an toàn và dễ truy cập. Mọi hóa đơn, chứng từ, hợp đồng, biên nhận đều được gắn vào từng bút toán, từng giao dịch. Dữ liệu luôn được bảo vệ và chỉ những người có quyền hạn mới truy cập được. Bên cạnh đó, hệ thống cho phép tìm kiếm thông minh theo tên file, nội dung, ngày tháng hoặc loại chứng từ. Các tài liệu tài chính được quản lý tập trung, minh bạch và bảo mật bằng khả năng phân quyền, nhật ký truy cập và sao lưu tự động. 

Giới thiệu về dịch vụ kế toán thuê ngoài BPO của GMO

Thấu hiểu những rào cản của các doanh nghiệp, dịch vụ kế toán thuê ngoài BPO của GMO đáp ứng các yêu cầu về tính năng của phần mềm kế toán cần có. Các tính năng của phần mềm kế toán được thiết kế phù hợp đặc thù ngành. Từ sản xuất, tài chính - ngân hàng, thương mại điện tử cho đến các ngành xây dựng,... Cụ thể: 

• Với doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh: Phần mềm kế toán KAIKE có giao diện thân thiện, tính năng nhẹ nhàng. Bao gồm quản lý quỹ, quản lý dòng tiền ngân hàng, mua bán, tồn kho. 
• Với doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc cần quản trị doanh nghiệp toàn diện: GMO-Z.com RUNSYSTEM triển khai giải pháp như RUNERP và các hệ thống ERP tích hợp sâu. Đặc biệt phù hợp cho các công ty nhiều chi nhánh, nghiệp vụ phức tạp và yêu cầu tùy chỉnh cao. 

Các tính năng từ cơ bản đến nâng cao của phần mềm kế toán hiện đại cùng sự linh hoạt trong các giải pháp của GMO-Z.com RUNSYSTEM sẽ mang đến cho doanh nghiệp một hệ thống quản trị tài chính mạnh mẽ, chính xác và tối ưu chi phí. Nếu bạn đang quan đến các tính năng của phần mềm kế toán hãy liên hệ ngay chúng tôi để được tư vấn và đưa ra lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp. 

Những câu hỏi thường gặp 

Phần mềm kế toán có hỗ trợ nhiều loại hình doanh nghiệp không? 

Trả lời: Phần mềm kế toán hiện nay thường được thiết kế linh hoạt để phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau như doanh nghiệp thương mại, sản xuất, dịch vụ, xây dựng hay hộ kinh doanh. Tùy theo quy mô và lĩnh vực hoạt động, doanh nghiệp có thể lựa chọn phiên bản hoặc module phù hợp, giúp quản lý số liệu kế toán sát với thực tế vận hành.

Có thể tùy chỉnh các tính năng của phần mềm kế toán theo nhu cầu doanh nghiệp không? 

Trả lời: Hầu hết các phần mềm kế toán đều cho phép tùy chỉnh tính năng theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Người dùng có thể bật hoặc tắt các phân hệ không cần thiết, thiết lập biểu mẫu chứng từ, báo cáo hoặc quy trình hạch toán riêng, từ đó giúp phần mềm vận hành linh hoạt và tối ưu hơn cho từng mô hình kinh doanh.

Phần mềm kế toán có đáp ứng chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật không? 

Trả lời: Phần mềm kế toán uy tín luôn được xây dựng dựa trên các chuẩn mực kế toán và quy định pháp luật hiện hành. Các tính năng hạch toán, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế đều được cập nhật theo quy định mới, giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp luật và hạn chế rủi ro trong quá trình kê khai, quyết toán.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: 

Công ty TNHH GMO-Z.com RUNSYSTEM 

Địa chỉ: Tầng 6, Tòa nhà Ocean Park, số 1 Đào Duy Anh, Phường Phong Mai, Quận Đống Đa, TP Hà Nội 

Điện thoại: (84)-24-3772-4304

Email: [email protected]