Triển khai thành công hệ thống lưu trữ số cho Tổng công ty Hàng hải Việt Nam (VIMC)

Tổng công ty Hàng hải Việt Nam và bài toán khó với nhiều thách thức

Tổng công ty Hàng hải Việt Nam (VIMC) là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải biển, cảng sông; kinh doanh kho bãi, dịch vụ logistics. Khi tiếp nhận dự án, 80% tài liệu đang được lưu trữ dưới dạng văn bản cứng. Việc duy trì thói quen lưu trữ vật lý đã tiêu tốn không gian và làm tăng chi phí bảo quản dữ liệu cho VIMC. Đặc biệt, cán bộ công nhân viên của công ty gặp rất nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm và truy cập tài liệu khi cần. Quá trình tạo lập, chỉnh sửa và phê duyệt văn bản giữa các Trưởng phòng và cán bộ của Tổng công ty đã bị ảnh hưởng bởi các sự cố như tài liệu giấy bị hư hỏng, mất mát hoặc không được chia sẻ kịp thời. Những hạn chế của lưu trữ thông tin truyền thống đã gây ra nhiều khó khăn trong vận hành và quản lý của doanh nghiệp. Để chuyển đổi số trong doanh nghiệp, Tổng công ty Hàng hải Việt Nam đã tin tưởng lựa chọn GMO-Z.com RUNSYSTEM là đơn vị triển khai dự án Lưu trữ và số hóa tài liệu kết hợp nhận dạng ký tự trên Văn bản số 01/2018/QĐ-TTg.

Đại diện GMO-Z.com RUNSYSTEM và đại diện Tổng công ty Hàng hải Việt Nam trong ngày gặp gỡ và hợp tác dự án cho biết mục đích chính của dự án là tạo ra một môi trường lưu trữ dữ liệu dự án thông qua điện toán đám mây nhằm mục đích truy xuất, tìm kiếm và chia sẻ thông tin nhanh chóng và hiệu quả từ mọi nơi mọi lúc. Bên cạnh đó, tiết kiệm chi phí và giúp lưu giữ, duy trì thông tin dữ liệu lâu dài hơn.

Hệ thống lưu trữ và số hóa tài liệu tuyệt vời

So với các sản phẩm khác hiện có trên thị trường, Hệ thống quản lý văn bản doanh nghiệp – ECM (Enterprise Content Management) do GMO-Z.com RUNSYSTEM xây dựng và hoàn thiện với lõi OCR tích hợp có khả năng số hóa nhiều loại văn bản đầu vào, đặc biệt là văn bản viết tay tiếng Việt. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng và hiệu quả xử lý thông tin trong thời gian nhanh chóng, xử lý các quy trình nội bộ và tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, đồng thời đảm bảo phân quyền đa cấp. Đối với dự án này, Tổng công ty Hàng hải Việt Nam (VIMC) đánh giá hiệu quả sau khi tích hợp giải pháp SmartOCR của GMO-Z.com RUNSYSTEM là rất cao. Ông Lê Đông, Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông tin - Tổng công ty Hàng hải cho biết: “Nhờ hệ thống lưu trữ số hóa tích hợp OCR, trong năm qua, chúng tôi đã số hóa và tiết kiệm được hơn một nửa không gian lưu trữ, tạo sự tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm rất nhiều thời gian làm việc”.

Ông Lê Đông đã chia sẻ về lợi ích của việc triển khai hệ thống lưu trữ và số hóa tài liệu tích hợp lõi OCR do GMO-Z.com RUNSYSTEM phát triển trên Bản tin VTV4 Cùng với tiến trình xây dựng chính phủ số, thực hiện quy trình chuyển đổi số quốc gia đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, việc số hóa tài liệu là vô cùng cần thiết, góp phần xây dựng hệ sinh thái tài liệu số, trong đó dữ liệu có thể kết nối và chia sẻ với nhau trên cơ sở: An toàn - Bảo mật - Xác thực. Dự án hợp tác giữa GMO-Z.com RUNSYSTEM và VIMC lần này được đánh giá là một dự án quan trọng, tạo tiền đề cho Chuyển đổi số trong lĩnh vực vận tải biển của Việt Nam. Không chỉ dừng lại ở việc xây dựng và phát triển hệ thống, dự án Hệ thống Lưu trữ và Số hóa dữ liệu nói trên được đánh giá là một trong những dự án tiêu biểu trong lĩnh vực Sản xuất và Xuất khẩu phần mềm của công ty trong năm 2021.