Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ - Đâu là lựa chọn tốt nhất?

Giữa thời công nghệ hiện đại, Phần Mềm Kế Toán Cho Doanh Nghiệp Nhỏ là trợ thủ đắc lực giúp các đơn vị quản lý tài chính nhẹ nhàng hơn. Không cần loay hoay với hàng loạt giấy tờ hay bảng excel rối mắt, chỉ cần vài thao tác, mọi dữ liệu đều được kiểm soát rõ ràng, minh bạch và tiết kiệm tối đa thời gian. Giờ đây, doanh nghiệp nhỏ có thể vận hành tinh gọn mà vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp, hiệu quả. 

Doanh nghiệp nhỏ cần phần mềm kế toán để làm gì? 

Chương trình kế toán cho doanh nghiệp nhỏ sẽ giúp tối ưu toàn bộ quy trình quản lý tài chính. Thay vì mất hàng giờ làm việc thủ công thì nay phần mềm tự động hóa gần như toàn bộ. Điều này giúp chủ doanh nghiệp tập trung vào hoạt động cốt lõi, phát triển thị trường. Song song với đó vẫn có thể nắm bắt tình hình tài chính theo thời gian thực, nhanh chóng ra quyết định đắn.

Thực tế phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ hỗ trợ các công việc như: 

• Tự động hóa trong việc ghi chép hóa đơn thu - chi, hạn chế lỗi sai do nhập liệu thủ công.
• Theo dõi chi tiết tồn kho - công nợ, cập nhật nhanh chóng theo từng giao dịch. 
• Xuất báo cáo tài chính đầy đủ và chính xác, làm việc với ngân hàng, đối tác, cơ quan thuế. 
• Công cụ quản lý các hóa đơn điện tử tiện lợi
• Tiết kiệm thời gian và chi phí khi thuê nhân sự kế toán, phù hợp doanh nghiệp đặc thù ít nhân lực. 
• Phân tích dữ liệu trực quan, hỗ trợ ra quyết định kịp thời. 

Sai lầm cần tránh khi chọn phần mềm kế toán 

Chọn phần mềm quá phức tạp so với nhu cầu 

Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng phần mềm càng nhiều tính năng thì càng tốt. Thực tế một hệ thống nặng nề, nhiều module không cần dùng sẽ khiến quá trình vận hành thêm rối rắm. Nhân sự phải mất thời gian học cách sử dụng, dễ mắc lỗi vì các thao tác không cần thiết. Như vậy, doanh nghiệp tốn nhiều chi phí mà không tận dụng được hết những giá trị thực sự của phần mềm. Các doanh nghiệp nhỏ chỉ cần một giải pháp gọn, dễ, đủ dùng, phù hợp với quy mô. Bên cạnh đó phần mềm có thể linh hoạt mở rộng trong tương lai. 

Quan tâm giá rẻ mà bỏ qua các tính năng, dịch vụ hỗ trợ 

Những yếu tố quan trọng mà doanh nghiệp vô tình bỏ qua như tính năng nghiệp vụ, độ ổn định, khả năng mở rộng và chất lượng hỗ trợ kỹ thuật. Mức giá rẻ có thể gặp lỗi xử lý chậm, giới hạn module, thiếu các báo cáo chuyên sâu. Phần mềm không đáp ứng được những nghiệp vụ đặc thù của doanh nghiệp. Điều này khiến cho đội ngũ kế toán phải tự xoay xở, làm tăng nguy cơ sai sót. Một số phần mềm kém chất lượng không có lộ trình nâng cấp rõ ràng. Nên khi có thay đổi về thuế, hóa đơn, báo cáo tài chính thì doanh nghiệp dẫn dễ bị gián đoạn. 

Không kiểm tra bảo mật và khả năng lưu trữ 

Với doanh nghiệp, dữ liệu tài chính là tài sản sống còn, chỉ cần rò rỉ ra ngoài hoặc mất ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh. Nếu phần mềm thiếu chuẩn mã hóa, không phân quyền người dùng chặt chẽ, không có nhật ký truy cập,... doanh nghiệp sẽ đứng trước nguy cơ mất dữ liệu. Việc bỏ qua khả năng lưu trữ và mở rộng có thể gây ra tình trạng đầy dữ liệu, tốc độ chậm. Những rủi ro này đều làm gián đoạn công việc, gây thất thoát thông tin và tốn phí khắc phục. 

Không dùng thử demo trước khi mua 

Thêm một sai lầm khi chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ là thiếu trải nghiệm thực tế. Doanh nghiệp không đánh giá được mức độ thân thiện của giao diện, tốc độ xử lý, quy trình nhập liệu, độ linh hoạt. Nhiều phần mềm nhìn qua rất đầy đủ nhưng khi sử dụng mới phát hiện những thiếu sót. 

So sánh phần mềm kế toán miễn phí và phần mềm kế toán trả phí 

Giới thiệu chung 

Phần mềm kế toán hiện nay có 2 nhóm phổ biến là miễn phí và trả phí. Với những hộ kinh doanh nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập chưa muốn tốn chi phí đầu tư thường ưu tiên phần mềm miễn phí. Nhưng bộ phần mềm kế toán miễn phí cho doanh nghiệp nhỏ sẽ có giới hạn tính năng, khả năng lưu trữ và dịch vụ hỗ trợ. Trong khi phần mềm trả phí có đầy đủ tính năng, cập nhật theo quy định thuế, bảo mật tốt, được hỗ trợ kỹ thuật. 

So sánh chi tiết 

Gợi ý phần mềm kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ 

Dịch vụ kế toán thuê ngoài BPO của GMO 

Dịch vụ kế toán thuê ngoài BPO của GMO-Z.com RUNSYSTEM mang đến giải pháp quản lý kế toán toàn diện cho doanh nghiệp với chi phí tối ưu và độ chính xác cao. GMO đảm nhận các nghiệp vụ kế toán từ ghi nhận chứng từ, hạch toán, lập báo cáo tài chính – thuế đến tuân thủ quy định pháp lý hiện hành. Từ đó giúp doanh nghiệp giảm áp lực nhân sự nội bộ, hạn chế rủi ro sai sót và tập trung nguồn lực cho hoạt động kinh doanh cốt lõi.

GMO-Z.com RUNSYSTEM đồng hành cung cấp nhiều chương trình kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và thay đổi phù hợp cho từng ngành nghề đặc thù. Cụ thể: 

• Phần mềm kế toán cho phòng khám nhỏ
• Phần mềm kế toán cho cửa hàng bán lẻ nhỏ
• Phần mềm kế toán cho tổ chức từ thiện nhỏ
• Phần mềm kế toán cho mô hình thuê bao và SaaS
• Phần mềm kế toán cho doanh nghiệp thuê bao
• Phần mềm kế toán cho startup SaaS giai đoạn đầu
• Phần mềm kế toán cho SaaS giai đoạn phát triển,...

MISA AMIS 

MISA AMIS là phần mềm kế toán được nhiều doanh nghiệp nhỏ lựa chọn nhờ giao diện thân thiện, dễ sử dụng và triển khai nhanh. Phần mềm hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ kế toán cơ bản như quản lý sổ sách, thu – chi, công nợ, hóa đơn điện tử, báo cáo tài chính và thuế theo đúng quy định hiện hành. Với khả năng làm việc online, tự động tổng hợp số liệu và kết nối hệ sinh thái quản trị AMIS, MISA AMIS giúp doanh nghiệp nhỏ tiết kiệm chi phí, giảm sai sót và quản lý tài chính hiệu quả ngay từ giai đoạn đầu.

Fast Accounting Online

Fast Accounting Online là phần mềm kế toán phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ nhờ khả năng vận hành trên nền tảng online, dễ triển khai và chi phí hợp lý. Phần mềm đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán cơ bản. Bao gồm: hạch toán chứng từ, quản lý thu – chi, công nợ, hàng tồn kho và lập báo cáo tài chính theo chuẩn kế toán Việt Nam. Với ưu điểm truy cập mọi lúc mọi nơi, dữ liệu được đồng bộ và bảo mật tốt. Fast Accounting Online giúp doanh nghiệp nhỏ quản lý tài chính linh hoạt, giảm phụ thuộc vào máy chủ nội bộ và tối ưu hiệu quả vận hành.

Những câu hỏi thường gặp 

Doanh nghiệp nhỏ ít chứng từ có cần dùng phần mềm kế toán không?

Trả lời: Có. Dù số lượng chứng từ ít, phần mềm kế toán vẫn giúp doanh nghiệp ghi nhận số liệu chính xác, hạn chế sai sót thủ công và dễ dàng tổng hợp báo cáo khi cần. Việc sử dụng phần mềm ngay từ đầu còn giúp doanh nghiệp hình thành quy trình kế toán bài bản, thuận tiện cho quyết toán thuế và mở rộng sau này.

Doanh nghiệp nhỏ có cần nhân sự kế toán khi đã dùng phần mềm không?

Trả lời: Phần mềm kế toán chỉ là công cụ hỗ trợ, không thể thay thế hoàn toàn vai trò của kế toán. Doanh nghiệp nhỏ vẫn cần người phụ trách để nhập liệu, kiểm soát số liệu và xử lý các vấn đề phát sinh về thuế, pháp lý. Tuy nhiên, nhờ phần mềm, doanh nghiệp có thể giảm khối lượng công việc và chỉ cần kế toán bán thời gian hoặc thuê ngoài.

Khi thay đổi chính sách thuế, phần mềm có được cập nhật kịp thời không?

Trả lời: Hầu hết các phần mềm kế toán uy tín đều được cập nhật thường xuyên theo quy định mới của cơ quan thuế. Điều này giúp doanh nghiệp nhỏ yên tâm tuân thủ đúng chính sách hiện hành, hạn chế rủi ro sai sót và tránh các khoản phạt không đáng có.

Kết luận

Như vậy việc lựa chọn đúng phần mềm kế toán cho doanh nghiệp nhỏ là tiền đề vững chắc để nâng cao hiệu quả vận hành. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm một phần mềm dễ dùng, đầy đủ tính năng và chi phí hợp lý, hãy liên hệ ngay GMO-Z.com RUNSYSTEM để được tư vấn và trải nghiệm bản demo!

THÔNG TIN LIÊN HỆ: 

Công ty TNHH GMO-Z.com RUNSYSTEM 

Địa chỉ: Tầng 6, Tòa nhà Ocean Park, số 1 Đào Duy Anh, Phường Phong Mai, Quận Đống Đa, TP Hà Nội 

Điện thoại: (84)-24-3772-4304

Email: [email protected]