Các loại hình dịch vụ nhập liệu: Phân loại chi tiết từ A-Z
Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng xử lý khối lượng dữ liệu lớn, việc hiểu rõ các loại hình dịch vụ nhập liệu là bước quan trọng để tối ưu chi phí, thời gian và độ chính xác. Tùy vào tính chất dữ liệu, mức độ bảo mật và quy mô vận hành, mỗi loại hình nhập liệu sẽ phù hợp với những nhu cầu khác nhau. Trong bài viết dưới đây, GMO-Z.com RUNSYSTEM sẽ giúp bạn phân biệt rõ từng loại và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.
Các loại hình nhập liệu phổ biến nhất hiện nay chia theo:
|
1. Phân loại nhập liệu dựa theo phương thức thực hiện
Về cơ bản, dịch vụ nhập liệu được triển khai theo hai hình thức chính là nhập liệu Online và nhập liệu Offline. Bên cạnh đó, nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn các mô hình kết hợp (hybrid) hoặc ứng dụng AI/OCR để tối ưu chi phí và hiệu suất.
1.1. Nhập liệu Online (Online Data Entry)
Nhập liệu online là hình thức nhân sự nhập dữ liệu trực tiếp vào hệ thống trực tuyến của doanh nghiệp thông qua internet. Dữ liệu được cập nhật ngay hoặc gần như ngay lập tức vào database, phần mềm quản lý, CRM, website, Google Sheet/Drive hoặc nền tảng cloud do khách hàng cung cấp.
Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Trường hợp áp dụng phổ biến
- Đăng tải và cập nhật sản phẩm trên các sàn thương mại điện tử.
- Nhập và quản lý dữ liệu khách hàng trong CRM.
- Xử lý form online, khảo sát trực tuyến, dữ liệu marketing.
- Doanh nghiệp bán lẻ, dịch vụ cần dữ liệu real-time.
1.2. Nhập liệu Offline (Offline Data Entry)
Nhập liệu offline là hình thức tiếp nhận dữ liệu đầu vào (tài liệu giấy, file scan, hình ảnh, PDF…) để xử lý trên hệ thống nội bộ hoặc máy tính cá nhân. Sau khi hoàn tất và kiểm tra, dữ liệu mới được bàn giao lại cho khách hàng thông qua email, Google Drive hoặc thiết bị lưu trữ.
Ưu điểm | Nhược điểm |
|
|
Ứng dụng phổ biến
- Chuyển đổi hồ sơ giấy, tài liệu scan sang Excel/Word.
- Nhập dữ liệu từ PDF quét, hình ảnh (kết hợp OCR và nhập tay).
- Xử lý chứng từ kế toán, bệnh án, hồ sơ pháp lý.
- Làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu cũ (data cleansing).
1.3. Các mô hình nhập liệu kết hợp (Hybrid & hiện đại)
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp không chọn thuần online hay offline mà áp dụng các mô hình linh hoạt hơn:
- Kết hợp Online - Offline: Xử lý dữ liệu offline trước, sau đó cập nhật trực tiếp lên hệ thống của khách hàng.
- Nhập liệu hỗ trợ AI/OCR: Sử dụng công nghệ nhận dạng để trích xuất phần lớn dữ liệu, nhân sự chỉ kiểm tra và nhập phần còn lại, giúp giảm 50-70% thời gian và chi phí.
- Remote Data Entry qua VPN: Nhân viên làm việc từ xa nhưng truy cập vào server riêng của doanh nghiệp, đảm bảo bảo mật tương đương offline.
Nên chọn Online hay Offline? Việc lựa chọn hình thức nhập liệu phụ thuộc vào mức độ nhạy cảm của dữ liệu, yêu cầu cập nhật real-time và khối lượng công việc.
|
2. Phân loại nhập liệu theo nguồn dữ liệu đầu vào
Nguồn dữ liệu đầu vào quyết định độ khó, công cụ hỗ trợ (như OCR, AI), thời gian xử lý và chi phí. Dịch vụ thường kết hợp nhập tay thủ công + công cụ tự động để đạt độ chính xác cao (thường yêu cầu 99%+).
STT | Loại hình dịch vụ | Nguồn dữ liệu đầu vào chính | Mô tả công việc chính | Độ khó & Công cụ hỗ trợ |
1 | Nhập liệu từ giấy tờ viết tay | Giấy tờ viết tay, biểu mẫu tay, sổ sách | Chuyển chữ viết tay → Excel/Word/ hệ thống (cần đọc hiểu chữ viết tay) | Cao (chữ xấu, mờ) → Nhập tay 100% |
2 | Nhập liệu từ hình ảnh / scan / ảnh chụp | Ảnh chụp, scan giấy tờ, ảnh sản phẩm | Trích xuất + nhập tay (OCR hỗ trợ 60-90%, còn lại sửa tay) | Trung bình → OCR + nhập tay |
3 | Nhập liệu từ file PDF (PDF searchable & scanned) | File PDF (text hoặc scan) | Chuyển PDF → Word/Excel có cấu trúc (OCR cho PDF scan, copy-paste cho PDF text) | Thấp đến trung bình → OCR/AI mạnh |
4 | Nhập liệu catalogue / sản phẩm TMĐT | Hình ảnh + mô tả sản phẩm (web, ảnh, file) | Nhập tên, mô tả, giá, thuộc tính, hình ảnh lên sàn TMĐT | Trung bình → Tool tự động + tay |
5 | Nhập liệu từ form khảo sát / phiếu điều tra | Phiếu giấy, Google Form, Excel thô | Tổng hợp, làm sạch, phân loại dữ liệu khảo sát | Thấp đến trung bình |
6 | Nhập liệu tài chính - kế toán / chứng từ | Hóa đơn, phiếu thu chi, bảng cân đối, sổ sách | Nhập chứng từ, công nợ, nhập kho, báo cáo tài chính | Cao (chính xác 100%, quy định pháp lý) |
7 | Nhập liệu y tế / bệnh án / hồ sơ sức khỏe | Bệnh án giấy, kết quả xét nghiệm, đơn thuốc | Nhập thông tin bệnh nhân, kết quả, lịch sử bệnh (bảo mật cao, HIPAA tương đương) | Rất cao → NDA nghiêm ngặt |
8 | Nhập liệu danh sách khách hàng / CRM | Excel cũ, file text, danh bạ, lead từ web | Cập nhật thông tin khách hàng, làm sạch trùng lặp, chuẩn hóa (tên, sđt, email…) | Trung bình → Tool cleaning + tay |
9 | Data Cleansing / Làm sạch dữ liệu | Database cũ, Excel hỗn tạp, nhiều nguồn | Loại trùng, sửa lỗi, chuẩn hóa định dạng, bổ sung thiếu | Trung bình đến cao |
10 | Nhập liệu từ nguồn chuyên ngành khác | Dữ liệu nghiên cứu, bảng khoa học, pháp lý | Nhập dữ liệu phức tạp, công thức, bảng biểu đặc thù | Cao → Yêu cầu kiến thức chuyên môn |
3. Phân loại nhập liệu theo mức độ chuyên môn & bảo mật
Cấp độ 1: Nhập liệu thông thường
(Mức độ chuyên môn thấp & Bảo mật cơ bản)
Đây là hình thức nhập liệu được sử dụng nhiều nhất hiện nay, phù hợp với các loại dữ liệu không nhạy cảm, mang tính công khai hoặc có cấu trúc đơn giản, không yêu cầu kiến thức chuyên ngành trong quá trình xử lý.
Đặc điểm
- Nhân sự thực hiện chủ yếu là lao động phổ thông văn phòng, thành thạo các công cụ như Excel, Word.
- Tốc độ xử lý nhanh, độ chính xác dao động khoảng 98-99%, đáp ứng tốt các yêu cầu nhập liệu cơ bản.
- Công việc thường được đảm nhiệm bởi freelancer hoặc các nhóm làm việc tại nhà, không cần tổ chức đội ngũ lớn.
Yêu cầu về bảo mật
- Áp dụng mức bảo mật tối thiểu, có thể kèm theo NDA đơn giản tùy dự án.
- Dữ liệu không được chia sẻ ra ngoài và cần được xóa sau khi hoàn thành.
- Không bắt buộc sử dụng server riêng, VPN hay các biện pháp mã hóa phức tạp.
Ứng dụng điển hình
- Nhập và cập nhật catalogue sản phẩm cho các sàn thương mại điện tử.
- Xử lý danh sách khách hàng ở mức cơ bản.
- Nhập liệu form khảo sát, dữ liệu bán lẻ trực tuyến, thông tin tổng hợp đơn giản.
Cấp độ 2: Nhập liệu chuyên ngành
(Mức độ chuyên môn trung bình & cao / Bảo mật tăng cường)
Loại hình này áp dụng cho các nhóm dữ liệu đòi hỏi kiến thức chuyên môn theo từng lĩnh vực cụ thể, cấu trúc phức tạp và yêu cầu chuẩn hóa dữ liệu với độ chính xác cao, không thể xử lý bằng nhân sự phổ thông.
Đặc điểm
- Nhân sự tham gia thường có 2-5 năm kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực liên quan (kế toán, bất động sản, pháp lý, bán hàng…).
- Thành thạo thuật ngữ chuyên ngành, hiểu rõ ngữ cảnh dữ liệu để nhập đúng và đồng nhất.
- Dữ liệu được đối chiếu, kiểm tra chéo nhiều vòng nhằm hạn chế tối đa sai sót trước khi bàn giao.
Yêu cầu về bảo mật
- Bắt buộc ký Thỏa thuận bảo mật thông tin (NDA - Non-Disclosure Agreement) với phạm vi và trách nhiệm rõ ràng.
- Làm việc thông qua mạng riêng ảo (VPN - Virtual Private Network) hoặc các nền tảng điện toán đám mây bảo mật, có phân quyền truy cập chi tiết.
- Tuân thủ đầy đủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, bao gồm quy định về báo cáo tiến độ, hạn chế lưu trữ dữ liệu trên máy cá nhân trong thời gian dài và xóa dữ liệu sau khi hoàn tất dự án.
Ứng dụng điển hình
- Nhập liệu chứng từ kế toán, công nợ phải thu - phải trả.
- Xử lý danh sách và hồ sơ bất động sản có nhiều trường thông tin.
- Nhập dữ liệu pháp lý, hợp đồng, hồ sơ doanh nghiệp.
- Chuẩn hóa và cập nhật lead chất lượng cao vào hệ thống CRM.
Cấp độ 3: Nhập liệu bảo mật cao / dữ liệu nhạy cảm
(Yêu cầu chuyên môn rất cao / Mức độ an toàn thông tin tối đa)
Hình thức này được áp dụng cho các tập dữ liệu có độ nhạy cảm cực cao, đòi hỏi độ chính xác gần như tuyệt đối (từ 99,9% trở lên) và phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành, bao gồm Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực từ năm 2026 cùng các tiêu chuẩn quốc tế về an toàn thông tin như ISO 27001 (hệ thống quản lý an ninh thông tin).
Đặc điểm
- Nhân sự tham gia được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ và an toàn thông tin, trải qua quy trình xác minh lý lịch và ký cam kết bảo mật cá nhân trước khi làm việc.
- Đội ngũ thường sở hữu chứng chỉ chuyên môn về an ninh - an toàn thông tin, đủ năng lực xử lý dữ liệu có rủi ro pháp lý cao.
- Quy trình nhập liệu được kiểm soát chặt chẽ ở từng bước, hạn chế tối đa yếu tố con người gây ra sai sót hoặc rò rỉ thông tin.
Yêu cầu về bảo mật
- Bắt buộc ký kết Thỏa thuận bảo mật thông tin NDA ở mức độ nghiêm ngặt, đi kèm hợp đồng bảo mật riêng quy định rõ trách nhiệm và chế tài vi phạm.
- Toàn bộ công việc được thực hiện trên máy chủ riêng hoặc thông qua mạng riêng nội bộ do doanh nghiệp hoặc nhà cung cấp quản lý.
- Dữ liệu được mã hóa toàn trình (end-to-end encryption - mã hóa từ điểm gửi đến điểm nhận), kèm theo nhật ký kiểm soát hoạt động (audit log - ghi nhận toàn bộ thao tác truy cập và xử lý).
- Tuyệt đối không lưu trữ dữ liệu trên máy cá nhân, và có quy trình báo cáo & xử lý sự cố ngay lập tức nếu phát hiện dấu hiệu vi phạm an toàn thông tin.
Ứng dụng điển hình
- Nhập liệu và xử lý bệnh án điện tử, kết quả xét nghiệm, hồ sơ bệnh nhân trong lĩnh vực y tế.
- Quản lý dữ liệu tài chính - ngân hàng, chứng từ kế toán đặc biệt nhạy cảm.
- Xử lý các tài liệu mật, dữ liệu nghiên cứu khoa học hoặc thông tin nội bộ có giá trị cao.
4. GMO-Z.com RUNSYSTEM đồng hành cùng doanh nghiệp trong mọi nhu cầu nhập liệu
GMO-Z.com RUNSYSTEM là doanh nghiệp công nghệ thuộc Tập đoàn GMO Internet Nhật Bản (tập đoàn Internet hàng đầu tại Nhật). Thành lập năm 2005 và gia nhập GMO từ năm 2011, công ty hiện có hơn 1.000 kỹ sư, hoạt động chuyên sâu trong gia công phần mềm, chuyển đổi số và xử lý dữ liệu. Với hơn 20 năm kinh nghiệm, GMO-Z.com RUNSYSTEM cung cấp giải pháp cho doanh nghiệp Việt Nam, Nhật Bản và quốc tế, đặc biệt phù hợp với các dự án yêu cầu độ chính xác cao, quy mô lớn và bảo mật nghiêm ngặt.
Công ty tập trung phát triển nhập liệu tự động hóa, kết hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và nhận dạng ký tự quang học (OCR), thay vì chỉ nhập liệu thủ công truyền thống. Cách tiếp cận này giúp giảm chi phí, tăng tốc độ xử lý, nâng cao độ chính xác và đáp ứng các yêu cầu bảo mật ngày càng khắt khe.
Các giải pháp nhập liệu tiêu biểu
- SmartOCR (OCR Studio): Công cụ OCR ứng dụng AI, cho phép trích xuất dữ liệu tự động từ hình ảnh, file scan, PDF, hóa đơn và tài liệu viết tay. Giải pháp giúp giảm 80-90% khối lượng nhập tay, duy trì độ chính xác cao và đã được triển khai tại nhiều ngân hàng.
- Nhập liệu tự động hóa & Thuê ngoài: Kết hợp AI và đội ngũ chuyên gia để xử lý dữ liệu quy mô lớn từ nhiều nguồn như giấy tờ, file scan, email, website và hệ thống nội bộ. Phù hợp với chứng từ kế toán, hồ sơ tài chính - y tế, dữ liệu khách hàng CRM, catalogue và khảo sát.
- Gia công quy trình kinh doanh - BPO (Business Process Outsourcing): Bao gồm nhập liệu, làm sạch dữ liệu, chuẩn hóa và quản lý dữ liệu, hỗ trợ các hoạt động back-office như xử lý thanh toán và quản lý thông tin khách hàng.
- Tích hợp hệ sinh thái công nghệ: Dễ dàng kết nối với SmartKYC, RPA (tự động hóa bằng robot phần mềm), giúp quy trình nhập liệu vận hành liền mạch và theo thời gian thực.
Lợi thế khi lựa chọn GMO-Z.com RUNSYSTEM
- Bảo mật cao: Tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế như ISO 27001. Dữ liệu được xử lý trên hạ tầng riêng hoặc VPN, mã hóa toàn diện, ghi nhận audit log và ký NDA chặt chẽ, phù hợp với dữ liệu nhạy cảm cấp độ 2-3.
- Năng lực chuyên môn vững: Đội ngũ kỹ sư giàu kinh nghiệm trong Java, .NET, AI, OCR, đã triển khai nhiều dự án cho ngân hàng, bảo hiểm, sản xuất và thương mại điện tử; nhiều năm liền nằm trong Top 10 Doanh nghiệp Công nghệ số xuất sắc Việt Nam.
- Linh hoạt, tối ưu chi phí: Mô hình triển khai linh hoạt (online, offline, hybrid AI + nhập tay), dễ tùy chỉnh theo khối lượng và mức độ bảo mật. Chi phí cạnh tranh nhờ nguồn lực Việt Nam kết hợp tiêu chuẩn quản trị Nhật Bản.
- Đồng hành trọn vòng đời dự án: Hỗ trợ từ tư vấn, triển khai đến vận hành, giám sát và bảo trì hệ thống.
5. Giải đáp các câu hỏi thường gặp
Câu hỏi 1: Nên chọn nhập liệu thủ công, tự động hay mô hình kết hợp?
- Nhập liệu thủ công: Phù hợp với dữ liệu phức tạp, chữ viết tay khó đọc hoặc thông tin nhạy cảm. Ưu điểm là độ chính xác rất cao (trên 99%), nhưng thời gian xử lý và chi phí thường lớn hơn.
- Nhập liệu tự động (OCR/AI): Tốc độ nhanh, chi phí thấp, có thể rút ngắn 70-90% thời gian xử lý so với nhập tay. Giải pháp này hiệu quả nhất với tài liệu scan hoặc PDF rõ nét. Ví dụ, SmartOCR của GMO-Z.com RUNSYSTEM đạt độ chính xác khoảng 97% và đã được triển khai tại các ngân hàng như Shinhan và Cathay.
- Mô hình kết hợp (Hybrid): Là lựa chọn phổ biến nhất từ năm 2026: AI đảm nhiệm khâu trích xuất dữ liệu (khoảng 80-90%), con người kiểm tra và hiệu chỉnh. Cách làm này giúp cân bằng tốt giữa tốc độ, chi phí và chất lượng dữ liệu.
Câu hỏi 2: Độ chính xác của dịch vụ nhập liệu thường ở mức nào? Làm sao để kiểm soát?
- Mức phổ biến: khoảng 98-99,9% với dịch vụ cấp độ 1-2; riêng dữ liệu nhạy cảm cấp độ 3 thường yêu cầu từ 99,9% trở lên.
- Độ chính xác được đảm bảo thông qua các biện pháp như: nhập liệu đối chiếu nhiều vòng, Double Entry (hai người nhập độc lập để so sánh), công cụ kiểm tra tự động và chính sách sửa lỗi miễn phí.
- Với AI/OCR, độ chính xác cao nhất khi xử lý tài liệu in rõ; các phần chữ mờ hoặc chữ tay vẫn cần nhân sự rà soát.
Câu hỏi 3: Chi phí dịch vụ nhập liệu được tính như thế nào?
Theo khảo sát nội bộ, chi phí dịch vụ nhập liệu được tính như sau:
- Cấp độ 1 (thông thường): khoảng 5.000 - 12.000 đồng/trang hoặc 50.000 - 100.000 đồng/giờ (freelancer thường rẻ hơn).
- Cấp độ 2 (chuyên ngành): khoảng 12.000 - 30.000 đồng/trang.
- Cấp độ 3 (bảo mật cao): từ 25.000 - 60.000 đồng/trang trở lên.
Chi phí có thể tính theo trang A4 (250-300 từ), theo dòng dữ liệu (record), theo giờ hoặc theo gói khối lượng lớn. Các công ty lớn như GMO-Z.com RUNSYSTEM thường báo giá tùy chỉnh sau khi demo hoặc đánh giá mẫu miễn phí.
Câu hỏi 4: Thời gian hoàn thành một dự án nhập liệu là bao lâu?
Thời gian phụ thuộc vào khối lượng và hình thức triển khai:
- Dự án nhỏ (vài trăm trang): khoảng 1-3 ngày.
- Dự án lớn (hàng nghìn đến hàng trăm nghìn trang): từ 1-4 tuần.
- Nhập liệu real-time: xử lý liên tục theo ngày.
Các công ty chuyên nghiệp thường cam kết rõ deadline và có điều khoản xử lý nếu trễ tiến độ.
Việc nắm rõ các loại hình dịch vụ nhập liệu giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp, tối ưu chi phí, tốc độ, độ chính xác và yêu cầu bảo mật. Khi dữ liệu ngày càng phức tạp và chịu sự quản lý chặt chẽ của pháp luật, vai trò của đối tác có kinh nghiệm và nền tảng công nghệ vững chắc càng trở nên quan trọng.
Với năng lực triển khai đa dạng từ nhập liệu thủ công đến AI/OCR, GMO-Z.com RUNSYSTEM sẵn sàng tư vấn và đề xuất giải pháp nhập liệu hiệu quả, an toàn và phù hợp với từng nhu cầu thực tế. Liên hệ GMO-Z.com RUNSYSTEM để được tư vấn chi tiết.
