Chi phí thuê ngoài nhập liệu là bao nhiêu? Bảng giá tham khảo 2026

Chi phí thuê ngoài nhập liệu là mối quan tâm hàng đầu của nhiều doanh nghiệp khi khối lượng dữ liệu ngày càng tăng, trong khi nguồn lực nội bộ có hạn. Vậy năm 2026, doanh nghiệp cần bao nhiêu ngân sách để thuê dịch vụ nhập liệu? Trong bài viết dưới đây, GMO-Z.com RUNSYSTEM sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan, kèm bảng giá tham khảo và các yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí thực tế.

1. Các mô hình báo giá dịch vụ nhập liệu phổ biến

Dưới đây là 5 mô hình báo giá phổ biến nhất, được áp dụng rộng rãi trong các công ty outsourcing, đội freelance và đơn vị cung cấp dịch vụ nhập liệu chuyên nghiệp.

1.1. Báo giá theo số lượng bản ghi / dòng / trường thông tin

(Mô hình phổ biến nhất hiện nay)

Cách tính: Tính tiền theo từng đơn vị dữ liệu, có thể là:

• 1 bản ghi
• 1 dòng
• hoặc 1 trường thông tin (ví dụ: tên, số điện thoại, email…)

Mức giá tham khảo thị trường 2025-2026:

• Nhập hóa đơn, phiếu thu & chi đơn giản: 400 - 1.200 đồng / bản ghi
• Nhập danh sách khách hàng, hồ sơ nhân sự cơ bản: 600 - 1.800 đồng / bản ghi
• Dữ liệu phức tạp (bảng biểu, chữ viết tay, cần đối chiếu nhiều nguồn): 1.500 - 4.500 đồng / bản ghi

Ưu điểm:

• Dễ tính, dễ kiểm tra
• Minh bạch chi phí

Phù hợp với:

• Doanh nghiệp có khối lượng dữ liệu lớn
• Dữ liệu đồng nhất, lặp lại theo mẫu

1.2. Báo giá theo số trang A4

(Phổ biến với tài liệu scan hoặc hình ảnh)

Cách tính: Tính theo số trang A4, thường quy đổi khoảng 300-400 từ/trang

Mức giá tham khảo:

• File scan rõ nét, dễ đọc: 12.000 - 25.000 đồng / trang
• Ảnh chụp, chữ viết tay mức trung bình: 25.000 - 45.000 đồng / trang
• Tài liệu y khoa, pháp lý, chữ viết tay khó đọc: 50.000 - 120.000 đồng / trang

Phù hợp với:

• Nhập sách, tài liệu lưu trữ
• Hồ sơ bệnh án
• Giấy tờ hành chính, hợp đồng giấy

1.3. Báo giá theo số ký tự hoặc số từ

(Ít phổ biến nhưng rất chính xác)

Cách tính:

• Theo 1.000 ký tự (bao gồm cả dấu cách)
• Hoặc 1.000 từ

Mức giá phổ biến: 8.000 - 35.000 đồng / 1.000 ký tự, tùy độ khó của nội dung

Thường áp dụng khi:

• Doanh nghiệp cần độ chính xác tuyệt đối
• Dữ liệu có cả tiếng Việt và tiếng Anh xen kẽ

1.4. Báo giá trọn gói theo dự án hoặc theo tháng

(Dự án / hợp đồng dài hạn)

Cách tính: Báo giá cố định cho toàn bộ dự án hoặc theo hợp đồng tháng/năm

Ví dụ thực tế:

• Nhập khoảng 50.000 bản ghi mỗi tháng: 18 - 35 triệu đồng / tháng
• Xử lý dữ liệu định kỳ cho siêu thị, sàn thương mại điện tử: 25 - 80 triệu đồng / tháng

Đặc điểm nổi bật:

• Thường được giảm 10-25% so với tính lẻ
• Có cam kết chất lượng (SLA - thỏa thuận mức dịch vụ), độ chính xác thường đạt 99,5-99,9%

Phù hợp với:

• Doanh nghiệp lớn
• Nhu cầu nhập liệu liên tục, ổn định, lâu dài

1.5. Báo giá theo giờ làm việc

(Ít gặp nhưng vẫn được áp dụng)

Mức giá tham khảo: 80.000 - 180.000 đồng / giờ, tùy kinh nghiệm và độ phức tạp

Thường áp dụng khi:

• Khó xác định trước khối lượng công việc
• Dữ liệu phức tạp, cần vừa nhập vừa phân tích, xử lý logic

Bảng so sánh nhanh các mô hình báo giá nhập liệu (tham khảo Việt Nam 2026)

2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí thuê ngoài nhập liệu

2.1. Mức độ phức tạp của dữ liệu

Đây là yếu tố ảnh hưởng lớn nhất đến chi phí nhập liệu, có thể khiến giá tăng gấp 2-5 lần so với dữ liệu đơn giản.

• Dữ liệu rõ ràng, có cấu trúc sẵn (file Excel/Word, dữ liệu đánh máy chuẩn, không cần đối chiếu)  → Chi phí thấp nhất, khoảng 400-1.500 đồng / bản ghi hoặc 10.000-20.000 đồng / trang A4.
• Dữ liệu phức tạp (file scan mờ, ảnh chụp kém chất lượng, chữ viết tay, bảng biểu nhiều cột, dữ liệu đa ngôn ngữ như tiếng Việt - Anh - Trung - Pháp)  → Chi phí tăng 100-300%, do:
  • Mất nhiều thời gian xử lý hơn
  • Cần nhân sự có kinh nghiệm
  • Phải kiểm tra thủ công nhiều bước
• Dữ liệu đặc thù theo ngành (hóa đơn thuế, hồ sơ y khoa, tài liệu pháp lý, chữ ký tay, nội dung cần hiểu ngữ cảnh chuyên môn) → Giá cao hơn 50-150%, có thể lên đến 50.000-120.000 đồng / trang, do rủi ro sai sót cao và yêu cầu kiến thức chuyên sâu.

Xu hướng 2026: Việc ứng dụng OCR/AI (công nghệ nhận dạng ký tự quang học và trí tuệ nhân tạo) giúp giảm 30-70% chi phí với tài liệu in sẵn. Tuy nhiên, con người vẫn cần kiểm tra cuối cùng, đặc biệt với dữ liệu phức tạp.

Lời khuyên: Luôn gửi mẫu dữ liệu (sample) để nhà cung cấp xử lý thử. Đây là cách chính xác nhất để ước lượng chi phí thực tế.

2.2. Khối lượng công việc

Khối lượng càng lớn, giá trên mỗi đơn vị dữ liệu càng rẻ nhờ được hưởng ưu đãi theo số lượng.

• Khối lượng nhỏ, lẻ (dưới 5.000 bản ghi hoặc dưới 500 trang) → Giá cao hơn, thường không có ưu đãi.
• Khối lượng trung bình (5.000 - 50.000 bản ghi): → Giảm 10-25% so với tính lẻ.
• Khối lượng lớn (trên 50.000 đến hàng triệu bản ghi mỗi tháng): → Giảm mạnh 20-40%, thậm chí 50% nếu ký hợp đồng dài hạn.
• Hợp đồng định kỳ theo tháng → Thường áp dụng giá cố định (retainer - phí duy trì hàng tháng) từ 15-80 triệu đồng/tháng, ổn định và tiết kiệm hơn so với tính từng phần.

2.3. Yêu cầu về độ chính xác và kiểm soát chất lượng

Sau độ phức tạp dữ liệu, độ chính xác là yếu tố “đội giá” mạnh thứ hai.

• Độ chính xác cơ bản (98-99%) → Giá tiêu chuẩn, không cần kiểm tra bổ sung.
• Độ chính xác cao (99,5-99,9%) → Chi phí tăng 20-60%, do áp dụng:
  • Nhập liệu hai lần (double entry - nhập song song để đối chiếu)
  • So sánh chéo
  • Kiểm tra bởi 2-3 người
• Độ chính xác gần tuyệt đối (>99,95%) (thường áp dụng cho dữ liệu y tế, tài chính, pháp lý): → Chi phí tăng 50-100%, vì cần:
  • Công cụ chuyên dụng
  • Nhân sự cấp cao (senior)

Chi phí phát sinh do quy trình kiểm soát chất lượng bao gồm đào tạo, kiểm tra ngẫu nhiên, báo cáo lỗi,... tất cả đều làm tăng chi phí vận hành.

Xu hướng 2026: Kết hợp AI + kiểm soát bởi con người giúp duy trì độ chính xác cao mà không làm chi phí tăng quá đột biến.

Mẹo tiết kiệm: Chỉ yêu cầu độ chính xác đúng với mục đích sử dụng, tránh đặt yêu cầu quá cao không cần thiết.

2.4. Thời gian hoàn thành

Deadline càng gấp, chi phí càng tăng.

• Thời gian tiêu chuẩn (5-15 ngày, tùy khối lượng) → Giá cơ bản.
• Thời gian nhanh (2-5 ngày) → Phụ phí gấp +30-70%.
• Rất gấp (dưới 48 giờ hoặc làm xuyên đêm) → Phụ phí +50-100%, thậm chí gấp đôi giá.

Cần phải tính phí gấp, vì cần

• Ưu tiên nhân sự
• Làm thêm giờ, ca đêm
• Phân bổ nguồn lực riêng cho dự án

Lợi thế của Việt Nam: Nhiều đơn vị tận dụng chênh lệch múi giờ để xử lý ban đêm cho khách châu Âu, Mỹ, giúp giao nhanh mà chi phí vẫn cạnh tranh.

Với hợp đồng dài hạn: Thường có SLA - thỏa thuận mức dịch vụ, cam kết thời gian xử lý và hạn chế tối đa phí gấp.

Lời khuyên: Lập kế hoạch sớm. Chỉ cần linh hoạt deadline, doanh nghiệp có thể tiết kiệm 20-40% chi phí.

3. Làm thế nào để nhận báo giá chi phí thuê ngoài nhập liệu chính xác

3.1. Cung cấp thông tin dự án rõ ràng

Đây là bước quan trọng nhất để nhận được báo giá chính xác. Phần lớn đơn vị cung cấp dịch vụ nhập liệu (công ty BPO - thuê ngoài quy trình kinh doanh, hoặc freelancer) chỉ có thể ước lượng tương đối nếu thông tin đầu vào chưa đầy đủ.

Thực tế cho thấy, thiếu chi tiết ban đầu thường dẫn đến báo giá thấp, nhưng khi triển khai sẽ phát sinh thêm nhiều hạng mục, khiến chi phí tăng mạnh so với dự kiến.

Những thông tin nên cung cấp đầy đủ ngay từ đầu

• Loại dữ liệu: Ví dụ như hóa đơn GTGT scan, danh sách khách hàng file Excel, hồ sơ y khoa chữ viết tay, tài liệu pháp lý, phiếu khảo sát, dữ liệu song ngữ (tiếng Việt - tiếng Anh)…
• Nguồn dữ liệu: File scan PDF rõ nét hay mờ, ảnh chụp từ điện thoại, chữ viết tay, file đánh máy sẵn, hay nhiều nguồn cần đối chiếu chéo.
• Khối lượng ước tính: Số bản ghi/dòng/trường, số trang A4 hoặc số ký tự/từ.
• Mức độ phức tạp: Có bảng biểu nhiều cột không? Có cần trích xuất trường thông tin cụ thể (tên, số hóa đơn, tổng tiền, mã số thuế…)? Có đa ngôn ngữ? Có chữ ký tay hoặc con dấu?
• Yêu cầu về độ chính xác: 98%, 99% hay 99,5-99,9%. Độ chính xác càng cao thì càng cần nhiều lớp kiểm tra, chi phí thường tăng thêm 20-60%.
• Thời gian hoàn thành mong muốn: Thời gian tiêu chuẩn (7-15 ngày) hay gấp (dưới 48-72 giờ)? Có cần chia dự án thành nhiều giai đoạn không?
• Yêu cầu bảo mật dữ liệu: Nếu là dữ liệu nhạy cảm (y tế, tài chính, nhân sự), cần nêu rõ yêu cầu ký thỏa thuận bảo mật (NDA) hoặc tiêu chuẩn ISO 27001.
• Công cụ hỗ trợ sẵn có: Doanh nghiệp đã có công cụ nhận dạng ký tự (OCR) hoặc trí tuệ nhân tạo (AI) hay cần nhập hoàn toàn thủ công?
• Dữ liệu mẫu (sample): Gửi 5-10 bản ghi hoặc vài trang tài liệu để nhà cung cấp xử lý thử. Đây là cách giúp báo giá sát thực tế tới 95-98%.

Gợi ý thực tế

Nên chuẩn bị sẵn mẫu form yêu cầu báo giá (qua Google Form hoặc email mẫu) liệt kê các thông tin trên. Nhiều công ty BPO tại Việt Nam cũng đã có form tiêu chuẩn trên website.

Dữ liệu mẫu có thể gửi qua Google Drive hoặc WeTransfer, và ẩn bớt thông tin nhạy cảm nếu cần. Khi có sample, mức báo giá thường chính xác hơn 30-50% so với việc mô tả bằng chữ.

3.2. Yêu cầu báo giá minh bạch, chi tiết

Sau khi đã cung cấp đầy đủ thông tin, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp gửi báo giá theo cấu trúc rõ ràng, để dễ so sánh và tránh phát sinh “chi phí ẩn”.

Một báo giá nên bao gồm các nội dung sau

• Đơn giá chi tiết: Tính theo bản ghi, dòng, trang hoặc ký tự.
• Phân loại giá theo độ khó: Tách rõ dữ liệu đơn giản, trung bình và phức tạp (nếu áp dụng).
• Ưu đãi theo khối lượng: Giảm giá nếu vượt mốc nhất định, ví dụ giảm 20% khi trên 50.000 bản ghi.
• Các khoản phí bổ sung: Phí kiểm soát chất lượng (khi yêu cầu độ chính xác cao), phí làm gấp, phí bảo mật/ISO, phí xử lý mẫu test.
• Cách tính khối lượng: Xác nhận rõ cách đếm: có tính dấu cách không? Một trang A4 quy đổi bao nhiêu từ (thường 300-400 từ)?
• Thời hạn hiệu lực của báo giá: Thường từ 7-30 ngày để tránh biến động chi phí nhân công hoặc lạm phát.
• Cam kết chất lượng và thời gian: Quy trình kiểm soát chất lượng, cam kết độ chính xác, thời gian giao hàng, chính sách sửa lỗi (miễn phí bao nhiêu lần).
• Điều khoản thanh toán: Trả trước bao nhiêu %, thanh toán theo từng giai đoạn hay thông qua trung gian giữ tiền (escrow - bên thứ ba giữ tiền, thường dùng khi thuê freelancer).
• Hợp đồng mẫu: Với dự án lớn, nên yêu cầu bản dự thảo hợp đồng để kiểm tra điều khoản bảo mật và trách nhiệm khi vi phạm.

Tóm lại

Muốn nhận báo giá sát thực tế, doanh nghiệp cần cung cấp thông tin chi tiết kèm dữ liệu mẫu ngay từ đầu, đồng thời yêu cầu báo giá minh bạch, tách rõ từng hạng mục.

Cách làm này giúp tránh chênh lệch chi phí 20-100% so với báo giá ban đầu, đồng thời tạo nền tảng tin cậy khi làm việc lâu dài với nhà cung cấp.

4. GMO-Z.com RUNSYSTEM: Tối ưu chi phí thuê ngoài nhập liệu bằng công nghệ AI và OCR

GMO-Z.com RUNSYSTEM là công ty công nghệ thành lập năm 2005, thuộc Tập đoàn GMO Internet (Nhật Bản), hoạt động mạnh trong lĩnh vực IT outsourcing và BPO tại Việt Nam. Với hơn 1.000 nhân sự và hệ thống chi nhánh tại TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, doanh nghiệp này tập trung cung cấp các giải pháp xử lý dữ liệu, nhập liệu và số hóa hồ sơ cho khách hàng trong và ngoài nước.

Điểm khác biệt của GMO-Z.com RUNSYSTEM nằm ở việc tích hợp AI và OCR vào quy trình thuê ngoài nhập liệu, nhằm giảm chi phí vận hành, tăng độ chính xác và rút ngắn thời gian xử lý so với mô hình nhập liệu truyền thống.

(1) OCR Studio - Số hóa và nhập liệu tự động quy mô lớn: OCR Studio là nền tảng số hóa tài liệu cốt lõi, ứng dụng OCR kết hợp AI để trích xuất dữ liệu từ giấy tờ scan như CMND/CCCD, hóa đơn, hồ sơ bảo hiểm, chứng từ hành chính.

• Độ chính xác: Lên tới ~99% với dữ liệu in rõ; hỗ trợ nhận diện bảng biểu, chữ viết tay và đa ngôn ngữ (Việt - Anh - Nhật).
• Tối ưu chi phí: Tự động hóa khoảng 70-80% khối lượng nhập liệu, giúp giảm 50-70% chi phí thuê ngoài nhập liệu so với phương pháp thủ công.
• Hiệu quả vận hành: Thời gian xử lý rút ngắn từ hàng giờ xuống còn vài phút cho mỗi batch dữ liệu lớn.

Mô hình này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp cần xử lý khối lượng dữ liệu lớn, lặp lại, nhưng không muốn mở rộng đội ngũ nhập liệu nội bộ.

(2) SmartOCR & RunAI - Trợ lý AI cho quy trình nhập liệu: Bên cạnh OCR Studio, GMO-Z.com RUNSYSTEM triển khai SmartOCR và RunAI để hỗ trợ các nghiệp vụ nhập liệu phức tạp hơn:

• SmartOCR: Tập trung vào tài liệu pháp lý, tài chính; tự động đẩy dữ liệu vào hệ thống CRM/ERP.
• RunAI: Trợ lý AI hỗ trợ kiểm tra, đối soát và tự động hóa quy trình back-office.

(3) Mô hình thuê ngoài nhập liệu kết hợp AI/OCR: GMO-Z.com RUNSYSTEM cung cấp nhiều hình thức thuê ngoài linh hoạt: theo giờ, theo dự án hoặc hợp đồng dài hạn (retainer). Việc tích hợp AI/OCR giúp giảm chi phí đơn vị rõ rệt:

• Nhập liệu thủ công: khoảng 1.500 - 4.500 VNĐ/bản ghi
• Nhập liệu có AI/OCR: khoảng 400 - 1.500 VNĐ/bản ghi (tùy mức độ tự động hóa)

Nhờ đó, tổng chi phí thuê ngoài nhập liệu có thể tiết kiệm từ 40-70%, đồng thời giảm áp lực quản lý nhân sự, đào tạo và hạ tầng CNTT.

Theo xu hướng 2026, việc kết hợp thêm RPA (Robotic Process Automation) được kỳ vọng sẽ tiếp tục tối ưu quy trình, giúp doanh nghiệp giảm thêm 20-30% chi phí trong các dự án nhập liệu quy mô lớn.

5. Giải đáp các câu hỏi thường gặp 

Câu hỏi 1: Vì sao chi phí giữa các đơn vị nhập liệu lại chênh lệch lớn?

Sự khác biệt về giá thường đến từ nhiều yếu tố:

• Mức độ phức tạp của dữ liệu: chữ viết tay, hình mờ, đa ngôn ngữ có thể khiến chi phí tăng 100-400%.
• Yêu cầu độ chính xác: mức 99,9% cần kiểm soát chất lượng nhiều lớp, chi phí có thể tăng 20-100%.
• Khối lượng và thời gian xử lý: dự án lớn, dài hạn thường được giảm 20-40%, trong khi yêu cầu gấp có thể cộng thêm 30-100%.
• Loại nhà cung cấp: công ty lớn, uy tín giá cao hơn nhưng ổn định; freelancer rẻ hơn 30-60% nhưng rủi ro cao.
• Yêu cầu bảo mật: dữ liệu y tế, tài chính cần ký cam kết bảo mật và tiêu chuẩn ISO, khiến chi phí tăng thêm 30-80%.

Mẹo thực tế: Luôn yêu cầu làm thử trên dữ liệu mẫu để tránh tình trạng báo giá ban đầu thấp nhưng phát sinh mạnh khi triển khai.

Câu hỏi 2: Làm thế nào để nhận báo giá chính xác và tránh chi phí phát sinh?

Để hạn chế “chi phí ẩn”, doanh nghiệp nên:

• Cung cấp thông tin rõ ràng ngay từ đầu: loại dữ liệu, nguồn (scan, chữ tay…), khối lượng ước tính, độ chính xác mong muốn, thời hạn, yêu cầu bảo mật; kèm theo file mẫu từ 5-20 bản ghi/trang.
• Yêu cầu báo giá chi tiết: đơn giá, phân loại độ khó, ưu đãi theo khối lượng, phí kiểm soát chất lượng, phí gấp, cam kết SLA (cam kết độ chính xác và thời gian).
• So sánh ít nhất 2-3 đơn vị và yêu cầu chạy thử 100-500 bản ghi để đánh giá chất lượng thực tế.

Nếu không có dữ liệu mẫu, báo giá thường chỉ mang tính ước lượng và có thể sai lệch 30-50%.

Câu hỏi 3: Thuê ngoài nhập liệu có tiết kiệm hơn làm nội bộ không?

Trong đa số trường hợp, câu trả lời là có, đặc biệt khi khối lượng lớn hoặc công việc không liên tục:

• Doanh nghiệp có thể tiết kiệm 40-70% chi phí so với tuyển nhân sự toàn thời gian (lương, bảo hiểm, văn phòng, đào tạo).
• Không mất công quản lý nhân sự, trang thiết bị hay phần mềm.
• Linh hoạt tăng/giảm quy mô theo mùa vụ hoặc dự án.
• Nhờ kết hợp AI và con người, chi phí ngày càng được tối ưu - xu hướng rõ nét từ năm 2026.

Tuy nhiên, với khối lượng rất nhỏ hoặc dữ liệu cực kỳ nhạy cảm, xử lý nội bộ đôi khi vẫn phù hợp hơn.

Câu hỏi 4: Độ chính xác bao nhiêu là hợp lý? Có được cam kết không?

Tùy mục đích sử dụng, doanh nghiệp có thể chọn:

• 98-99%: mức cơ bản, chi phí thấp.
• 99,5-99,9%: mức phổ biến cho hoạt động kinh doanh, chi phí tăng 20-60%.
• Trên 99,95%: áp dụng cho y tế, tài chính, pháp lý; cần kiểm soát chất lượng nhiều lớp và kiểm toán dữ liệu.

Các đơn vị uy tín thường cam kết SLA (thỏa thuận mức dịch vụ): nếu tỷ lệ lỗi vượt ngưỡng, sẽ sửa miễn phí hoặc điều chỉnh chi phí. Việc kết hợp AI và kiểm tra thủ công giúp đạt độ chính xác cao dễ dàng hơn.

Câu hỏi 5: Có nên dùng AI/OCR để giảm chi phí nhập liệu không?

Nên, và đây là xu hướng chủ đạo năm 2026:

• Với dữ liệu in rõ nét, OCR trích xuất tự động, con người chỉ cần kiểm tra lại → giảm 50-80% chi phí.
• Với chữ viết tay hoặc dữ liệu mờ, AI hỗ trợ nhưng vẫn cần nhiều thao tác thủ công → tiết kiệm 30-50%.
• Lợi ích lớn nhất là tốc độ nhanh, độ chính xác cao và giá thành cạnh tranh.

Nhiều công ty BPO tại Việt Nam đã ứng dụng các công cụ như Google Vision, ABBYY hoặc hệ thống OCR tự phát triển.

Lời kết

Nhìn chung, chi phí thuê ngoài nhập liệu trong năm 2026 phụ thuộc vào nhiều yếu tố như khối lượng dữ liệu, độ phức tạp, yêu cầu chính xác và mức độ ứng dụng công nghệ. Doanh nghiệp càng hiểu rõ nhu cầu thực tế, việc lựa chọn mô hình thuê ngoài phù hợp càng giúp tối ưu ngân sách và hạn chế rủi ro phát sinh trong quá trình vận hành.

Trong bối cảnh AI và OCR ngày càng được ứng dụng sâu vào nhập liệu, việc tham khảo giải pháp từ các đơn vị có kinh nghiệm triển khai thực tế như GMO-Z.com RUNSYSTEM có thể giúp doanh nghiệp đánh giá đúng chi phí, hiệu quả và lộ trình tối ưu phù hợp. Doanh nghiệp có thể liên hệ GMO-Z.com RUNSYSTEM để trao đổi, nhận tư vấn và báo giá dựa trên chính dữ liệu thực tế của mình.