Dịch vụ Nhập liệu Bảo hiểm cho Đại lý & Công ty Bảo hiểm

Nhập liệu dữ liệu bảo hiểm là yếu tố then chốt giúp đại lý và công ty bảo hiểm Nhật Bản xử lý hợp đồng, hồ sơ bồi thường và biểu mẫu ACORD nhanh chóng, chính xác. Dịch vụ chuyên nghiệp không chỉ giảm tải công việc thủ công mà còn hỗ trợ chuyển đổi số và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Trong bài viết này, hãy cùng GMO-Z.com RUNSYSTEM khám phá lợi ích và cách triển khai giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp.

1. Lợi ích khi sử dụng dịch vụ nhập liệu dữ liệu bảo hiểm chuyên nghiệp

Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi doanh nghiệp Nhật hợp tác với đơn vị cung cấp dịch vụ nhập liệu chuyên nghiệp tại Việt Nam:

1.1. Độ chính xác cao, giảm thiểu sai sót nghiêm trọng

Nhập liệu dữ liệu bảo hiểm đòi hỏi mức độ chính xác gần như tuyệt đối vì bất kỳ sai sót nhỏ nào cũng có thể dẫn đến từ chối bồi thường, tranh chấp hợp đồng hoặc bị xử phạt theo Luật Kinh doanh bảo hiểm sửa đổi. Dịch vụ chuyên nghiệp kết hợp công nghệ Nhận dạng ký tự quang học (OCR) và Trí tuệ nhân tạo (AI) cùng quy trình kiểm tra đa tầng (double-check và audit chất lượng) bởi đội ngũ am hiểu nghiệp vụ bảo hiểm Nhật Bản, đạt tỷ lệ chính xác lên tới 99,9%.

• Giảm rủi ro gian lận và sai sót dẫn đến tổn thất tài chính.
• Hỗ trợ thẩm định rủi ro nhanh chóng, đặc biệt trong bảo hiểm sức khỏe và y tế (lĩnh vực đang mở rộng nhờ liên thông dữ liệu quốc gia).

1.2. Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ

Thay vì mất hàng tuần xử lý nội bộ, dịch vụ chuyên nghiệp có thể hoàn tất nhập liệu chỉ trong 24 - 72 giờ, ngay cả trong giai đoạn cao điểm.

• Tăng tốc phê duyệt hợp đồng mới và chi trả bồi thường kịp thời.
• Nâng cao trải nghiệm số và cải thiện chỉ số hài lòng khách hàng (NPS), một yếu tố cạnh tranh quan trọng trong kỷ nguyên công nghệ bảo hiểm.

1.3. Tiết kiệm chi phí vận hành lên tới 40 - 70%

Thuê ngoài giúp loại bỏ các chi phí ẩn khi duy trì đội ngũ nội bộ như: lương, bảo hiểm xã hội/y tế, đào tạo, thiết bị, không gian làm việc.

• Nhà cung cấp BPO tại Việt Nam thường áp dụng mô hình thanh toán theo nhu cầu (pay-per-use) hoặc cố định hàng tháng (fixed monthly), giúp tiết kiệm đáng kể so với vận hành in-house, đặc biệt khi khối lượng dữ liệu biến động.
• Doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào các hoạt động cốt lõi: phát triển sản phẩm, bán hàng và quản trị rủi ro.
• Linh hoạt mở rộng mà không cần tuyển thêm nhân sự.

1.4. Bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt, tuân thủ pháp lý

Dịch vụ chuyên nghiệp đảm bảo:

• Tuân thủ ISO 27001, GDPR và các quy định Nhật Bản
• Mã hóa dữ liệu đầu cuối (end-to-end), kiểm soát truy cập nghiêm ngặt, ký kết NDA chi tiết và thực hiện kiểm toán bảo mật định kỳ.
• Hỗ trợ tích hợp dữ liệu an toàn vào hệ thống quản lý hợp đồng và CRM, đồng bộ với cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm.

1.5. Hỗ trợ chuyển đổi số và ứng dụng AI/Big Data hiệu quả

Dữ liệu sạch và chính xác là “nguyên liệu” quan trọng cho AI trong thẩm định tự động, phát hiện gian lận và cá nhân hóa sản phẩm. Dịch vụ nhập liệu chuyên nghiệp đảm bảo dữ liệu đầu vào chất lượng cao, giúp doanh nghiệp khai thác tối đa tiềm năng Insurtech.

2. Quy trình nhập liệu dành riêng cho lĩnh vực bảo hiểm

Dưới đây là quy trình nhập liệu được thiết kế riêng cho lĩnh vực bảo hiểm, đảm bảo tính chính xác, bảo mật và phù hợp với yêu cầu vận hành thực tế của doanh nghiệp:

2.1. Xử lý dữ liệu hồ sơ bồi thường bảo hiểm

Hồ sơ bồi thường bảo hiểm thường bao gồm nhiều loại tài liệu phức tạp như giấy ra viện, hóa đơn y tế, biên bản tai nạn, chứng từ điều trị và các giấy tờ xác nhận từ cơ quan chức năng. Nhà cung cấp dịch vụ BPO sẽ hỗ trợ xử lý và nhập liệu toàn bộ hồ sơ bồi thường vào hệ thống quản lý của doanh nghiệp, bao gồm:

• Trích xuất dữ liệu từ hồ sơ gốc (bản giấy hoặc bản quét).
• Nhập chi tiết các thông tin liên quan đến chi phí, nguyên nhân phát sinh bồi thường và người được thụ hưởng.
• Sắp xếp, đối chiếu và kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ để hỗ trợ khâu thẩm định.

Lợi ích: Rút ngắn đáng kể thời gian xử lý hồ sơ bồi thường (từ vài tuần xuống còn vài ngày), giúp doanh nghiệp chi trả quyền lợi đúng hạn, nâng cao trải nghiệm khách hàng và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu pháp lý.

2.2. Nhập liệu thông tin khách hàng/tham gia bảo hiểm mới

Trong giai đoạn phát hành hợp đồng, việc ghi nhận đầy đủ và chính xác thông tin khách hàng là yếu tố then chốt để đảm bảo quyền lợi và hạn chế rủi ro phát sinh. Nhà cung cấp dịch vụ BPO sẽ cung cấp dịch vụ nhập liệu dành cho khách hàng tham gia bảo hiểm mới, bao gồm:

• Thu thập và nhập dữ liệu từ hồ sơ yêu cầu bảo hiểm, bản khai sức khỏe và hợp đồng phát hành mới.
• Cập nhật thông tin cá nhân và hợp đồng: họ tên, ngày sinh, thông tin liên hệ, người thụ hưởng và gói sản phẩm bảo hiểm.
• Đồng bộ dữ liệu vào hệ thống quản lý hợp đồng hoặc hệ thống quản lý quan hệ khách hàng của doanh nghiệp bảo hiểm.

Lợi ích: Hồ sơ khách hàng được thiết lập chuẩn xác ngay từ đầu, giúp rút ngắn thời gian phát hành hợp đồng, nâng cao hiệu quả vận hành và giảm thiểu nguy cơ tranh chấp trong quá trình giải quyết quyền lợi bảo hiểm.

2.3. Xử lý và nhập liệu biểu mẫu Accord

Biểu mẫu ACORD (Hiệp hội Nghiên cứu và Phát triển Hoạt động Hợp tác) là bộ tiêu chuẩn quốc tế được sử dụng rộng rãi trong ngành bảo hiểm, đặc biệt với các chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm như ACORD 25 - Giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự, cùng nhiều biểu mẫu phục vụ hợp đồng thương mại. Nhà cung cấp dịch vụ BPO sẽ cung cấp dịch vụ xử lý và nhập liệu biểu mẫu ACORD với nội dung:

• Nhập liệu đầy đủ thông tin từ biểu mẫu ACORD: chi tiết hợp đồng bảo hiểm, hạn mức trách nhiệm, thời hạn hiệu lực, thông tin các bên liên quan.
• Hỗ trợ kiểm tra và hoàn thiện các trường bắt buộc như mô tả rủi ro, bên được bảo hiểm bổ sung, điều khoản miễn trừ quyền truy đòi.
• Chuyển đổi dữ liệu từ biểu mẫu giấy hoặc bản quét sang định dạng số, sẵn sàng tích hợp vào hệ thống quản lý bảo hiểm.

Lợi ích: Đảm bảo dữ liệu được chuẩn hóa theo thông lệ quốc tế, đáp ứng yêu cầu tuân thủ khi làm việc với đối tác nước ngoài hoặc xử lý các hợp đồng bảo hiểm doanh nghiệp, đồng thời giảm sai sót và rút ngắn thời gian phát hành chứng nhận bảo hiểm.

2.4. Kiểm tra và xác minh thông tin hợp đồng bảo hiểm

Sau bước nhập liệu, công tác kiểm tra và xác thực đóng vai trò then chốt nhằm bảo đảm dữ liệu hợp đồng chính xác, đầy đủ và hợp lệ trước khi đưa vào hệ thống. Nhà cung cấp dịch vụ BPO sẽ tập trung vào các nội dung sau:

• Đối chiếu dữ liệu đã nhập với hồ sơ gốc như hợp đồng bảo hiểm, phụ lục kèm theo và các tờ khai liên quan.
• Xác thực thông tin khách hàng: giấy tờ tùy thân, dữ liệu sức khỏe, lịch sử tham gia bảo hiểm.
• Phát hiện sai lệch, điểm bất thường và thực hiện hiệu chỉnh kịp thời, đồng thời lập báo cáo hỗ trợ quá trình thẩm định rủi ro.

Lợi ích: Giảm thiểu nguy cơ gian lận hoặc sai sót dẫn đến tranh chấp, từ chối bồi thường; đồng thời nâng cao độ tin cậy của dữ liệu phục vụ phân tích, báo cáo và quản trị nội bộ.

3. GMO-Z.com RUNSYSTEM: Giải pháp Nhập liệu Bảo hiểm tích hợp RPA & OCR

GMO-Z.com RUNSYSTEM, thành viên của GMO Internet Group (Nhật Bản), là đối tác uy tín cung cấp giải pháp nhập liệu bảo hiểm tích hợp AI, OCR và RPA, tối ưu hóa quy trình xử lý dữ liệu, đáp ứng nghiêm ngặt về chất lượng, bảo mật và hiệu suất theo tiêu chuẩn Nhật Bản.

GMO-Z.com RUNSYSTEM - Nền tảng công nghệ Nhật Bản tại Việt Nam

• Thành lập năm 2005, gia nhập GMO Internet Group từ 2011, sở hữu hơn 1.000 kỹ sư am hiểu thị trường Nhật Bản và Việt Nam.
• Triển khai hàng nghìn dự án trong lĩnh vực tài chính - ngân hàng - bảo hiểm, với khách hàng như Cathay Life, Cathay Insurance, Shinhan Bank, ABBank.
• Kết hợp văn hóa làm việc Nhật - Việt: chất lượng Nhật, chi phí Việt, tuân thủ ISO 27001, CMMI Level 3 và hỗ trợ ngôn ngữ Nhật - Anh - Việt.

Giải pháp nhập liệu bảo hiểm tích hợp AI & OCR, RPA

(1) OCR Studio / SmartOCR: số hóa tài liệu thông minh

• Nhận dạng chữ in và chữ viết tay tiếng Việt với độ chính xác 99%.
• Trích xuất dữ liệu từ hồ sơ bồi thường, hợp đồng mới, tờ khai sức khỏe, biểu mẫu ACORD.
• Giảm thời gian xử lý hồ sơ lên đến 70% và tích hợp trực tiếp vào core insurance hoặc CRM.

(2) RPA (Robotic Process Automation): tự động hóa quy trình lặp lại

• Kết hợp OCR để nhập liệu, kiểm tra chéo và cập nhật dữ liệu tự động.
• Xử lý khối lượng lớn hồ sơ, giảm lỗi và tăng tốc độ 50-70%

Lợi ích cho doanh nghiệp Nhật Bản

• Chất lượng Nhật + Chi phí Việt: Kỹ sư am hiểu văn hóa Nhật, BrSE hỗ trợ tiếng Nhật lưu loát.
• Bảo mật tối ưu: Tuân thủ GDPR, ISO 27001, và quy định Việt Nam về dữ liệu cá nhân.
• Linh hoạt & tùy chỉnh: Outsourcing (BPO, dự án Labo) hoặc sản phẩm sẵn có, dễ tích hợp với hệ thống Nhật.
• Kinh nghiệm thực tế: Giảm thời gian xử lý hồ sơ, nâng cao trải nghiệm khách hàng (ví dụ: Cathay).
• Tiết kiệm chi phí: Giảm 40-70% chi phí nhân sự so với in-house, phù hợp doanh nghiệp Nhật mở rộng tại Việt Nam và ASEAN.

Với GMO-Z.com RUNSYSTEM, doanh nghiệp Nhật Bản có thể tự động hóa nhập liệu dữ liệu bảo hiểm từ thủ công sang thông minh với OCR + RPA, tăng tốc độ xử lý, giảm sai sót và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường Việt Nam. 

4. Câu hỏi thường gặp về nhập liệu dữ liệu bảo hiểm

Câu hỏi 1: Nhập liệu dữ liệu bảo hiểm mất bao lâu để hoàn thành một hồ sơ?

Thời gian xử lý tùy thuộc vào loại hồ sơ và khối lượng:

• Hồ sơ bồi thường đơn giản (hóa đơn y tế, giấy ra viện): 24-48 giờ.
• Hồ sơ phức tạp (biểu mẫu ACORD, hợp đồng mới kèm tờ khai sức khỏe chi tiết): 48-72 giờ.
• Dự án lớn (hàng nghìn hồ sơ trong mùa cao điểm): xử lý hàng loạt với cam kết SLA (Service Level Agreement - Thỏa thuận mức dịch vụ) trung bình 1-3 ngày/hồ sơ.

Với công nghệ OCR + AI (như SmartOCR), dữ liệu được trích xuất tự động chỉ trong vài giây, kết hợp kiểm tra thủ công đa tầng để đạt độ chính xác lên tới 99,9%.

Câu hỏi 2: Làm sao đảm bảo bảo mật thông tin khách hàng khi thuê ngoài nhập liệu?

Bảo mật là ưu tiên hàng đầu vì dữ liệu bảo hiểm chứa thông tin nhạy cảm (sức khỏe, tài chính, cá nhân). Các nhà cung cấp chuyên nghiệp cam kết:

• Tuân thủ ISO 27001, GDPR
• Mã hóa end-to-end, kiểm soát truy cập theo vai trò, server an toàn với sao lưu và phòng chống tấn công.
• Ký NDA - Thỏa thuận bảo mật với từng khách hàng, đào tạo nhân viên định kỳ và kiểm toán độc lập.
• Không chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba nếu không có sự đồng ý.

Câu hỏi 3: Dịch vụ nhập liệu bảo hiểm phù hợp với công ty quy mô nào?

Phù hợp với mọi quy mô:

• Công ty lớn (nhân thọ, phi nhân thọ): xử lý khối lượng lớn, mùa cao điểm, tích hợp hệ thống core insurance/CRM.
• Công ty vừa và nhỏ: mô hình pay-per-use (tính phí dịch vụ dựa trên mức độ sử dụng thực tế) linh hoạt, không cần đầu tư nhân sự nội bộ.
• Chi nhánh/doanh nghiệp Việt Nam tại Nhật Bản: chất lượng Nhật + chi phí Việt, hỗ trợ ngôn ngữ Nhật, Anh & Việt.

Doanh nghiệp mới bắt đầu chuyển đổi số có thể thử nghiệm pilot miễn phí (100-500 hồ sơ đầu tiên).

Câu hỏi 4: Quy trình nhập liệu có hỗ trợ tích hợp vào hệ thống của chúng tôi không?

Có. Dịch vụ chuyên nghiệp hỗ trợ xuất dữ liệu chuẩn (Excel, CSV, JSON, API) để tích hợp vào:

• Hệ thống CRM, core insurance.
• Phần mềm quản lý hợp đồng.
• Cơ sở dữ liệu quốc gia về bảo hiểm (liên thông theo định hướng 2026).

Kết hợp RPA + AI, quy trình end-to-end: nhận tài liệu → trích xuất → nhập liệu → kiểm tra → xuất dữ liệu.

Sử dụng dịch vụ nhập liệu dữ liệu bảo hiểm giúp đại lý và công ty bảo hiểm tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và tối ưu hóa quy trình vận hành. Để nâng cao hiệu quả và tự động hóa quy trình nhập liệu, Doanh nghiệp Nhật Bản có thể cân nhắc giải pháp từ GMO-Z.com RUNSYSTEM có tích hợp OCR và RPA, giúp xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác và an toàn, phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp.