OCR là gì? Ưu điểm, nhược điểm và tính ứng dụng của OCR trong kỷ nguyên số

Doanh nghiệp lẫn cá nhân đều phải đối mặt với một vấn đề quen thuộc: khối lượng tài liệu khổng lồ ở dạng giấy, ảnh scan hoặc PDF. Việc nhập liệu thủ công không chỉ tốn thời gian, mà còn tiềm ẩn rủi ro sai sót. Đây chính là lúc công nghệ OCR (Optical Character Recognition - Nhận dạng ký tự quang học) xuất hiện như một giải pháp đột phá.

OCR không còn là công nghệ xa lạ. Từ việc Google Drive tự động nhận chữ trong ảnh, đến các ứng dụng ngân hàng sử dụng OCR để xác minh giấy tờ (eKYC), OCR đang len lỏi trong mọi lĩnh vực đời sống. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu OCR hoạt động như thế nào, ưu - nhược điểm của công nghệ này là gì hoặc nên lựa chọn giải pháp OCR nào để phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Bài viết dưới đây, GMO-Z.com RUNSYSTEM sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về OCR.

OCR là gì?

OCR (Optical Character Recognition) là công nghệ giúp máy tính hoặc thiết bị điện tử chuyển đổi các ký tự, chữ viết trên hình ảnh thành dữ liệu số có thể chỉnh sửa, tìm kiếm và lưu trữ. Nói cách khác, OCR biến một trang giấy in, file PDF scan hoặc bức ảnh chứa chữ thành văn bản kỹ thuật số.

Ví dụ:

• Một hóa đơn giấy được chụp lại: OCR biến thành dữ liệu số đưa thẳng vào phần mềm kế toán.

• Một cuốn sách in được scan: OCR biến thành file Word, có thể chỉnh sửa và trích dẫn.

• Một chứng minh thư/CCCD được chụp: OCR nhận dạng họ tên, số định danh, ngày sinh, để dùng cho quy trình eKYC ngân hàng.

>>> Xem thêm: Ứng dụng OCR - Xu hướng tất yếu trong ngành bảo hiểm

Cơ chế hoạt động của OCR

Công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) hoạt động dựa trên một quy trình nhiều bước, kết hợp giữa xử lý hình ảnh và thuật toán nhận dạng. Nguyên lý hoạt động này không chỉ đơn thuần là “đọc chữ”, mà còn bao gồm phân tích bố cục, xử lý dữ liệu và xuất văn bản ở định dạng phù hợp. Nhờ quy trình tối ưu này, OCR giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian nhập liệu, giảm sai sót và nâng cao hiệu quả số hóa tài liệu. Dưới đây là quy trình hoạt động của OCR:

Nhận và quét tài liệu

Bước đầu tiên trong nguyên lý hoạt động của OCR là nhận và quét tài liệu. Tài liệu giấy hoặc hình ảnh được đưa vào hệ thống qua máy scan, máy ảnh hoặc camera điện thoại. Công nghệ OCR sẽ sử dụng cảm biến quang học để chụp lại toàn bộ ký tự, sau đó tạo ra một bản sao kỹ thuật số (bitmap).

Bước đầu tiên này, chất lượng hình ảnh có vai trò quyết định, ảnh hưởng đến kết quả nhận diện. Với hình ảnh rõ nét, độ phân giải cao sẽ mang lại độ chính xác nhận dạng cao hơn, trong khi ảnh mờ, không rõ nét sẽ khiến hệ thống dễ bị nhầm lẫn.

Tiền xử lý hình ảnh trong OCR

Sau khi tài liệu được quét và chuyển thành dạng số thành công, hệ thống OCR tiến hành tiền xử lý hình ảnh để chuẩn bị cho giai đoạn nhận diện. Tiền xử lý bao gồm nhiều bước nhỏ:

• Chuyển đổi màu sắc: từ ảnh màu sang đen-trắng hoặc xám để làm nổi bật ký tự.

• Làm sạch ảnh: loại bỏ nhiễu, mờ, vết bẩn giúp ký tự rõ ràng hơn.

• Căn chỉnh và làm phẳng: xử lý các tài liệu khi quét bị nghiên hoặc không thẳng, OCR căn chỉnh để văn bản ngay ngắn.

• Phân đoạn văn bản: tách văn bản thành đoạn, dòng, ký tự riêng biệt để phần mềm xử lý chính xác.

Nhờ quá trình tiền xử lý này, hình ảnh được chuẩn hóa, giúp OCR dễ dàng nhận dạng và giảm thiểu lỗi trong các bước tiếp theo.

Nhận diện văn bản

Đây là bước quan trọng nhất trong nguyên lý hoạt động của OCR. Phần mềm sử dụng các thuật toán nhận diện để phân tích hình dạng và mẫu chữ. Có hai phương pháp phổ biến:

• Nhận diện dựa trên mẫu (Template Matching): Được tiến hành bằng việc so sánh hình ảnh ký tự với các mẫu có sẵn trong cơ sở dữ liệu. Khi có sự trùng khớp, ký tự được xác định. Phương pháp này hiệu quả với văn bản in chuẩn nhưng kém linh hoạt với font chữ lạ hoặc chữ viết tay.

• Nhận diện dựa trên đặc trưng (Feature Extraction): Tiến hành thông qua phân tích các đặc điểm cấu trúc như đường nét, góc cạnh, độ cong để nhận dạng. Cách này linh hoạt hơn, có thể xử lý cả ký tự biến dạng hoặc nhiều kiểu phông chữ khác nhau.

Chuyển đổi văn bản

Khi các ký tự đã được nhận diện thành công, phần mềm OCR sẽ tiến hành chuyển đổi văn bản từ hình ảnh sang dạng dữ liệu số. Bên cạnh đó, với mục tiêu tăng độ chính xác và thời gian xử lý, nhiều giải pháp OCR hiện đại đã kết hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning). Việc tích hợp này thậm chí nhận diện được chữ viết tay và ký tự khó.

>>> Xem thêm: Số hóa tài liệu bằng công nghệ OCR - Giải pháp thiết thực ứng dụng đa ngành

Hậu xử lý và xuất kết quả OCR

Trong bước cuối cùng, văn bản số sẽ được hậu xử lý để kiểm tra lỗi chính tả, định dạng và ngữ cảnh. Các công cụ hiện đại thường tích hợp từ điển ngôn ngữ và bộ kiểm tra ngữ pháp để sửa lỗi. Kết quả sau khi hậu xử lý thường có độ chính xác cao và dễ đọc hơn.

Người dùng có thể xuất kết quả, chỉnh sửa, tìm kiếm và lưu trữ dưới nhiều định dạng quen thuộc như .txt, .docx, .xlsx hoặc .pdf. Đây chính là bước biến dữ liệu giấy thành thông tin số, phục vụ cho các hệ thống quản trị tài liệu, kế toán, CRM hay ERP của doanh nghiệp.

Ưu và nhược điểm của OCR

Dưới đây là những ưu điểm và nhược điểm của công nghệ OCR:

Ưu điểm

• Độ chính xác cao trong nhận diện văn bản: Các phần mềm OCR hiện đại có khả năng nhận diện ký tự từ hình ảnh với độ chính xác cao. Đặc biệt khi sử dụng máy quét chất lượng tốt như máy quét phẳng (flatbed scanners). 

• Xử lý nhanh chóng, tiết kiệm thời gian: OCR có thể chuyển đổi hàng loạt tài liệu chỉ trong vài phút. Ngoài ra, loại bỏ tình trạng sai sót do nhập liệu thủ công.

• Giảm chi phí nhân sự: Thay vì phải thuê đội ngũ nhập liệu, doanh nghiệp có thể áp dụng OCR để tự động hóa quá trình, tiết kiệm chi phí vận hành.

• Chuyển đổi tài liệu giấy thành dữ liệu điện tử dễ dàng: Tài liệu sau khi được OCR có thể lưu trữ, tìm kiếm và chia sẻ thuận tiện hơn. Đây là yếu tố quan trọng trong các tổ chức đang triển khai chuyển đổi số.

• Khôi phục cấu trúc tài liệu gốc: Ngoài văn bản, nhiều phần mềm OCR còn giữ nguyên bố cục, bảng biểu, cột và định dạng, giúp dữ liệu số hóa sát với bản gốc.

• Tăng năng suất làm việc: OCR loại bỏ các thao tác thủ công nhàm chán, giúp nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ có giá trị hơn.

Nhược điểm

• Khó khăn với chữ viết tay: OCR hoạt động tối ưu với văn bản in. Với chữ viết tay, độ chính xác còn hạn chế và phụ thuộc vào mức độ huấn luyện của hệ thống.

• Chi phí phần mềm và phần cứng cao: Một số giải pháp OCR yêu cầu đầu tư vào bản quyền, máy quét chuyên dụng và hạ tầng phần cứng. Chi phí này có thể không phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp nhỏ.

• Kết quả phụ thuộc vào chất lượng hình ảnh: Nếu ảnh bị mờ, nghiêng hoặc nhiễu, kết quả OCR có thể không chính xác, gây khó khăn trong xử lý dữ liệu.

• Cần hậu kiểm thủ công: Kết quả OCR đôi khi vẫn chứa lỗi nhỏ, đặc biệt với tài liệu phức tạp. Vì vậy, doanh nghiệp phải dành thêm thời gian kiểm tra và chỉnh sửa để đảm bảo độ chính xác tuyệt đối. 

• Không phù hợp với tài liệu ít văn bản: Với những tài liệu chỉ chứa ít chữ, việc áp dụng Optical Character Recognition có thể tốn công sức và chi phí mà không mang lại hiệu quả đáng kể. 

Phân loại các dạng công nghệ OCR phổ biến

Công nghệ OCR được phân thành nhiều loại khác nhau nhằm đáp ứng nhu cầu xử lý dữ liệu đa dạng từ doanh nghiệp và người dùng cá nhân. Dưới đây là cách phân loại dựa trên tiêu chí về phương thức và kỹ thuật nhận diện:

Template Matching OCR

Đây là dạng phần mềm OCR cơ bản, sử dụng thuật toán so khớp mẫu để nhận diện ký tự. Cơ chế hoạt động của nó dựa trên việc so sánh hình ảnh của từng ký tự trong tài liệu với cơ sở dữ liệu mẫu đã được xây dựng sẵn. Khi phát hiện sự trùng khớp, hệ thống sẽ chuyển đổi ký tự đó thành dạng văn bản số.

Ưu điểm của Template Matching OCR là tốc độ xử lý nhanh và hiệu quả với văn bản in rõ ràng. Tuy nhiên, nhược điểm là khó nhận diện chữ viết tay hoặc phông chữ phức tạp. Đây là giải pháp phù hợp cho những nhu cầu đơn giản, xử lý tài liệu chuẩn định dạng.

>>> Xem thêm: Giải pháp OCR chữ viết tay tiếng Việt số 1 thị trường

Intelligent Character Recognition (ICR) - Nhận dạng ký tự thông minh

ICR (Intelligent Character Recognition) là phiên bản nâng cao của OCR, được phát triển dựa trên các thuật toán học máy (Machine Learning). Khác với OCR truyền thống, ICR phân tích đặc điểm hình học của ký tự như đường cong, góc cạnh, nét thẳng để nhận diện chính xác hơn.

Ưu điểm của ICR là khả năng học hỏi và cải thiện liên tục, nhờ vậy có thể xử lý cả chữ in lẫn chữ viết tay. Đây là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp thường xuyên làm việc với khối lượng dữ liệu lớn và phức tạp. Tuy nhiên, nhược điểm lớn nhất của ICR là chi phí triển khai thường cao hơn và đòi hỏi hạ tầng công nghệ hiện đại.

Word Recognition - Nhận dạng từ thông minh

Word Recognition là loại phần mềm OCR sử dụng mô hình học sâu, tập trung vào nhận diện toàn bộ từ thay vì ký tự riêng lẻ. Phương pháp này phân tích cấu trúc và ngữ nghĩa của cả từ để nâng cao độ chính xác, đặc biệt trong những ngôn ngữ phức tạp như tiếng Việt. Đồng thời duy trì mạch văn bản liền mạch hơn.

Công nghệ OCR này phù hợp khi cần xử lý tài liệu dài, báo cáo, hợp đồng hoặc văn bản có định dạng phức tạp. Rào cản của Word Recognition là đòi hỏi hệ thống huấn luyện ngôn ngữ chuyên sâu để đạt hiệu quả tối đa.

Optical Symbol Recognition (OSR) - Nhận dạng ký hiệu quang học

OSR (Optical Symbol Recognition) là phần mềm OCR chuyên dụng, được thiết kế để nhận dạng ký hiệu, biểu tượng, logo, watermark hoặc hình đồ họa trên tài liệu. OSR thường được áp dụng trong in ấn, tài chính, hành chính công và các lĩnh vực đòi hỏi nhận diện chính xác yếu tố trực quan.

Ưu điểm của công nghệ OSR là phân tích hình ảnh chi tiết, nhờ đó bảo toàn được tính toàn vẹn của tài liệu, không chỉ về mặt văn bản mà còn cả về thương hiệu và định dạng đồ họa. Tuy nhiên, OSR ít phù hợp cho nhu cầu xử lý văn bản thông thường vì phạm vi ứng dụng chuyên biệt.

Optical Mark Recognition (OMR) - Nhận dạng dấu quang học

OMR (Optical Mark Recognition) là một nhánh của OCR, chuyên dùng để phát hiện và xử lý các dấu đánh dấu trên tài liệu, chẳng hạn như ô tích chọn, bong bóng khảo sát hoặc câu trả lời trong bài thi trắc nghiệm. Công nghệ này được sử dụng rộng rãi trong giáo dục, nghiên cứu thị trường, khảo sát khách hàng và quy trình tuyển dụng.

OMR nổi bật với khả năng xử lý nhanh số lượng lớn biểu mẫu cùng lúc, giảm đáng kể công sức nhập liệu thủ công. Tuy nhiên, điểm hạn chế của OMR là chỉ phù hợp với loại dữ liệu đánh dấu sẵn, không thể thay thế các giải pháp OCR toàn diện cho văn bản hoặc hình ảnh phức tạp.

Một số ứng dụng thực tiễn nổi bật của OCR

Công nghệ nhận dạng ký tự quang học ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực nhờ khả năng chuyển đổi nhanh chóng và chính xác văn bản từ hình ảnh sang dạng số. Việc ứng dụng OCR không chỉ giúp tự động hóa quy trình mà còn cải thiện trải nghiệm người dùng, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành.

Dưới đây là một số ứng dụng thực tiễn phổ biến của công nghệ OCR:

OCR trong ngân hàng và tài chính

Ngành ngân hàng - tài chính là một trong những lĩnh vực áp dụng OCR mạnh mẽ nhất. Công nghệ này giúp tự động nhận diện và xử lý chứng từ, hợp đồng, hóa đơn, sao kê và biểu mẫu tín dụng. Nhờ đó, quy trình eKYC (Electronic Know Your Customer - quá trình xác minh danh tính khách hàng) được rút ngắn đáng kể. Theo đó, khách hàng chỉ cần chụp ảnh CMND/CCCD, hộ chiếu hoặc bằng lái xe, OCR sẽ tự động trích xuất và điền thông tin vào biểu mẫu.

Công nghệ OCR còn trở thành công cụ chiến lược giúp ngân hàng tự động quét, trích xuất và số hóa dữ liệu từ hồ sơ tín dụng hay hợp đồng vay. Nhờ đó, quá trình phê duyệt khoản vay hoặc phát hành thẻ tín dụng được rút ngắn đáng kể, giảm thiểu thủ tục thủ công. 

Không chỉ tối ưu vận hành, OCR còn góp phần củng cố tuân thủ pháp lý và kiểm soát gian lận. Bằng việc phân tích và nhận diện văn bản, công nghệ này giúp ngân hàng lưu trữ dữ liệu minh bạch, phục vụ công tác chống rửa tiền và truy xuất khi cần kiểm tra. Các hệ thống nâng cao còn có thể giám sát giao dịch theo thời gian thực, tự động cảnh báo khi phát hiện dấu hiệu bất thường, chẳng hạn như các giao dịch liên quan đến khu vực có rủi ro cao. Nhờ đó, ngân hàng vừa bảo vệ tổ chức, vừa tăng cường an toàn cho khách hàng.

>>> Xem thêm: Công nghệ OCR đang thay đổi Dữ liệu lớn ngành Tài chính – Ngân hàng như thế nào?

OCR trong lĩnh vực y tế

Trong y tế, OCR hỗ trợ số hóa hồ sơ bệnh án, toa thuốc, kết quả xét nghiệm và hóa đơn y tế. Thay vì phải lưu trữ giấy tờ cồng kềnh, bác sĩ có thể nhanh chóng truy cập hồ sơ điện tử của bệnh nhân để đưa ra phương pháp điều trị phù hợp. 

Bên cạnh đó, OCR còn tối ưu hóa quy trình bảo hiểm y tế thông qua số hóa biểu mẫu giấy tờ, nhận diện ký tự, nhờ đó rút ngắn thời gian xử lý yêu cầu bồi thường. OCR có thể quét và trích xuất dữ liệu từ đơn yêu cầu, hình ảnh tài liệu, sau đó tích hợp trực tiếp vào hệ thống, giảm thiểu sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.

Việc triển khai OCR sẽ giúp giảm thiểu đáng kể khối lượng công việc hành chính trong bệnh viện, giảm áp lực cho đội ngũ y tế. Đồng thời, toàn bộ dữ liệu của bệnh nhân được bảo mật chặt chẽ, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn về quyền riêng tư và an toàn thông tin.

OCR trong giáo dục và đào tạo

Trong giáo dục, Optical Character Recognition giúp số hóa sách giáo khoa, tài liệu giảng dạy, bài giảng, ghi chú viết tay và thậm chí cả nội dung trên bảng trắng. Cambridge University Press đã dùng OCR để số hóa kho tài liệu học tập, giúp học sinh và sinh viên dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin. Ngược lại, học sinh cũng có thể trích xuất đoạn văn bản để phân tích, ghi chú hoặc tham khảo trong quá trình học tập và nghiên cứu.

OCR còn hỗ trợ học sinh mắc chứng khó đọc (dyslexia) bằng cách chuyển đổi văn bản thành giọng nói, giúp việc học trở nên bình đẳng hơn. Ngoài ra, công nghệ này còn được sử dụng để chấm điểm tự động các bài thi trắc nghiệm hoặc luận văn viết tay, tiết kiệm thời gian cho giáo viên và giảm lỗi chấm thi.

Một ứng dụng nổi bật trong giáo dục và đào tạo là việc bản địa hóa tài liệu học tập sang nhiều ngôn ngữ khác nhau. Điều này thúc đẩy môi trường học tập hòa nhập, nơi học sinh ở nhiều quốc gia đều có cơ hội tiếp cận tri thức một cách nhanh chóng.

OCR trong kinh doanh và quản trị doanh nghiệp

Doanh nghiệp thường phải xử lý khối lượng lớn hợp đồng, hóa đơn và chứng từ nội bộ. OCR giúp tự động nhận diện và lưu trữ tài liệu điện tử, đảm bảo quản lý khoa học và giảm chi phí nhân sự.

Ngoài ra, OCR còn hữu ích trong việc quản lý hồ sơ pháp lý của các công ty luật và tòa án. Nhờ khả năng tìm kiếm bằng từ khóa hoặc số hồ sơ, OCR giúp luật sư tiết kiệm thời gian tra cứu và tăng tính chính xác khi xử lý khối lượng tài liệu khổng lồ.

>>> Xem thêm: Công nghệ OCR - Đòn bẩy đầu tư không bao giờ sợ lỗ cho mọi doanh nghiệp

Top 6 phần mềm OCR phổ biến hiện nay

Trong những năm gần đây, công nghệ Nhận dạng Ký tự Quang học (OCR) đã trở thành một trong những giải pháp phổ biến, được ứng dụng để chuyển đổi dữ liệu giấy tờ sang định dạng số. Nhiều nền tảng và công cụ OCR hiện đại không chỉ hỗ trợ quét và nhận diện văn bản từ hình ảnh hay tài liệu in, mà còn đảm bảo độ chính xác cao khi trích xuất thông tin. Dưới đây là một số phần mềm OCR phổ biến hiện nay.

OCR Studio

OCR Studio là giải pháp nhận dạng ký tự quang học (Optical Character Recognition) được thiết kế đặc biệt cho doanh nghiệp. Điểm nổi bật của OCR Studio nằm ở khả năng nhận dạng và bóc tách thông tin một cách nhanh chóng và chính xác từ văn bản cứng, hình ảnh văn bản, file PDF. Đặc biệt, giải pháp có thể nhận dạng được chữ viết tay tiếng Việt với độ chính xác đến 99%, xử lý được nhiều tác vụ khó. Nền tảng cũng đáp ứng các tiêu chuẩn về đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu.

Ngoài ra, OCR Studio xử lý được dữ liệu với các loại nhiễu như nền nhiễu, bảng nhiễu, con dấu, checkbox, chữ ký… Khả năng tùy chỉnh linh hoạt, hỗ trợ tất cả các loại tài liệu theo yêu cầu khách hàng. Doanh nghiệp cũng có thể tự xử lý, định nghĩa các loại tài liệu mới. Việc xử lý hàng loạt, chỉnh lý nhanh kết quả và chuẩn hóa dữ liệu đầu ra theo định dạng mong muốn cũng được OCR Studio hỗ trợ. Nhờ đó doanh nghiệp tiết kiệm nhân lực và nâng cao hiệu quả vận hành.

Các tính năng nổi bật của OCR Studio:

• Xử lý hàng loạt (Batch Processing): Quét và nhận dạng nhiều tài liệu cùng lúc giúp tiết kiệm thời gian. Sau đó, có thể chỉnh lý lại nội dung OCR của các tài liệu một cách nhanh chóng.

• Tùy chỉnh linh hoạt: Người dùng có thể định nghĩa và bóc tách các trường thông tin dựa trên logic, tọa độ và tính chất của dữ liệu một cách dễ dàng mà không cần chuyên môn IT.

• Formatter thông minh: Tự động chuẩn hóa kết quả OCR theo định dạng, ngữ pháp, hoặc từ điển riêng của doanh nghiệp.

• Độ chính xác cao: Công nghệ AI/Deep Learning giúp nhận diện chữ ngay cả trong điều kiện ảnh mờ, nền nhiễu, tài liệu phức tạp.

• Hỗ trợ phân loại và lưu trữ tài liệu: OCR Studio có thể phân loại và lưu trữ các tài liệu theo các tiêu chí khác nhau, như loại tài liệu, ngày tháng, người ký… Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và kiểm soát chất lượng của các tài liệu.

• Tuân thủ quy định bảo mật: Dữ liệu được xử lý nội bộ, không truyền ra ngoài, phù hợp với các ngành tài chính, y tế, chính phủ.

>>> Xem thêm: SmartOCR giúp DIGI-TEXX xử lý quy trình thủ công

Khi nào nên chọn OCR Studio?

Những doanh nghiệp mang những đặc điểm sau đây là phù hợp để triển khai OCR Studio:

• Doanh nghiệp quy mô lớn trong lĩnh vực ngân hàng, tài chính, bảo hiểm: thường xuyên xử lý khối lượng lớn hồ sơ tín dụng, hợp đồng, chứng từ và cần đảm bảo độ chính xác gần như tuyệt đối.

• Doanh nghiệp vừa và nhỏ trong thương mại điện tử, logistics, bán lẻ: cần tự động hóa việc trích xuất dữ liệu từ hóa đơn, vận đơn, phiếu nhập kho để đồng bộ với hệ thống ERP/CRM, tiết kiệm chi phí nhân sự.

• Tổ chức giáo dục và cơ quan hành chính: có nhu cầu số hóa kho tài liệu giấy, công văn, hồ sơ học viên để quản lý tập trung và dễ dàng tra cứu.

• Doanh nghiệp và tổ chức đặt yêu cầu cao về vấn đề bảo mật và độ chính xác của dữ liệu.

ABBYY FineReader

ABBYY FineReader là một trong những phần mềm OCR nổi tiếng nhất thế giới, được nhiều doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân tin dùng. Với hơn 30 năm phát triển, ABBYY đã xây dựng hệ thống OCR dựa trên AI, hỗ trợ hơn 190 ngôn ngữ (bao gồm tiếng Việt).

Tính năng nổi bật:

• Nhận dạng ký tự chính xác lên đến 99%.

• Hỗ trợ scan tài liệu giấy, PDF, hình ảnh thành Word, Excel, PowerPoint.

• Giữ nguyên bố cục, bảng biểu, định dạng tài liệu.

• Tích hợp tính năng Compare Documents để so sánh phiên bản tài liệu.

• Hỗ trợ xử lý tài liệu hàng loạt (batch processing).

Adobe Acrobat Pro

Adobe Acrobat Pro không chỉ là phần mềm quản lý PDF chuyên nghiệp, mà còn tích hợp OCR mạnh mẽ, giúp chuyển đổi PDF scan thành tài liệu có thể chỉnh sửa và tìm kiếm. Đây là lựa chọn quen thuộc với người dùng văn phòng và doanh nghiệp.

Tính năng nổi bật:

• Chuyển đổi PDF scan thành Word, Excel, PowerPoint.

• Tích hợp OCR đa ngôn ngữ, bao gồm tiếng Việt.

• Dễ dàng chỉnh sửa trực tiếp trên PDF sau OCR.

• Tích hợp bảo mật, chữ ký số, làm việc nhóm trên cloud.

• Khả năng nén file PDF mà vẫn giữ chất lượng OCR.

Google Drive OCR

Google Drive cung cấp OCR miễn phí, tích hợp ngay trong hệ sinh thái Google. Người dùng chỉ cần tải ảnh hoặc PDF lên Drive, hệ thống sẽ tự động nhận dạng văn bản và cho phép copy, chỉnh sửa. Tuy nhiên, Google Drive OCR chưa xử lý tốt với tài liệu có nhiều cột, bảng phức tạp. File tải lên sẽ bị giới hạn dung lượng: PDF ≤ 2MB hoặc ≤ 10 trang, ảnh ≤ 2MB.

Tính năng nổi bật:

• Hoàn toàn miễn phí, không giới hạn số lần sử dụng.

• Hỗ trợ hơn 100 ngôn ngữ (bao gồm tiếng Việt).

• Tích hợp trực tiếp với Google Docs để chỉnh sửa văn bản.

• Hoạt động trên cloud, không cần cài đặt.

• Tương thích đa nền tảng (máy tính, điện thoại).

i2OCR

i2OCR là công cụ OCR trực tuyến miễn phí, nổi bật nhờ hỗ trợ hơn 100 ngôn ngữ, trong đó có tiếng Việt. Người dùng chỉ cần upload ảnh hoặc PDF, hệ thống sẽ nhận dạng và xuất ra văn bản.

Tính năng nổi bật:

• Miễn phí hoàn toàn, không cần đăng ký.

• Hỗ trợ nhiều định dạng đầu vào: ảnh, PDF.

• Hỗ trợ copy văn bản trực tiếp hoặc tải xuống.

• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.

• Có thể xử lý nhiều trang PDF.

Tesseract OCR

Tesseract OCR là thư viện mã nguồn mở nổi tiếng do Google phát triển. Đây là lựa chọn phổ biến cho các lập trình viên và doanh nghiệp muốn tích hợp OCR vào hệ thống riêng.

Tính năng nổi bật:

• Hoàn toàn miễn phí, mã nguồn mở.

• Hỗ trợ hơn 100 ngôn ngữ, trong đó có tiếng Việt.

• Có thể huấn luyện thêm (training) để nhận dạng font hoặc chữ viết tay mới.

• Kết hợp tốt với Python, C++, Java… để xây dựng ứng dụng.

• Liên tục được cộng đồng cập nhật và cải tiến.

Giải pháp OCR tiếng Việt giúp Cathay Life tối ưu hóa quy trình quản lý hồ sơ bảo hiểm

Tại Cathay Life, nhu cầu số hóa quy trình quản lý hồ sơ bảo hiểm được doanh nghiệp quan tâm hàng đầu. Quy trình nhập liệu và lưu trữ thủ công gây khó khăn cho việc tra cứu mà không tránh khỏi việc tồn tại sai sót. Nhận biết vấn đề này, Cathay Life đã lựa chọn OCR Studio để số hóa quy trình quản lý hồ sơ bảo hiểm - từ nhận diện giấy tờ cá nhân đến lưu trữ điện tử.

>>> Xem thêm: Cathay Life triển khai OCRStudio để chuyển đổi số và tối ưu hóa quản lý văn bản

OCR Studio đã giúp Cathay Life:

• Tự động nhận diện giấy tờ khách hàng như CMND/CCCD, giấy phép lái xe và đăng ký xe, rồi nhập liệu trực tiếp vào hệ thống.

• Rút ngắn thời gian lập hồ sơ bảo hiểm xuống còn chỉ 5 phút, thay vì hàng chục phút nhập liệu thủ công.

• Chiếm ưu thế về tốc độ và độ chính xác, giảm 50% thời gian làm việc thủ công của nhân viên và tăng đáng kể sự hài lòng của khách hàng.

• Nâng cao trải nghiệm khách hàng, khi thông tin được xử lý nhanh chóng, hạn chế lỗi và tăng tính chuyên nghiệp trong quy trình bảo hiểm.

Kết quả thực tế:

• Giảm thiểu sai sót trong nhập liệu thông tin khách hàng.

• Tăng hiệu suất làm việc của nhân sự, giúp họ tập trung vào tư vấn và chăm sóc khách hàng hơn là nhập liệu.

• Cải thiện chỉ số hài lòng của khách hàng, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường bảo hiểm.

Kết luận

OCR đang là công nghệ số hóa tài liệu được nhiều doanh nghiệp triển khai nhờ ưu điểm về tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất. Đặc biệt phù hợp với những doanh nghiệp trong lĩnh vực như ngân hàng, giáo dục, kinh doanh. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn những kiến thức tổng quan về công nghệ nhận diện ký tự quang học.

Nếu bạn đang cần tìm một giải pháp số hóa tài liệu, OCR Studio sẽ đáp ứng nhu cầu của bạn. Phần mềm nổi bật nhờ tính bảo mật, độ chính xác và khả năng ứng dụng đa dạng. Tìm hiểu thêm về OCR Studio tại: https://ssolutions.vn/ocrstudio/