Cách xây dựng Proposal dịch vụ IT Outsourcing

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng ưu tiên IT Outsourcing, một Proposal dịch vụ IT Outsourcing được xây dựng bài bản chính là yếu tố quyết định khả năng được lựa chọn. Vậy làm thế nào để Proposal vừa thuyết phục, vừa thể hiện rõ năng lực và giá trị mang lại cho khách hàng? Trong bài viết dưới đây, GMO-Z.com RUNSYSTEM sẽ giúp bạn từng bước hoàn thiện điều đó.

1. Mục đích của Proposal dịch vụ IT Outsourcing là gì?

Mục tiêu cốt lõi của Proposal dịch vụ IT Outsourcing (IT outsourcing proposal) là truyền tải một cách rõ ràng và thuyết phục các giải pháp mà nhà cung cấp mang lại, từ phạm vi dịch vụ, lợi ích, chi phí cho đến điều khoản hợp tác, qua đó giúp khách hàng tự tin đưa ra quyết định ký kết hợp đồng IT Outsourcing.

Thông thường, một proposal IT Outsourcing hướng đến các mục tiêu sau:

• Proposal giải pháp phù hợp nhu cầu: Trình bày chi tiết các dịch vụ như hỗ trợ kỹ thuật, bảo trì hệ thống, phát triển phần mềm, quản lý hạ tầng CNTT, an ninh mạng… cùng cách chúng giải quyết những vấn đề cụ thể của khách hàng, chẳng hạn thiếu nhân sự IT hoặc chi phí vận hành nội bộ cao.
• Làm rõ giá trị và lợi ích: Nhấn mạnh những lợi ích thực tế mà khách hàng nhận được, bao gồm tối ưu chi phí so với việc duy trì đội ngũ nội bộ, tiếp cận chuyên gia giàu kinh nghiệm, tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi, đồng thời nâng cao hiệu suất và độ an toàn hệ thống.
• Cung cấp thông tin minh bạch: Trình bày rõ phạm vi công việc (scope of work), mức cam kết dịch vụ (SLA), lộ trình triển khai, cấu trúc chi phí, điều khoản thanh toán và các điều kiện hợp đồng, giúp khách hàng dễ dàng đánh giá và so sánh với các nhà cung cấp khác.
• Tạo dựng niềm tin và sự khác biệt: Khẳng định năng lực của nhà cung cấp thông qua kinh nghiệm thực tế, các case study tiêu biểu và đội ngũ chuyên gia, từ đó tăng mức độ tin cậy và khả năng được lựa chọn.

Proposal dịch vụ IT Outsourcing có thể được xây dựng dựa trên yêu cầu cụ thể của khách hàng (RFP) hoặc do nhà cung cấp chủ động Proposal. Đây là bước then chốt trong quy trình bán dịch vụ outsourcing, giúp chuyển từ giai đoạn trao đổi, đàm phán sang ký kết hợp đồng chính thức.

2. Các thành phần quan trọng của một Proposal thành công

Dưới đây là những thành phần cốt lõi cần có để một Proposal dịch vụ IT Outsourcing thực sự rõ ràng, thuyết phục và khả thi khi triển khai:

2.1. Tóm tắt điều hành

Đây là phần mở đầu và cũng là phần có ảnh hưởng lớn nhất đến quyết định của ban lãnh đạo phía khách hàng. Thông thường, phần này sẽ dài khoảng 1-2 trang, tập trung truyền tải những thông tin then chốt một cách ngắn gọn và thuyết phục, dành cho những người không có nhiều thời gian đọc toàn bộ tài liệu.

Nội dung nên bao gồm:

• Giới thiệu ngắn gọn về nhà cung cấp và thế mạnh trong lĩnh vực IT Outsourcing.
• Tóm lược bối cảnh, vấn đề hoặc thách thức mà khách hàng đang đối mặt, dựa trên RFP hoặc các buổi trao đổi trước đó.
• Mô tả giải pháp tổng thể được Proposal và cách giải pháp này đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp.
• Nêu bật các lợi ích chính như tối ưu chi phí (kèm số liệu ước tính nếu có), nâng cao hiệu quả vận hành, tiếp cận công nghệ mới, giảm rủi ro và khả năng mở rộng trong tương lai.
• Cam kết về chất lượng dịch vụ và giá trị lâu dài mang lại.
• Lời kêu gọi hành động nhẹ nhàng, chẳng hạn Proposal buổi trao đổi chi tiết hơn hoặc bước tiếp theo trong quá trình hợp tác.

Mục tiêu của phần này là tạo đủ sức thuyết phục để lãnh đạo khách hàng muốn tiếp tục đọc toàn bộ Proposal.

2.2. Phạm vi dịch vụ

Phần phạm vi dịch vụ đóng vai trò làm rõ “nhà cung cấp sẽ làm gì và không làm gì”, từ đó hạn chế tối đa hiểu lầm hoặc tranh chấp trong quá trình triển khai.

Nội dung cần thể hiện rõ:

• Danh sách chi tiết các dịch vụ cung cấp, ví dụ: hỗ trợ helpdesk 24/7, quản lý hạ tầng đám mây, bảo trì phần cứng/phần mềm, phát triển ứng dụng theo yêu cầu, giám sát an ninh mạng, sao lưu và phục hồi dữ liệu.
• Phân loại dịch vụ theo cấp độ (Tier 1, Tier 2, Tier 3) nếu phù hợp với mô hình vận hành.
• Mô tả các hoạt động cụ thể như thời gian phản hồi, quy trình xử lý sự cố, báo cáo định kỳ, chuyển giao kiến thức.
• Nêu rõ các giới hạn và hạng mục loại trừ (scope exclusions) để tránh kỳ vọng vượt phạm vi hợp đồng.
• Mô hình cung cấp dịch vụ (on-site, off-site, remote hoặc hybrid) cùng thông tin về đội ngũ triển khai: số lượng nhân sự, vai trò, chứng chỉ chuyên môn.

Mục tiêu là giúp khách hàng hiểu chính xác những gì họ nhận được, tạo nền tảng cho hợp đồng minh bạch và dễ quản lý.

2.3. Chi phí và điều khoản thanh toán

Phần chi phí cần được trình bày minh bạch, dễ so sánh và thể hiện rõ giá trị tương xứng với ngân sách khách hàng bỏ ra.

Nội dung thường bao gồm:

• Mô hình định giá áp dụng: phí cố định theo tháng/năm, theo giờ làm việc, theo mức sử dụng tài nguyên hoặc mô hình kết hợp.
• Bảng báo giá chi tiết theo từng hạng mục dịch vụ, số lượng, đơn giá và tổng chi phí, bao gồm cả chi phí khởi tạo ban đầu nếu có.
• Ước tính mức tiết kiệm chi phí so với việc duy trì đội ngũ IT nội bộ, nếu có dữ liệu tham chiếu.
• Các chi phí phát sinh tiềm năng và điều kiện áp dụng.
• Điều khoản thanh toán: chu kỳ, phương thức, thời hạn thanh toán, chính sách xử lý chậm thanh toán và cơ chế điều chỉnh giá định kỳ.
• Các ưu đãi hoặc chính sách chiết khấu cho hợp đồng dài hạn hoặc khối lượng lớn.

Mục tiêu là thể hiện Proposal có tính cạnh tranh, đồng thời đảm bảo lợi ích tài chính bền vững cho cả hai bên.

2.4. Thỏa thuận mức độ dịch vụ (SLA)

SLA là phần thể hiện cam kết cụ thể về chất lượng dịch vụ và là cơ sở để khách hàng đo lường hiệu suất thực tế của nhà cung cấp.

Nội dung chính cần có:

• Các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) như thời gian phản hồi, thời gian khắc phục sự cố, tỷ lệ sẵn sàng của hệ thống (uptime).
• Phân loại mức độ ưu tiên sự cố (Critical, High, Medium, Low) kèm thời gian xử lý tương ứng.
• Quy trình theo dõi và báo cáo hiệu suất định kỳ, bao gồm công cụ giám sát và các buổi đánh giá.
• Biện pháp xử lý khi vi phạm SLA, chẳng hạn tín dụng dịch vụ hoặc điều chỉnh chi phí.
• Các điều khoản loại trừ trách nhiệm trong những trường hợp bất khả kháng hoặc do phía khách hàng gây ra.
• Thời hạn hiệu lực và điều kiện chấm dứt SLA.

Mục tiêu là xây dựng niềm tin thông qua các cam kết đo lường được, đồng thời bảo vệ nhà cung cấp trước những yêu cầu vượt ngoài thỏa thuận.

3. Mẹo tùy chỉnh Proposal cho từng khách hàng

Để Proposal dịch vụ IT outsourcing thực sự thuyết phục và nâng cao khả năng ký hợp đồng, cá nhân hóa theo từng khách hàng là yếu tố then chốt. Những proposal chung chung, mang tính “copy-paste” thường bị bỏ qua, trong khi Proposal được thiết kế riêng sẽ tạo cảm giác đúng nhu cầu và đáng tin cậy hơn. Dưới đây là các mẹo thực tế nên áp dụng:

Mẹo 1: Nghiên cứu kỹ khách hàng trước khi viết

• Đọc kỹ RFP/RFI để nắm rõ vấn đề, mục tiêu, ngân sách và thời hạn.
• Tìm hiểu website, mạng xã hội, LinkedIn để hiểu ngành nghề, quy mô, văn hóa và định hướng phát triển.
• Theo dõi tin tức liên quan (mở rộng, gọi vốn, chuyển đổi số…) để thể hiện bạn hiểu bối cảnh thực tế của họ.

Mẹo 2: Cá nhân hóa phần mở đầu và Executive Summary

• Tránh các câu mở đầu chung chung; thay vào đó, nhấn mạnh đúng kế hoạch hoặc thách thức cụ thể của khách hàng.
• Sử dụng lại cách diễn đạt, thuật ngữ mà khách hàng dùng trong RFP để tạo sự đồng điệu.

Mẹo 3: Điều chỉnh phạm vi dịch vụ theo nhu cầu thực

• Chỉ đưa những dịch vụ giải quyết trực tiếp vấn đề của khách hàng, không liệt kê dàn trải.
• Nhấn mạnh theo ngành nghề (bán lẻ, sản xuất, logistics…).
• Có thể bổ sung 1-2 dịch vụ “bonus” nhỏ phù hợp để tạo điểm cộng.

Mẹo 4: Tùy chỉnh chi phí và lợi ích

• Đưa ra nhiều gói giá (cơ bản, tiêu chuẩn và nâng cao) để khách hàng dễ lựa chọn.
• So sánh trực tiếp chi phí outsourcing với chi phí duy trì đội IT nội bộ của họ.
• Nếu khách hàng nhạy cảm về giá, nhấn mạnh mô hình linh hoạt hoặc trả theo giai đoạn.

Mẹo 5: Dùng case study tương đồng

• Ưu tiên case cùng ngành hoặc quy mô tương đương.
• Cá nhân hóa cách dẫn dắt để khách hàng dễ liên hệ với tình huống của mình.

Mẹo 6: Thiết kế proposal theo nhận diện khách hàng

• Sử dụng màu sắc, font chữ gần với thương hiệu của họ.
• Ghi rõ “Proposal dành riêng cho [Tên công ty]” và đặt tên file rõ ràng, chuyên nghiệp.

Mẹo 7: Gợi ý bước tiếp theo cụ thể

• Proposal lịch họp, demo hoặc trao đổi tiếp theo với thời gian rõ ràng.
• Đính kèm tài liệu bổ trợ phù hợp với ngành hoặc nhu cầu của khách hàng.

Mẹo 8: Theo dõi sau khi gửi

• Gửi email kèm tiêu đề cá nhân hóa, nêu bật lợi ích chính.
• Nếu chưa phản hồi, chủ động follow-up bằng cách hỏi đúng phần giải pháp liên quan nhất với họ.

Áp dụng những nguyên tắc trên sẽ giúp proposal không chỉ chuyên nghiệp mà còn tạo cảm giác “giải pháp này được làm riêng cho mình”, từ đó tăng đáng kể tỷ lệ chuyển đổi từ Proposal sang hợp đồng.

4. Những lỗi phổ biến cần tránh khi làm Proposal dịch vụ IT Outsourcing

Dưới đây là những lỗi phổ biến doanh nghiệp và nhà cung cấp thường gặp khi xây dựng Proposal dịch vụ IT Outsourcing, cùng lưu ý giúp tránh rủi ro và tăng khả năng được lựa chọn:

5. GMO-Z.com RUNSYSTEM: Đối tác cung cấp dịch vụ IT Outsourcing đáng tin cậy cho doanh nghiệp

GMO-Z.com RUNSYSTEM (tiền thân là RUNSYSTEM, thành lập năm 2005) là nhà cung cấp dịch vụ IT Outsourcing uy tín tại Việt Nam, trực thuộc GMO Internet Group - tập đoàn Internet hàng đầu Nhật Bản. Với hơn 1.000+ nhân sự, công ty cung cấp các giải pháp IT Outsourcing, phát triển phần mềm, chuyển đổi số và công nghệ AI cho thị trường Việt Nam, Nhật Bản và quốc tế.

Nhiều doanh nghiệp lựa chọn GMO-Z.com RUNSYSTEM, vì:

• Kinh nghiệm hơn 20 năm với hàng nghìn dự án trong các lĩnh vực tài chính - ngân hàng, sản xuất, logistics, thương mại điện tử, bảo hiểm, y tế…
• Dịch vụ IT Outsourcing toàn diện: phát triển phần mềm theo yêu cầu, vận hành & bảo trì hệ thống, kiểm thử phần mềm, BPO, chuyển đổi hệ thống legacy, an ninh mạng, AI, IoT.
• Giải pháp AI “Make in Vietnam” như RUNAI, SmartOCR, SmartRPA, SmartKYC… giúp tăng năng suất và tối ưu chi phí, đã được giới thiệu tại các sự kiện công nghệ quốc tế.
• Cam kết chất lượng & bảo mật với các chứng chỉ CMMI Level 3, ISO 27001, tuân thủ Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
• Uy tín được ghi nhận qua nhiều giải thưởng Sao Khuê và TOP 10 Doanh nghiệp Công nghệ số xuất sắc Việt Nam.

6. Giải đáp các câu hỏi thường gặp 

Câu hỏi 1: Một Proposal IT Outsourcing nên dài bao nhiêu?

Không có độ dài cố định cho mọi Proposal, tuy nhiên thông thường dao động từ 10-25 trang (không tính phụ lục), tùy theo phạm vi dịch vụ:

• Gói cơ bản (helpdesk, quản lý hạ tầng nhỏ): khoảng 10-15 trang là đủ.
• Giải pháp toàn diện (cloud, bảo mật, đa địa điểm): có thể 20-25 trang.

Quan trọng hơn độ dài là cách trình bày: rõ ràng, dễ đọc, ưu tiên bảng biểu, bullet points. Phần Tóm tắt điều hành nên gói gọn trong tối đa 2 trang để phù hợp với lãnh đạo bận rộn.

Câu hỏi 2: Doanh nghiệp nên dựa vào tiêu chí nào để đánh giá Proposal IT outsourcing?

Khi so sánh các Proposal, doanh nghiệp nên cân nhắc đồng thời nhiều yếu tố:

• Mức độ phù hợp: Giải pháp có bám sát đúng vấn đề và mục tiêu thực tế không?
• Năng lực nhà cung cấp: Kinh nghiệm, case study tương đồng, chứng chỉ chuyên môn.
• Phạm vi dịch vụ & SLA: Rõ ràng, đo lường được, cam kết cụ thể.
• Chi phí & giá trị: Đánh giá theo tổng chi phí sở hữu (TCO), không chỉ giá niêm yết.
• Bảo mật & tuân thủ: Cam kết pháp lý, bảo vệ dữ liệu.
• Đội ngũ & hỗ trợ: Năng lực nhân sự, mô hình hỗ trợ linh hoạt.
• Khả năng mở rộng: Dễ điều chỉnh khi doanh nghiệp phát triển.

Câu hỏi 3: SLA trong Proposal IT Outsourcing thường bao gồm những gì?

SLA (Service Level Agreement) là phần thể hiện cam kết chất lượng dịch vụ, thường bao gồm:

• Độ sẵn sàng hệ thống (uptime): phổ biến từ 99,9% trở lên.
• Thời gian phản hồi & khắc phục sự cố: phân theo mức độ ưu tiên (Critical, High, Medium…).
• Cơ chế báo cáo: báo cáo định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý.
• Xử lý vi phạm SLA: service credits hoặc giảm phí dịch vụ.
• Điều khoản loại trừ: sự cố do lỗi khách hàng, thiên tai, yếu tố bất khả kháng.

SLA hiệu quả phải đo lường được, minh bạch và có trách nhiệm rõ ràng.

Câu hỏi 4: Proposal có bắt buộc trình bày phương án bảo mật dữ liệu không?

Có, và đây là yếu tố bắt buộc, đặc biệt trong bối cảnh Việt Nam siết chặt quy định về bảo mật dữ liệu cá nhân (Nghị định 13/2023/NĐ-CP).

Một Proposal chuyên nghiệp thường nêu rõ:

• Biện pháp bảo mật kỹ thuật (firewall, mã hóa, IDS/IPS…).
• Quy trình kiểm tra, ứng phó sự cố an ninh.
• Cam kết tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế (ISO 27001) và pháp luật Việt Nam.
• Phương án sao lưu, khôi phục dữ liệu.
• Sẵn sàng ký NDA.

Thiếu nội dung này, Proposal rất dễ bị loại, đặc biệt với ngành tài chính, y tế, thương mại điện tử.

Câu hỏi 5: Doanh nghiệp có thể yêu cầu tùy chỉnh Proposal theo nhu cầu riêng không?

Hoàn toàn có thể, và nên làm. Nhà cung cấp chuyên nghiệp luôn sẵn sàng điều chỉnh Proposal để phù hợp hơn với từng doanh nghiệp, chẳng hạn:

• Bổ sung dịch vụ theo ngành (IoT, ERP, đa chi nhánh…).
• Điều chỉnh phạm vi, chi phí hoặc lộ trình triển khai.

Doanh nghiệp nên gửi RFP chi tiết, tổ chức buổi trao đổi làm rõ yêu cầu và yêu cầu bản Proposal chỉnh sửa nếu cần.

Câu hỏi 6: Thời gian triển khai dịch vụ thường được thể hiện ra sao trong Proposal?

Tiến độ triển khai thường được trình bày qua:

• Timeline/Project Plan: các mốc công việc rõ ràng (khảo sát, chuyển giao, triển khai, ổn định).
• Thời gian khởi tạo (onboarding): thường từ 2-8 tuần tùy quy mô.
• Mốc bắt đầu tính phí chính thức sau khi hệ thống vận hành ổn định.

Proposal tốt sẽ làm rõ trách nhiệm từng bên, các mốc bàn giao và phương án xử lý nếu tiến độ bị ảnh hưởng.

Một Proposal dịch vụ IT Outsourcing được xây dựng đúng nhu cầu, rõ ràng về phạm vi, SLA, KPI và chi phí sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín và tăng khả năng trúng thầu. Với kinh nghiệm triển khai nhiều dự án trong và ngoài nước cùng quy trình chuẩn Nhật Bản, GMO-Z.com RUNSYSTEM sẵn sàng đồng hành và cung cấp giải pháp IT Outsourcing hiệu quả, chuyên nghiệp. Liên hệ GMO-Z.com RUNSYSTEM để được tư vấn chi tiết.