Trong bối cảnh chuyển đổi số y tế diễn ra mạnh mẽ, Dịch vụ nhập liệu y tế đang trở thành giải pháp quan trọng giúp các cơ sở y tế chuẩn hóa dữ liệu, giảm tải hành chính và nâng cao hiệu quả vận hành. Trong bài viết này, hãy cùng GMO-Z.com RUNSYSTEM tìm hiểu vai trò, lợi ích và quy trình triển khai dịch vụ nhập liệu y tế theo tiêu chuẩn bảo mật và chất lượng cao.
Tóm tắt nhanh: Dịch vụ nhập liệu y tế là thuê ngoài số hóa và chuẩn hóa dữ liệu y tế (bệnh án, xét nghiệm, mã bệnh, bảo hiểm) với độ chính xác cao và bảo mật nghiêm ngặt, phục vụ hồ sơ bệnh án điện tử. Lợi ích chính
Dữ liệu thường nhập liệu
Vì sao cần dịch vụ chuyên nghiệp?
|
Nhật Bản đang bước vào giai đoạn khủng hoảng nhân lực y tế khi tốc độ già hóa dân số diễn ra nhanh chóng. Dự báo giai đoạn 2025 - 2030, quốc gia này có thể thiếu hụt gần 500.000 lao động trong lĩnh vực y tế. Song song với đó là áp lực đẩy mạnh chuyển đổi số ngành y theo Kế hoạch thúc đẩy Medical DX của Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản.
Trong bối cảnh này, dịch vụ nhập liệu y tế chuyên nghiệp được xem là một giải pháp thiết thực, giúp hệ thống y tế vận hành hiệu quả và bền vững hơn.
Trong tiến trình chuyển đổi số y tế tại Việt Nam theo định hướng của Bộ Y tế, hướng tới bệnh viện thông minh và hồ sơ bệnh án điện tử toàn quốc, nhu cầu thuê ngoài dịch vụ nhập liệu y tế đang gia tăng rõ rệt. Các bệnh viện, phòng khám và cơ sở y tế lựa chọn outsourcing như một giải pháp để xử lý khối lượng dữ liệu lớn, đảm bảo độ chính xác cao, bảo mật thông tin và tiết kiệm nguồn lực nội bộ.
Dưới đây là những loại dữ liệu y tế phổ biến nhất thường được giao cho các đơn vị nhập liệu chuyên nghiệp:
Đây là nhóm dịch vụ được thuê ngoài nhiều nhất hiện nay, đặc biệt tại các bệnh viện vẫn lưu trữ số lượng lớn hồ sơ giấy trong nhiều năm.
Các đơn vị nhập liệu thực hiện số hóa hàng nghìn trang bệnh án giấy, bao gồm thông tin khám bệnh, chẩn đoán, phác đồ điều trị và diễn biến lâm sàng, sang các định dạng số như PDF có thể tìm kiếm, bảng dữ liệu hoặc tích hợp trực tiếp vào hệ thống EMR/HIS. Việc ứng dụng công nghệ nhận dạng ký tự (OCR - Optical Character Recognition) kết hợp trí tuệ nhân tạo (AI) giúp tự động nhận diện chữ viết tay, chữ in và bảng biểu, từ đó rút ngắn đáng kể thời gian xử lý và nâng cao độ chính xác.
Giải pháp này giúp cơ sở y tế nhanh chóng đáp ứng yêu cầu bệnh viện số, đồng thời thuận tiện hơn trong việc tra cứu, chia sẻ và quản lý dữ liệu giữa các khoa, phòng.
Kết quả xét nghiệm và chẩn đoán hình ảnh như xét nghiệm máu, sinh hóa, X-quang, CT, MRI hay siêu âm thường tồn tại dưới dạng giấy hoặc tệp hình ảnh rời rạc.
Dịch vụ nhập liệu hỗ trợ đưa toàn bộ dữ liệu này vào các hệ thống chuyên dụng như LIS hoặc RIS-PACS. Công nghệ OCR y tế giúp trích xuất chính xác các chỉ số, con số và kết quả từ bản scan hoặc báo cáo in, sau đó tự động điền vào biểu mẫu chuẩn.
Nhờ đó, nguy cơ sai sót khi nhập tay (đặc biệt với các giá trị số) được giảm thiểu đáng kể, đồng thời hỗ trợ bác sĩ tiếp cận thông tin nhanh và đầy đủ trong hồ sơ bệnh án điện tử.
Mã hóa bệnh là yêu cầu bắt buộc trong thanh toán bảo hiểm y tế, thống kê bệnh tật và báo cáo quản lý.
Các đơn vị chuyên nghiệp sử dụng đội ngũ coder y khoa có nền tảng chuyên môn để mã hóa chẩn đoán và thủ thuật theo các chuẩn như ICD-10, ICD-11, CPT hoặc DRG. Công nghệ hỗ trợ mã hóa bằng trí tuệ nhân tạo được dùng để gợi ý mã phù hợp, sau đó được kiểm tra lại thủ công nhằm đảm bảo độ chính xác cao.
Quy trình này giúp rút ngắn thời gian hoàn tất hồ sơ, giảm tỷ lệ hồ sơ bị từ chối thanh toán và cải thiện dòng tiền cho bệnh viện, phòng khám.
Các biểu mẫu hành chính chiếm một phần lớn trong khối lượng công việc hằng ngày tại cơ sở y tế.
Dịch vụ nhập liệu hỗ trợ số hóa thông tin từ phiếu khám sức khỏe định kỳ, giấy ra viện, đơn thuốc ngoại trú và nội trú. Việc kết hợp tự động hóa quy trình với công nghệ nhận dạng ký tự giúp xử lý nhanh các dữ liệu lặp lại như tên thuốc, liều dùng và chỉ định điều trị.
Giải pháp này giúp giảm tải cho nhân viên hành chính và đảm bảo dữ liệu được đồng bộ, nhất quán giữa các khoa phòng.
Đối với các viện nghiên cứu, trung tâm thử nghiệm thuốc hoặc dự án lâm sàng, dữ liệu nghiên cứu đòi hỏi độ chính xác và tính nhất quán rất cao.
Dịch vụ nhập liệu đảm nhiệm việc số hóa biểu mẫu nghiên cứu, báo cáo ca bệnh và dữ liệu theo dõi bệnh nhân trong quá trình thử nghiệm. Công nghệ phân tích dữ liệu được ứng dụng để phát hiện sớm các điểm bất thường và kiểm tra tính logic của dữ liệu.
Nhờ đó, dữ liệu nghiên cứu trở nên “sạch”, sẵn sàng cho phân tích thống kê và báo cáo khoa học.
Nhiều phòng khám tư nhân và chuỗi phòng khám sử dụng các phần mềm quản lý như ClouDoc, Medisoft, VNPT-HIS hoặc các hệ thống EMR trên nền tảng đám mây.
Dịch vụ nhập liệu hỗ trợ đưa dữ liệu bệnh nhân, lịch hẹn, kết quả khám và điều trị vào đúng hệ thống đang sử dụng. Tự động hóa quy trình giúp đồng bộ dữ liệu giữa các phân hệ, hạn chế lỗi thủ công và tiết kiệm thời gian vận hành.
Giải pháp này đặc biệt phù hợp với các phòng khám nhỏ muốn đẩy nhanh quá trình số hóa mà không cần đầu tư lớn vào nhân sự chuyên trách.
GMO-Z.com RUNSYSTEM là thành viên của Tập đoàn GMO Internet Group (Nhật Bản, niêm yết trên Sở Giao dịch Chứng khoán Tokyo). Công ty đã có hơn 20 năm kinh nghiệm cung cấp dịch vụ thuê ngoài chất lượng cao dành riêng cho thị trường Nhật Bản. Doanh nghiệp kết hợp đội ngũ nhân sự có nền tảng y khoa với công nghệ tự động hóa và trí tuệ nhân tạo do chính GMO-Z.com RUNSYSTEM phát triển (như SmartOCR - nhận dạng ký tự thông minh, SmartRPA - tự động hóa quy trình). Đây là những yếu tố tạo nên sự khác biệt rõ rệt so với việc tự nhập liệu hoặc thuê ngoài từ các đơn vị không chuyên.
Quy trình kiểm tra chéo hai cấp, kết hợp chuyên gia y khoa thẩm định cuối cùng và hệ thống trí tuệ nhân tạo hỗ trợ nhận diện chữ viết tay y tế, giúp đạt độ chính xác lên tới 99,9%. Nhờ đó, tỷ lệ hồ sơ bị từ chối thanh toán bảo hiểm y tế gần như bằng không.
So với việc tự nhập liệu nội bộ (thường chỉ đạt độ chính xác 90-95% do thiếu nhân sự chuyên môn) hoặc thuê ngoài không chuyên với rủi ro sai sót cao, GMO-Z.com RUNSYSTEM giúp doanh nghiệp y tế Nhật Bản tránh được các lỗi nghiêm trọng có thể ảnh hưởng đến chẩn đoán, thanh toán bảo hiểm và trách nhiệm pháp lý.
Chi phí nhân sự tại Nhật Bản rất cao, bao gồm lương, bảo hiểm xã hội, đào tạo và chi phí quản lý. Việc duy trì đội ngũ nhập liệu nội bộ vì thế vừa tốn kém vừa khó mở rộng khi khối lượng công việc tăng đột biến.
Trong khi đó, nhiều đơn vị thuê ngoài không chuyên có giá rẻ nhưng thường phát sinh lỗi, kéo theo chi phí sửa chữa và rủi ro vận hành. GMO-Z.com RUNSYSTEM tận dụng lợi thế nhân lực Việt Nam với chi phí cạnh tranh, đồng thời duy trì tiêu chuẩn quản lý chất lượng Nhật Bản thông qua các chứng nhận quốc tế như ISO 27001 (quản lý an toàn thông tin), ISO 9001 (quản lý chất lượng) và CMMI Cấp độ 3 (năng lực phát triển và vận hành quy trình). Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí mà không phải đánh đổi chất lượng.
Bảo mật thông tin bệnh nhân là yếu tố sống còn trong lĩnh vực y tế Nhật Bản. GMO-Z.com RUNSYSTEM áp dụng các kênh truyền dữ liệu an toàn như hệ thống truyền file bảo mật, mạng riêng ảo, cùng công nghệ mã hóa dữ liệu mạnh. Ngay từ đầu dự án, hai bên ký thỏa thuận bảo mật thông tin y tế theo chuẩn Nhật Bản, đảm bảo dữ liệu cá nhân luôn được kiểm soát chặt chẽ.
Chứng nhận ISO 27001 là minh chứng cho hệ thống quản lý an ninh thông tin đạt chuẩn quốc tế, giúp doanh nghiệp Nhật Bản yên tâm khi xử lý các dữ liệu y tế nhạy cảm và tránh rủi ro vi phạm pháp luật.
Với hơn 20 năm phục vụ khách hàng Nhật Bản, GMO-Z.com RUNSYSTEM sở hữu đội ngũ kỹ sư cầu nối Nhật - Việt thông thạo tiếng Nhật và hiểu rõ văn hóa làm việc đề cao chất lượng, kỷ luật và đúng hạn. Doanh nghiệp đã triển khai thành công hàng nghìn dự án thuê ngoài, bao gồm nhiều dự án trong lĩnh vực y tế như số hóa hồ sơ bệnh án, triển khai hệ thống quản lý bệnh viện và hỗ trợ nghiên cứu lâm sàng.
Khả năng mở rộng nhanh khi vào mùa cao điểm (dịch cúm, nhu cầu y tế tăng do dân số già) cùng hệ thống báo cáo tiến độ theo thời gian thực là những điểm mà việc tự làm nội bộ hoặc đối tác không quen thị trường Nhật khó có thể đáp ứng.
GMO-Z.com RUNSYSTEM không chỉ dừng lại ở nhập liệu thủ công. Việc tích hợp nhận dạng ký tự thông minh và tự động hóa quy trình giúp tốc độ xử lý nhanh hơn gấp nhiều lần so với cách làm truyền thống. Dữ liệu sau khi xử lý có thể tích hợp trực tiếp vào hệ thống quản lý bệnh viện và hồ sơ bệnh án điện tử đang được sử dụng tại Nhật Bản, góp phần đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số y tế.
Quy trình 7 bước dưới đây được thiết kế riêng cho doanh nghiệp y tế Nhật Bản (bệnh viện, phòng khám, trung tâm nghiên cứu lâm sàng), đáp ứng đồng thời tiêu chuẩn Nhật Bản và các chuẩn quốc tế về bảo mật thông tin y tế.
Đội ngũ kỹ sư cầu nối Nhật - Việt (Bridge System Engineer - BrSE) tiếp nhận yêu cầu thông qua các buổi làm việc trực tuyến hoặc trực tiếp, với khả năng hỗ trợ tiếng Nhật bản ngữ. Ngay từ đầu, dự án được đánh giá toàn diện về:
Song song đó, hai bên ký thỏa thuận bảo mật thông tin y tế (NDA - cam kết không tiết lộ thông tin) theo chuẩn Nhật Bản trước khi bất kỳ dữ liệu nào được chuyển giao.
Hợp đồng dịch vụ được ký kết với các điều khoản bảo mật chặt chẽ, tuân thủ Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân của Nhật Bản (APPI) và tiêu chuẩn an toàn thông tin ISO 27001. GMO-Z.com RUNSYSTEM thiết lập các kênh truyền dữ liệu bảo mật cao như truyền file qua máy chủ chuyên dụng, mạng riêng ảo (VPN) hoặc hạ tầng đám mây riêng, sử dụng công nghệ mã hóa dữ liệu tiên tiến.
Dữ liệu y tế được tải lên thông qua cổng bảo mật chuyên biệt, hạn chế tối đa việc trao đổi qua email thông thường nhằm giảm rủi ro rò rỉ thông tin.
Hệ thống nhận dạng ký tự và tự động hóa quy trình do GMO-Z.com RUNSYSTEM phát triển được triển khai để:
Bước tiền xử lý này giúp giảm đáng kể khối lượng thao tác thủ công, rút ngắn 70–80% thời gian xử lý so với phương pháp truyền thống và tạo nền tảng dữ liệu sẵn sàng cho các bước tiếp theo.
Thay vì trực tiếp nhập liệu y khoa, GMO-Z.com RUNSYSTEM đóng vai trò:
Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp y tế giữ quyền kiểm soát nghiệp vụ, trong khi vẫn đảm bảo tính thống nhất và khả năng tích hợp hệ thống.
GMO-Z.com RUNSYSTEM thiết lập cơ chế kiểm soát chất lượng nhiều lớp, bao gồm:
Nhờ đó, tỷ lệ sai sót được kiểm soát ở mức rất thấp, phù hợp với yêu cầu khắt khe của lĩnh vực y tế Nhật Bản.
Dữ liệu sau khi hoàn thiện được bàn giao thông qua kênh bảo mật, dưới dạng:
Khách hàng đồng thời nhận được báo cáo tiến độ, chỉ số chất lượng và nhật ký xử lý dữ liệu.
Sau khi dự án kết thúc, GMO-Z.com RUNSYSTEM tiếp tục:
Giải pháp cũng sẵn sàng mở rộng linh hoạt khi khối lượng dữ liệu tăng cao theo mùa hoặc trong các tình huống đặc thù như dịch bệnh, già hóa dân số.
Có. Bảo mật dữ liệu y tế luôn được đặt lên hàng đầu. GMO-Z.com RUNSYSTEM tuân thủ Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân của Nhật Bản (APPI), tiêu chuẩn ISO 27001 về quản lý an ninh thông tin và các chuẩn bảo mật y tế quốc tế tương đương HIPAA.
Cụ thể:
Thời gian phụ thuộc vào khối lượng và mức độ phức tạp của dữ liệu:
Khách hàng luôn nhận được báo cáo tiến độ theo thời gian thực và cam kết đúng hạn theo hợp đồng.
Có. GMO-Z.com RUNSYSTEM hỗ trợ tiếng Nhật, tiếng Anh và tiếng Việt, phù hợp với:
Đội ngũ được đào tạo đa ngôn ngữ để đảm bảo độ chính xác và tính nhất quán của dữ liệu.
Có. GMO-Z.com RUNSYSTEM hỗ trợ chạy thử miễn phí (pilot).
Đây là hình thức phổ biến giúp doanh nghiệp Nhật Bản kiểm chứng chất lượng trước khi mở rộng dự án.
Việc triển khai Dịch vụ nhập liệu y tế không chỉ là bước đi kỹ thuật, mà còn là nền tảng cho quá trình số hóa bền vững của các cơ sở y tế. Khi dữ liệu được chuẩn hóa, bảo mật và sẵn sàng tích hợp, bệnh viện và phòng khám có thể tập trung nhiều hơn vào chất lượng điều trị và trải nghiệm bệnh nhân.
Với kinh nghiệm trong xây dựng quy trình chuyển đổi số và hạ tầng dữ liệu cho doanh nghiệp Nhật Bản, GMO-Z.com RUNSYSTEM sẵn sàng đồng hành cùng các đơn vị y tế trong việc thiết kế và triển khai giải pháp nhập liệu phù hợp, an toàn và hiệu quả lâu dài.