Triển khai nhanh dự án ERP SAPO360 trong 3 tháng: Chỉ tiến về phía trước, không quay đầu!

Được thành lập năm 2008, Công ty Cổ phần Công nghệ SAPO là một trong những nền tảng quản lý và bán hàng được sử dụng rộng rãi nhất tại Việt Nam với hơn 67.000 khách hàng đang sử dụng dịch vụ. Sau hơn 5 năm vật lộn với những hệ thống quản lý cồng kềnh và chắp vá, SAPO đã quyết tâm "phá bỏ cái cũ, xây dựng cái mới" trong chiến lược chuyển đổi số. Một lần nữa, đội ngũ ERP rất vinh dự nhận được sự tin tưởng từ khách hàng trong việc giải quyết vấn đề này.

Giải pháp ERP được lựa chọn để phát triển lâu dài

Trước khi triển khai giải pháp ERP, SAPO đã gặp rất nhiều khó khăn trong việc tổng hợp dữ liệu và báo cáo tài chính... Nguyên nhân chủ yếu là do sử dụng nhiều hệ thống phần mềm cho từng nghiệp vụ kinh doanh như DMS, Misa, SAPOShop, dữ liệu chưa được thống nhất chặt chẽ. Phần mềm ERP Odoo đã được SAPO lựa chọn để giải quyết những vấn đề hiện tại này, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý cho doanh nghiệp. Ưu điểm nổi bật mà SAPO đánh giá cao ở Odoo ERP so với các giải pháp ERP khác như SAP, Oracle, Microsoft... là chi phí triển khai hợp lý và các module có thể tùy chỉnh theo yêu cầu kinh doanh. Dự án SAPO 360 bắt đầu triển khai từ tháng 7 năm 2020 và dự kiến ​​chính thức vận hành vào tháng 10 năm 2020. Ở giai đoạn này, SAPO360 sẽ được tích hợp với phần mềm DMS tự xây dựng trước đó để lấy thông tin bán hàng và thực hiện các nghiệp vụ kế toán trên SAPO360. Đội ngũ dự án ERP gồm các anh ThaoNN (PM), KhanhTD, GiangNH, HuyenTN (BA), LocCT, TruongND, PhuNM (Dev) dưới sự quản lý của anh LamPD (Giám đốc dự án). 

ERP - Cuộc đua với thời gian

Ba tháng là khoảng thời gian quá ngắn đối với bất kỳ dự án ERP nào, đặc biệt là đối với một đơn vị đã xây dựng và sử dụng hệ thống DMS riêng hơn 5 năm như SAPO. Để thay đổi hoàn toàn mô hình DMS cũ phức tạp, đội ngũ dự án đã phải tham vấn, tái cấu trúc quy trình sao cho tinh gọn nhất có thể để có thể chuyển đổi sang Odoo ERP. Toàn bộ đội ngũ dự án kiên định với quyết tâm "chỉ tiến, không lùi" và phải xây dựng một mô hình kinh doanh mới trên hệ thống ERP đáp ứng đúng thời hạn. Mặt khác, bản thân SAPO cũng là đơn vị đã triển khai nhiều dự án công nghệ, có kinh nghiệm dày dặn trong việc xác định yêu cầu, lập tiến độ và kiểm tra tiến độ hàng ngày. Chính vì vậy, SAPO luôn đưa ra những yêu cầu cực kỳ khắt khe đến từng chi tiết nhỏ nhất. Thời gian go-live gấp rút và những yêu cầu khắt khe đòi hỏi các runner phải báo cáo với khách hàng hàng ngày, làm việc ngày đêm để nhận được cái gật đầu đồng ý từ khách hàng về các yêu cầu đã đặt ra, và trên hết là sự thành công của dự án.

Kết quả dự án

- GMO-Z.com RUNSYSTEM đã triển khai Odoo Enterprise 13 bao gồm các phân hệ: Bán hàng, Hàng tồn kho, Mua hàng, VAS * Tích hợp với phần mềm DMS hiện tại của Sapo.

- GMO đã tích hợp hệ thống mới với hệ thống hiện có đang hoạt động để đảm bảo không có gián đoạn nào đối với hoạt động kinh doanh cho đến khi Sapo chuyển đổi hoàn toàn.

- Hệ thống Odoo mới sau khi áp dụng đã giải quyết được vấn đề quá tải cho hệ thống quản lý và vẫn tích hợp hiệu quả với hệ thống đang triển khai.