Phần mềm kế toán tốt nhất cho quản lý đơn đặt hàng mua

Phần mềm kế toán tốt nhất cho quản lý đơn đặt hàng mua giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quy trình mua sắm. Cùng với đó là đồng bộ dữ liệu từ yêu cầu mua hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn nhà cung cấp đến hạch toán chi phí và công nợ. Mọi thông tin được tự động hóa và đảm bảo minh bạch. Nhà quản lý dễ dàng theo dõi ngân sách, hạn chế sai sót, tối ưu dòng tiền và nâng cao hiệu quả quản trị mua hàng. 

Vì sao cần tích hợp hệ thống đơn mua hàng (PO) với kế toán? 

Kiểm soát ngân sách và quản lý chi tiêu

Khi các yêu cầu mua sắm và đơn đặt hàng được liên kết trực tiếp với ngân sách đã phê duyệt, hệ thống tự động kiểm tra hạn mức trước khi phát hành PO. Điều này ngăn chặn tình trạng mua vượt quá ngân sách hoặc phát sinh chi phí ngoài kế hoạch. Mặt khác, dữ liệu chi tiêu được cập nhật theo thời gian thực từ PO - hóa đơn - hạch toán kế toán. Từ đó nhà quản lý theo dõi chính xác ngân sách còn lại theo từng phòng ban, dự án hoặc nhà cung cấp. 

Đối soát ba bên (Đơn mua hàng – Hóa đơn – Phiếu nhận hàng)

Đây là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quy trình mua sắm. Phần mềm kế toán tốt nhất cho quản lý đơn đặt hàng mua sẽ tự động so sánh số lượng, đơn giá và giá trị giữa PO đã phê duyệt, hàng hóa thực tế và hóa đơn của nhà cung cấp xuất. Qua đó phát hiện nhanh các sai lệch. Chỉ khi dữ liệu của cả 3 chứng từ trùng khớp thì giao dịch mới được chấp thuận để hạch toán và thanh toán. 

Dấu vết kiểm toán và tính minh bạch

Mọi thao tác trong quy trình mua sắm đều được hệ thống ghi nhận đầy đủ theo thời gian, người thực hiện và trạng thái xử lý. Cụ thể từ việc tạo yêu cầu mua, phê duyệt PO, nhận hàng, đối soát hóa đơn cho đến hạch toán và thanh toán. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể truy xuất lịch sử giao dịch, kiểm tra nguồn gốc chi phí và giải trình số liệu khi cần kiểm toán nội bộ hay làm việc với cơ quan thuế. 

Đánh giá phần mềm kế toán tốt nhất cho quản lý đơn đặt hàng mua 

KAIKE (GMO-Z.com RUNSYSTEM)

KAIKE là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ. Phần mềm tích hợp các phân hệ kế toán cơ bản, hỗ trợ theo dõi quy trình mua hàng. Cụ thể những tính năng liên quan đến quản lý đơn đặt hàng mua đó là: 

• Theo dõi quy trình mua hàng theo đơn: lưu thông tin đơn hàng, nhà cung cấp, trạng thái đơn và liên kết với phiếu nhập kho/hóa đơn thanh toán.
• Khả năng thêm phiếu trả tiền/ghi nhận chi phí cho từng đơn hàng,...
• Hỗ trợ quản lý tồn kho cơ bản
• Khả năng kết nối, tích hợp với hệ sinh thái và hỗ trợ Open API,... tạo điều kiện mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng. 

MISA AMIS

MISA AMIS thích hợp với doanh nghiệp nhỏ, vừa đến lớn trong quá trình số hóa mua hàng, giúp giảm sai sót thủ công, đồng nhất mọi dữ liệu. Cụ thể: 

• Phần mềm cung cấp quy trình quản lý đơn mua rõ ràng và chuẩn hóa
• Tích hợp sâu với kế toán và kho, phê duyệt linh hoạt
• Hỗ trợ phân tích, so sánh, báo giá nhanh 

Tuy nhiên AMIS là hệ thống tổng thể nên doanh nghiệp cần cấu hình và triển khai bài bản để tránh quá tải tính năng cho đơn vị nhỏ. Bên cạnh đó những doanh nghiệp có quy trình mua hàng phức tạp có thể cần tùy chỉnh thêm hoặc kết hợp công cụ riêng. 

FAST Accounting (FAST Business/FAST Cloud)

FAST Accounting là một trong những phần mềm kế toán tốt nhất cho quản lý đơn đặt hàng mua. Phần mềm thích hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, với đầy đủ các phân hệ kế toán. Cụ thể các tính năng liên quan đến quản lý đơn đặt hàng mua đó là: 

• Phân hệ kế toán mua hàng & công nợ phải trả
• Hỗ trợ quản lý tồn kho liên quan đến mua hàng
• Phiên bản điện toán đám mây (FAST Cloud) 

Với doanh nghiệp có quy trình phức tạp, cần tích hợp thêm Fast Business Online/Fast Purchasing. Bởi vì FAST Accounting thuần túy sẽ không quản lý quy trình mua hàng được toàn diện. 

Gợi ý chọn phần mềm kế toán cho quản lý đơn đặt hàng mua 

Doanh nghiệp quy mô lớn, nhiều phòng ban

Đối với doanh nghiệp quy mô lớn sẽ đòi hỏi quy trình phê duyệt đa cấp, theo dõi tiến độ theo từng bộ phận, kiểm soát ngân sách, kết nối với kế toán/tồn kho và báo cáo chi tiêu tổng thể. Do đó, doanh nghiệp cần chọn phần mềm có module quản lý mua hàng mạnh, tự động hóa và minh bạch toàn bộ chu trình mua sắm. 

• Hỗ trợ quy trình từ yêu cầu - phê duyệt - tạo PO - nhận hàng - thanh toán
• Phê duyệt theo nhiều cấp và phân quyền linh hoạt
• Tích hợp liền mạch với kế toán, kho và tài chính
• Báo cáo & phân tích tổng thể 

Doanh nghiệp SME, cần triển khai nhanh, dễ sử dụng

Doanh nghiệp vừa & nhỏ thường cần một giải pháp dễ triển khai, tiếp cận nhanh. Trong đó ưu tiên: 

• Tích hợp mua hàng - kế toán - tồn kho trong một hệ thống duy nhất
• Quy trình tạo đơn đặt hàng mua đơn giản, có sẵn các mẫu chuẩn
• Danh mục kho, đối tượng, nhà cung cấp rõ ràng
• Sẵn sàng tạo báo cáo đơn mua, công nợ phải trả, lịch sử mua theo nhà cung cấp,... 

Doanh nghiệp sản xuất, quản lý mua hàng phức tạp

Phần mềm kế toán tốt nhất cho quản lý đơn đặt hàng mua cần tích hợp sâu với hệ thống sản xuất, tồn kho và tài chính. Các tính năng then chốt cần có như: 

• Luồng phê duyệt đa cấp
• Quản lý yêu cầu mua hàng và PO
• Theo dõi tiến độ giao nhận & kho
• Quản lý nhà cung cấp & hợp động
• Cung cấp báo cáo phân tích chi tiết

Những câu hỏi thường gặp 

1. Có thể theo dõi chi phí mua hàng theo dự án hoặc bộ phận không? 

Trả lời: Ứng dụng kế toán tốt nhất cho đơn đặt hàng mua thường cho phép gắn đơn mua theo dự án, phòng ban hoặc trung tâm chi phí, giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách chi tiết, so sánh chi phí thực tế và đánh giá hiệu quả mua hàng một cách rõ ràng.

2. Chi phí triển khai phần mềm quản lý đơn đặt hàng mua có cao không? 

Trả lời: Chi phí triển khai phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số lượng người dùng và mức độ phức tạp của quy trình mua hàng. Với SME, nhiều công cụ kế toán tốt nhất để tạo đơn đặt hàng mua hiện nay có chi phí hợp lý, triển khai nhanh, không cần đầu tư hạ tầng lớn.

3. Có nên chọn phần mềm kế toán tích hợp sẵn mua hàng hay mua riêng từng phần mềm? 

Trả lời: Với doanh nghiệp nhỏ và vừa, nên ưu tiên phần mềm có sẵn module mua hàng để dữ liệu kế toán – đơn mua – kho được đồng bộ, dễ quản lý. Trong khi đó, doanh nghiệp lớn hoặc quy trình phức tạp có thể cân nhắc kết hợp với hệ thống ERP hoặc phần mềm mua hàng chuyên sâu để tối ưu vận hành.

Kết luận 

việc lựa chọn phần mềm kế toán tốt nhất cho quản lý đơn đặt hàng mua sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quy trình mua hàng, đồng bộ dữ liệu kế toán – kho – công nợ và hạn chế tối đa sai sót trong vận hành. Khi sử dụng đúng giải pháp, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian xử lý đơn mua mà còn nâng cao hiệu quả quản lý chi phí và ra quyết định chính xác hơn. Hãy liên hệ ngay để được tư vấn và lựa chọn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.

THÔNG TIN LIÊN HỆ: 

Công ty TNHH GMO-Z.com RUNSYSTEM 

Địa chỉ: Tầng 6, Tòa nhà Ocean Park, số 1 Đào Duy Anh, Phường Phong Mai, Quận Đống Đa, TP Hà Nội 

Điện thoại: (84)-24-3772-4304

Email: [email protected]