So sánh BPO và Managed services: Doanh nghiệp nên chọn mô hình nào?

So sánh BPO và Managed services sẽ giúp bạn nhận biết điểm khác biệt, lợi ích và rủi ro của từng mô hình, từ đó quyết định giải pháp phù hợp nhất cho chi phí, hiệu quả và chiến lược lâu dài. Trong bài viết này, hãy cùng GMO-Z.com RUNSYSTEM so sánh 2 hình thức này để hiểu rõ ưu - nhược điểm, chi phí và ứng dụng thực tế, từ đó quyết định mô hình nào phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

1. So sánh BPO và managed services

Dưới đây là tổng quan về sự khác biệt cốt lõi giữa BPO và managed services, giúp doanh nghiệp nhận biết ưu - nhược điểm, phạm vi và mức độ kiểm soát của từng mô hình.

1.1. Định nghĩa BPO và managed services

(1) BPO  (Thuê ngoài quy trình kinh doanh)

BPO là hình thức doanh nghiệp thuê đơn vị bên ngoài thực hiện và vận hành trọn gói một hoặc nhiều quy trình nghiệp vụ, thường là các công việc mang tính lặp lại hoặc không thuộc hoạt động cốt lõi. Đơn vị cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm toàn bộ về con người, quy trình và kết quả đầu ra theo các chỉ tiêu hiệu suất đã cam kết.

BPO thường được áp dụng cho các nghiệp vụ như: chăm sóc khách hàng, xử lý hóa đơn, nhập và xử lý dữ liệu, quản lý tiền lương, hoặc các hoạt động hỗ trợ nội bộ như nhân sự, kế toán - tài chính, hành chính.

(2) Managed services

Managed services là mô hình doanh nghiệp thuê đối tác bên ngoài quản lý toàn diện một chức năng hoặc hệ thống cụ thể trong thời gian dài. Không chỉ dừng ở việc thực hiện công việc, nhà cung cấp còn chịu trách nhiệm giám sát, bảo trì, tối ưu và cải tiến liên tục để đảm bảo hệ thống vận hành ổn định và hiệu quả.

Mô hình này phổ biến nhất trong công nghệ thông tin (quản lý hạ tầng, điện toán đám mây, an ninh mạng), đồng thời ngày càng được mở rộng sang các lĩnh vực như vận hành hệ thống thanh toán, quản trị dữ liệu hoặc quản lý toàn bộ một bộ phận chức năng.

1.2. Bản chất, đặc điểm của BPO và Managed services

Dưới đây là phân tích bản chất và những đặc điểm cốt lõi giúp phân biệt rõ BPO và managed services:

1.3. Ưu nhược điểm của BPO và Managed services

Dưới đây là tổng hợp ưu - nhược điểm của BPO và managed services, giúp doanh nghiệp lựa chọn mô hình phù hợp.

2. Khi nào nên chọn BPO hoặc Managed services

Việc chọn giữa BPO và Managed Services phụ thuộc vào mục tiêu chiến lược, tính chất quy trình, nguồn lực và mức độ kiểm soát mong muốn.

Nên chọn BPO khi:

• Quy trình chuẩn hóa, lặp lại, không thuộc lõi kinh doanh (ví dụ: nhập liệu, xử lý hóa đơn, payroll, chăm sóc khách hàng cơ bản, back-office hành chính).
• Doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí nhanh chóng (giảm 30-70% so với làm nội bộ/onshore).
• Nhu cầu biến động theo mùa vụ hoặc khối lượng công việc (ví dụ: chiến dịch marketing, xử lý đơn hàng dịp lễ).
• Doanh nghiệp chưa có chuyên môn sâu hoặc không muốn đầu tư đội ngũ nội bộ.
• Thời gian triển khai cần nhanh, hợp đồng ngắn-trung hạn (6-18 tháng).

Nên chọn Managed services khi:

• Chức năng thuê ngoài mang tính chiến lược, phức tạp, cần cải tiến liên tục (ví dụ: quản lý hạ tầng IT, ứng dụng doanh nghiệp, cybersecurity, thanh toán, vận hành bộ phận quan trọng).
• Doanh nghiệp cần ổn định, dự đoán chi phí dài hạn và giảm rủi ro (ví dụ: downtime IT).
• Muốn tiếp cận công nghệ tiên tiến và chuyên gia cao cấp mà không đầu tư nội bộ.
• Cần quan hệ đối tác lâu dài, hợp tác chặt chẽ và chia sẻ trách nhiệm.
• Quy trình thay đổi thường xuyên do công nghệ hoặc quy định mới (ví dụ: GDPR, PCI-DSS, chuyển đổi số IT).

3. Kết hợp BPO và Managed Services

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phức tạp và quá trình chuyển đổi số diễn ra nhanh chóng, nhiều tổ chức không chỉ chọn BPO hoặc Managed Services riêng lẻ, mà kết hợp cả hai để tối ưu hiệu quả vận hành. Cách tiếp cận này gọi là Hybrid Outsourcing hoặc Blended Model, tận dụng ưu điểm của cả hai mô hình, cân bằng giữa tiết kiệm chi phí, linh hoạt và chất lượng chiến lược dài hạn.

Lý do doanh nghiệp nên kết hợp BPO và Managed services:

• Tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng cao: Dùng BPO cho các quy trình chuẩn hóa, lặp lại để giảm chi phí, đồng thời dùng managed services cho các chức năng chiến lược đòi hỏi chuyên môn sâu và cải tiến liên tục.
• Tăng tính linh hoạt và khả năng mở rộng: BPO xử lý khối lượng công việc biến động, managed services đảm bảo hiệu suất ổn định lâu dài.
• Tập trung nguồn lực nội bộ vào lõi kinh doanh: Giao các nhiệm vụ hỗ trợ cho BPO, các chức năng chiến lược/công nghệ cho Managed Services.
• Giảm rủi ro tập trung: Không phụ thuộc hoàn toàn vào một mô hình hay một nhà cung cấp duy nhất.
• Hỗ trợ chuyển đổi số toàn diện: Kết hợp giúp doanh nghiệp vừa cắt giảm chi phí vận hành cũ vừa xây dựng nền tảng công nghệ hiện đại.

4. Giải pháp BPO & Managed services tại GMO-Z.com RUNSYSTEM

GMO-Z.com RUNSYSTEM là công ty con của Tập đoàn GMO Internet Group (Nhật Bản), thành lập tại Việt Nam năm 2005. Với hơn 1.000 nhân sự và các chi nhánh tại Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Huế và Tokyo, công ty cung cấp các giải pháp Công nghệ thông tin, chuyển đổi số và outsourcing cho thị trường Việt Nam, Nhật Bản và quốc tế.

Công ty nổi bật với chi phí cạnh tranh, khả năng tùy biến linh hoạt và tiêu chuẩn Nhật Bản (ISO 27001 về an ninh thông tin), cung cấp cả BPO và managed services, thường kết hợp trong mô hình hybrid để tối ưu hiệu quả vận hành, đặc biệt trong các lĩnh vực tài chính - ngân hàng, thương mại điện tử và sản xuất.

4.1. Dịch vụ BPO tại GMO-Z.com RUNSYSTEM

BPO tập trung vào thuê ngoài các quy trình kinh doanh chuẩn hóa và lặp lại nhằm giảm chi phí, nâng cao hiệu quả và cải thiện chất lượng.

Đặc điểm nổi bật:

• Quy trình lặp lại: nhập liệu, xử lý dữ liệu, kiểm thử phần mềm, định danh khách hàng (KYC), kế toán thuê ngoài.
• Digital Outsourcing: Đội ngũ chuyên môn cao, bao gồm các augmented teams (đội ngũ bổ sung theo dự án).
• Ứng dụng công nghệ: AI/OCR (SmartKYC, OCR Studio) giúp tự động hóa quy trình, tăng tốc xác thực khách hàng cho ngân hàng và fintech.

4.2. Dịch vụ Managed Services tại GMO-Z.com RUNSYSTEM

Managed Services tập trung quản lý toàn diện hạ tầng IT và cloud, với khả năng giám sát chủ động, bảo trì và cải tiến liên tục.

Đặc điểm nổi bật:

• Quản lý cloud toàn diện: giám sát, bảo trì, bảo mật dữ liệu và ứng dụng, đảm bảo hoạt động liên tục.
• Cloud Migration: di chuyển dữ liệu lên cloud để tăng linh hoạt và giảm chi phí quản lý IT.
• Hybrid Cloud Development: kết hợp cloud công cộng và private phù hợp nhu cầu doanh nghiệp.
• DevOps: tích hợp công cụ tự động hóa dựa trên best practices.
• Quản lý hạ tầng IT (hosting, VPS, domain) qua Z.com và TENTEN.VN.

5. Giải đáp các câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: BPO và Managed Services khác nhau cốt lõi ở điểm nào?

• BPO: Tập trung thuê ngoài các quy trình lặp lại (như xử lý hóa đơn, chăm sóc khách hàng cơ bản) theo KPI định sẵn, nhằm tiết kiệm chi phí nhanh.
• Managed Services: Mang tính đối tác lâu dài, nhà cung cấp chịu trách nhiệm toàn diện kết quả, giám sát chủ động, tối ưu hóa và cải tiến liên tục (thường cho IT, cloud, bảo mật).

Tóm tắt: BPO là “thuê làm việc”, Managed Services là “thuê quản lý và phát triển chức năng”.

Câu hỏi 2: BPO có phải là dạng Managed Services không?

Không hoàn toàn. Hai mô hình riêng biệt, dù đều là outsourcing. Managed Services là phiên bản chiến lược hơn của BPO, tập trung vào kết quả dài hạn và cải tiến liên tục. Một số nhà cung cấp hiện nay kết hợp cả hai dưới dạng Managed BPO, nhưng bản chất cốt lõi vẫn khác nhau

Câu hỏi 3: Managed Services có tốn kém hơn BPO không?

Có, chi phí ban đầu của Managed Services thường cao hơn BPO. Nguyên nhân là vì mô hình này bao gồm giám sát chủ động 24/7, ứng dụng công nghệ hiện đại, đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm và hoạt động cải tiến liên tục. Do đó, mức phí thường được tính theo gói cố định, cao hơn chi phí theo đầu việc của BPO.

Tuy nhiên, xét về dài hạn, Managed Services giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn nhờ giảm sự cố gián đoạn, nâng cao hiệu suất vận hành và hạn chế các chi phí phát sinh khó lường. Trong khi đó, BPO phù hợp hơn với các công việc ngắn hạn, mang tính lặp lại và dễ chuẩn hóa.

Trên đây là toàn bộ thông tin so sánh BPO và managed services. Việc lựa chọn mô hình phù hợp còn phụ thuộc vào quy trình, mục tiêu và ngân sách của doanh nghiệp. Với kinh nghiệm triển khai BPO và Managed Services chuẩn Nhật, GMO-Z.com RUNSYSTEM là đối tác đáng tin cậy, hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả vận hành và chuyển đổi số. Liên hệ ngay để được tư vấn giải pháp phù hợp.