Cách thuê ngoài công nghệ thông tin: Hướng dẫn từ A-Z cho doanh nghiệp

Thuê ngoài công nghệ thông tin đang trở thành xu hướng tại Việt Nam nhờ chi phí hợp lý và nguồn nhân lực chất lượng cao. Trong bài viết này, hãy cùng GMO-Z.com RUNSYSTEM khám phá cách thuê ngoài công nghệ thông tin, tiêu chí chọn nhà cung cấp và các bước triển khai thực tế.

1. Các bước chuẩn bị trước khi Outsource IT 

IT Outsourcing là giải pháp phổ biến giúp doanh nghiệp Việt Nam tiết kiệm chi phí, tiếp cận chuyên gia và tập trung vào hoạt động cốt lõi. Tuy nhiên, để triển khai hiệu quả và tránh rủi ro như bảo mật dữ liệu kém, dự án chậm trễ hay chi phí phát sinh, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng. Dưới đây là các bước quan trọng dựa trên kinh nghiệm thực tế:

Bước 1: Xác định nhu cầu và mục tiêu thuê ngoài

• Đánh giá hiện trạng đội ngũ CNTT nội bộ (nếu có) và các vấn đề đang gặp phải (thiếu nhân sự, chi phí cao, công nghệ lạc hậu).
• Liệt kê dịch vụ cần thuê ngoài: phát triển phần mềm, quản trị hệ thống, bảo mật, hỗ trợ người dùng, điện toán đám mây.
• Đặt mục tiêu rõ ràng: tiết kiệm chi phí, thời gian hoàn thành dự án, cải thiện chất lượng.

Bước 2: Đánh giá lợi ích, nhược điểm và rủi ro

• Lợi ích: tiết kiệm 50-70% chi phí, tiếp cận chuyên gia, linh hoạt mở rộng.
• Nhược điểm: phụ thuộc nhà cung cấp, rủi ro bảo mật, khó kiểm soát.
• Giảm rủi ro: ký thỏa thuận bảo mật (NDA), đánh giá khả năng mở rộng dịch vụ, so sánh chi phí nội bộ và thuê ngoài (bao gồm chi phí ẩn như đào tạo, hạ tầng).

Bước 3: Lập ngân sách và lộ trình dự án

• Ước tính chi phí: khoảng 15-50 USD/giờ tùy cấp độ nhân sự (junior/senior).
• Xây dựng roadmap: thời gian triển khai, mốc quan trọng, tiêu chí đánh giá.
• Chuẩn bị tài liệu yêu cầu chi tiết (yêu cầu chức năng, tình huống sử dụng, đặc tả kỹ thuật) để nhà cung cấp báo giá chính xác.

Bước 4: Nghiên cứu thị trường và chọn đối tác tiềm năng

Tìm kiếm nhà cung cấp uy tín tại Việt Nam: GMO-Z.com RUNSYSTEM, FPT Software, TMA Solutions, NashTech, Saigon Technology,....

Đánh giá dựa trên hồ sơ dự án tương tự, đánh giá khách hàng (Clutch, GoodFirms) và chứng chỉ bảo mật (ISO 27001).

Bước 5: Chuẩn bị nội bộ doanh nghiệp

• Thông báo và giải thích lợi ích outsourcing để tránh phản kháng từ nhân viên nội bộ.
• Chỉ định người quản lý dự án, chịu trách nhiệm giao tiếp và giám sát tiến độ.
• Dọn dẹp dữ liệu và quy trình nội bộ để dễ chuyển giao.
• Chuẩn bị hợp đồng mẫu, bao gồm SLA (thỏa thuận mức dịch vụ), NDA, phương thức thanh toán và xử lý tranh chấp.

Bằng cách chuẩn bị kỹ lưỡng theo các bước trên, doanh nghiệp sẽ tối ưu lợi ích và giảm thiểu rủi ro khi thuê ngoài dịch vụ CNTT. Nếu lần đầu triển khai, nên tham khảo tư vấn chuyên gia hoặc bắt đầu với dự án nhỏ để tích lũy kinh nghiệm.

Các bước chuẩn bị trước khi Outsource IT 

2. Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ Outsourcing

Chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ IT Outsourcing quyết định thành công dự án. Đối tác tốt giúp tiết kiệm chi phí, đảm bảo chất lượng và giảm rủi ro, trong khi lựa chọn sai có thể dẫn đến chậm tiến độ, bảo mật kém hoặc chi phí phát sinh. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng áp dụng tại Việt Nam năm 2025-2026:

Tiêu chí 1: Kinh nghiệm và hồ sơ dự án

• Ưu tiên công ty có kinh nghiệm lâu năm (ít nhất 10-15 năm) và đã triển khai dự án tương tự (phát triển phần mềm, điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo…).
• Xem portfolio và case study thành công với khách hàng lớn để đảm bảo họ hiểu ngành nghề và xử lý vấn đề thực tế.

Tiêu chí 2: Chuyên môn kỹ thuật và đội ngũ nhân sự

• Đánh giá số lượng kỹ sư CNTT, chứng chỉ chuyên môn (AWS, Microsoft, ISO).
• Kiểm tra kỹ năng công nghệ mới (AI, blockchain, điện toán đám mây).
• Có thể phỏng vấn hoặc xem CV mẫu để đảm bảo chất lượng code và khả năng mở rộng.

Tiêu chí 3: Bảo mật dữ liệu và tuân thủ quy định

• Có chứng chỉ ISO 27001, tuân thủ GDPR nếu phục vụ khách quốc tế, NDA rõ ràng.
• Kiểm tra biện pháp bảo mật: mã hóa dữ liệu, kiểm thử xâm nhập (penetration testing) để tránh rò rỉ thông tin.

Tiêu chí 4: Chi phí và minh bạch giá cả

• Giá cạnh tranh tại Việt Nam: 15-50 USD/giờ tùy cấp độ nhân sự.
• Yêu cầu báo giá chi tiết, không phí ẩn, mô hình thanh toán linh hoạt (giá cố định hoặc theo giờ).

Tiêu chí 5: Giao tiếp, văn hóa và múi giờ

• Khả năng giao tiếp tiếng Anh/Việt tốt, múi giờ phù hợp để phối hợp với khách hàng Nhật Bản, Mỹ hoặc EU.
• Văn hóa làm việc minh bạch, Agile, giúp giảm hiểu lầm và nâng cao hiệu quả hợp tác.

Tiêu chí 6: Đánh giá uy tín từ khách hàng

• Kiểm tra đánh giá trên Clutch.co, GoodFirms, Google.
• Liên hệ khách hàng cũ để lấy phản hồi thực tế, xác nhận độ tin cậy.

Tiêu chí 7: Hỗ trợ sau dự án và thỏa thuận mức dịch vụ (SLA)

• Cam kết bảo trì, SLA rõ ràng về thời gian phản hồi và độ sẵn sàng dịch vụ.
• Khả năng mở rộng đội ngũ nhanh chóng khi cần.

Tiêu chí 8: Quy trình làm việc và linh hoạt

• Áp dụng phương pháp Agile/Scrum, sử dụng công cụ quản lý dự án (Jira, Slack).
• Linh hoạt tùy chỉnh dịch vụ theo nhu cầu thực tế, giúp dự án diễn ra suôn sẻ.

Lời khuyên thực tế: Bắt đầu bằng dự án thử nghiệm nhỏ (pilot) để đánh giá đối tác. Ký hợp đồng rõ ràng, có điều khoản thoát hợp đồng nếu không hài lòng. Tham khảo tư vấn độc lập để đánh giá khách quan.

Áp dụng đầy đủ các tiêu chí này giúp doanh nghiệp chọn được nhà cung cấp IT Outsourcing phù hợp, tối ưu chi phí và hiệu quả vận hành.

Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ Outsourcing

3. Quy trình triển khai và quản lý dự án Outsourcing

IT Outsourcing ngày càng phổ biến tại Việt Nam nhờ chi phí cạnh tranh và đội ngũ nhân sự chất lượng cao. Để dự án thành công, doanh nghiệp cần triển khai quy trình bài bản, thường áp dụng Agile/Scrum hoặc Waterfall cho dự án cố định. Dưới đây là các bước chi tiết, dựa trên thực tiễn tốt nhất năm 2026:

Giai đoạn chuẩn bị và khởi động dự án

• Xác định yêu cầu chi tiết: phạm vi dự án, mục tiêu, sản phẩm bàn giao (deliverables).
• Ký hợp đồng bao gồm thỏa thuận mức dịch vụ (SLA), bảo mật (NDA) và mô hình thanh toán (giá cố định, theo giờ, đội ngũ chuyên dụng).
• Thành lập đội ngũ: chỉ định quản lý dự án (Project Manager), phân công vai trò cho lập trình viên, kiểm thử (QA), vận hành hệ thống (DevOps).
• Thiết lập công cụ quản lý: Jira cho nhiệm vụ, Slack/Teams cho giao tiếp, Git cho quản lý mã nguồn.

Giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế

• Phân tích yêu cầu và tạo danh sách nhiệm vụ (backlog), thiết kế giao diện người dùng (UI/UX).
• Lập kế hoạch tổng thể: milestone, các giai đoạn sprint (2-4 tuần trong Agile).
• Đánh giá rủi ro: bảo mật dữ liệu, chênh lệch múi giờ (Việt Nam thuận tiện cho Nhật Bản, Mỹ, EU).

Giai đoạn phát triển và triển khai

• Thực hiện theo sprint, họp nhanh hàng ngày (daily stand-up) để cập nhật tiến độ.
• Lập trình và kiểm thử liên tục với tích hợp và triển khai liên tục (CI/CD).
• Giám sát tiến độ: báo cáo hàng tuần, demo kết thúc sprint.

Giai đoạn kiểm thử và triển khai cuối cùng

• Kiểm thử chất lượng toàn diện: kiểm thử đơn vị, kiểm thử tích hợp, kiểm thử chấp nhận người dùng (UAT).
• Triển khai lên môi trường thử (staging) rồi chính thức (production) trên nền tảng đám mây (AWS, Azure).
• Chuyển giao mã nguồn, tài liệu và đào tạo nếu cần.

Giai đoạn bảo trì và đánh giá

• Hỗ trợ sau dự án: sửa lỗi, cập nhật tính năng theo hợp đồng.
• Đánh giá tổng thể: rút kinh nghiệm, đo lường KPI như tiến độ, chi phí, chất lượng.
• Xây dựng hợp tác lâu dài, mở rộng thành Trung tâm phát triển ngoài khơi (Offshore Development Center - ODC) nếu phù hợp.

Quy trình triển khai và quản lý dự án Outsourcing

4. Các lưu ý và mẹo để tối ưu hóa hiệu quả Outsourcing

Outsourcing IT tại Việt Nam đang bùng nổ năm 2026 nhờ chi phí cạnh tranh (15-50 USD/giờ) và đội ngũ nhân lực trẻ, kỹ năng cao (hơn 560.000 lập trình viên). Để đạt hiệu quả tối đa (tiết kiệm 50-90% chi phí, chất lượng cao và giảm rủi ro) cần chú ý các yếu tố quan trọng và áp dụng mẹo thực tiễn.

Lưu ý quan trọng để tránh rủi ro

• Bảo mật dữ liệu: Ký NDA chặt chẽ, ưu tiên đối tác có chứng chỉ ISO 27001, tuân thủ GDPR; mã hóa dữ liệu và kiểm soát truy cập.
• Khác biệt văn hóa & ngôn ngữ: Sử dụng BrSE (Bridge System Engineer) để giảm hiểu lầm, dù nhân sự Việt Nam có trình độ tiếng Anh tốt.
• Múi giờ & giao tiếp: Việt Nam +7 GMT phù hợp châu Á, Mỹ, EU; thiết lập giờ chồng lấn (overlapping hours) để họp hiệu quả.
• Rủi ro nhân sự: Thị trường IT cạnh tranh, nhân sự dễ nhảy việc, nên chọn đối tác có chính sách giữ chân tốt.

Mẹo tối ưu hóa hiệu quả

• Áp dụng Agile/Scrum: Giúp điều chỉnh nhanh, demo thường xuyên, giảm chậm trễ. Phổ biến tại GMO-Z.com RUNSYSTEM, FPT Software, Saigon Technology.
• Sử dụng công cụ hiện đại: Jira/Asana quản lý nhiệm vụ, Slack/Teams chat hàng ngày, Zoom họp; kết hợp giao tiếp bất đồng bộ để vượt múi giờ.
• Bắt đầu với dự án thử (pilot project): Đánh giá chất lượng và giao tiếp trước khi mở rộng hợp tác.
• Xây dựng mối quan hệ lâu dài: Chuyển sang mô hình Offshore Development Center (ODC) để ổn định đội ngũ và tối ưu chi phí.
• Giám sát KPI: Theo dõi tốc độ hoàn thành, tỷ lệ lỗi, tiến độ đúng hạn; áp dụng kiểm thử tự động và rà soát mã.
• Đào tạo văn hóa & onboarding: Team building ảo, huấn luyện nhạy cảm văn hóa để tăng sự gắn kết.
• Tối ưu chi phí: Chọn mô hình linh hoạt time & material hoặc cố định fixed-price cho dự án rõ ràng; kết hợp hybrid (một phần nội bộ + outsourcing).

5. GMO-Z.com RUNSYSTEM: Giải pháp IT Outsourcing uy tín cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, GMO-Z.com RUNSYSTEM nổi bật như một đối tác IT Outsourcing đáng tin cậy, đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp Nhật Bản và quốc tế. Công ty là thành viên của Tập đoàn GMO Internet Group (Nhật Bản). Đây là một trong những tập đoàn internet lớn nhất châu Á, niêm yết cổ phiếu tại Tokyo, công ty kết hợp công nghệ chuẩn Nhật với nguồn lực Việt Nam chất lượng cao.

Giới thiệu về GMO-Z.com RUNSYSTEM

• Thành lập: 2005 (tiền thân RUNSYSTEM), gia nhập GMO Internet Group năm 2011.
• Quy mô: Hơn 1.000 nhân sự, văn phòng tại Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng, Huế và chi nhánh tại Tokyo.
• Thành tựu: 9 năm liên tiếp lọt Top 10 Doanh nghiệp Công nghệ số xuất sắc Việt Nam (VINASA), đạt chứng chỉ ISO 27001 về bảo mật thông tin, CMMI Level 3.

Dịch vụ IT Outsourcing nổi bật

• Phát triển phần mềm theo yêu cầu: Ứng dụng web, di động, phần mềm doanh nghiệp (Java, .NET, PHP, Ruby…).
• Trung tâm phát triển offshore (ODC): Đội ngũ chuyên dụng lâu dài, linh hoạt mở rộng.
• Kiểm thử và đảm bảo chất lượng: Tự động hóa kiểm thử với thư viện độc quyền RUNTEST.
• Chuyển đổi số: Nhận dạng ký tự quang học (OCR), tự động hóa quy trình bằng robot (RPA), trí tuệ nhân tạo (AI), Internet vạn vật (IoT), hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP - RUN ERP), quản lý khách hàng (CRM), xác thực điện tử eKYC.
• Hạ tầng CNTT: Tên miền (TENTEN.vn – Top đầu .VN), hosting, VPS, điện toán đám mây.

Tại sao doanh nghiệp nên chọn GMO-Z.com RUNSYSTEM

• Uy tín lâu năm: Hợp tác với nhiều tập đoàn Nhật Bản (Mitsubishi Electric, GMO Click) và doanh nghiệp đang lớn hoạt động tại Việt Nam (Shinhan Bank, Sanaky, Bac A Bank).
• Kinh nghiệm dự án thành công: Triển khai hệ thống ERP, OCR cho ngân hàng; dự án nhà thông minh; hệ thống thanh toán phi tiền mặt cho Chính phủ Nhật.
• Văn hóa làm việc Nhật-Việt kết hợp, đào tạo liên tục, phúc lợi tốt.
• Đánh giá tích cực từ cộng đồng chuyên môn, được VINASA công nhận nhiều năm.

GMO-Z.com RUNSYSTEM là lựa chọn lý tưởng cho doanh nghiệp muốn thuê ngoài CNTT chất lượng Nhật Bản với chi phí Việt Nam. Nếu bạn cần phát triển phần mềm, chuyển đổi số hay xây dựng đội ngũ offshore, đây là một trong những đối tác hàng đầu tại Việt Nam năm 2026.

GMO-Z.com RUNSYSTEM: Giải pháp IT Outsourcing uy tín cho doanh nghiệp

Giải đáp các câu hỏi thường gặp

IT Outsourcing là gì?

Là việc doanh nghiệp giao phó một phần hoặc toàn bộ công việc CNTT (phát triển phần mềm, quản trị hệ thống, bảo mật, hỗ trợ kỹ thuật…) cho nhà cung cấp bên thứ ba. Ở Việt Nam, mô hình phổ biến là offshore, với các công ty như GMO-Z.com RUNSYSTEM, FPT Software, … phục vụ khách hàng quốc tế.

Lợi ích của việc sử dụng giải pháp IT Outsourcing?

Giải pháp IT Outsourcing mang đến những lợi ích rõ rệt sau:

• Tiết kiệm chi phí 50-90% so với duy trì đội IT nội bộ.
• Tiếp cận chuyên gia CNTT (hơn 560.000 lập trình viên Việt Nam) và công nghệ mới (AI, điện toán đám mây).
• Tập trung vào hoạt động kinh doanh chính.
• Linh hoạt mở rộng đội ngũ theo nhu cầu dự án.

Chi phí IT Outsourcing ở Việt Nam?

Mức giá phổ biến: 15-50 USD/giờ (junior: 15-25 USD, senior: 30-50 USD). Chi phí tổng phụ thuộc vào mô hình thanh toán (giá cố định, theo thời gian & vật tư) và quy mô dự án.

Có an toàn về bảo mật dữ liệu không?

Rủi ro rò rỉ thông tin có thể xảy ra, nhưng giảm thiểu bằng cách ký NDA nghiêm ngặt, chọn đối tác có chứng chỉ ISO 27001, và tuân thủ GDPR nếu phục vụ khách hàng EU/Mỹ.

IT Outsourcing khác gì với gia công phần mềm?

Gia công phần mềm là một phần của thuê ngoài, chỉ tập trung phát triển code. Thuê ngoài rộng hơn, bao gồm quản trị hệ thống, bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật.

Khi nào nên thuê ngoài IT?

Nên dùng dịch vụ IT Outsourcing khi: 

• Startup/SME thiếu đội IT nội bộ.
• Dự án lớn cần chuyên môn cao (AI, ứng dụng di động).
• Muốn giảm chi phí vận hành.
• Cần mở rộng nhanh mà không tuyển dụng lâu dài.

Áp dụng đúng cách thuê ngoài công nghệ thông tin giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao chất lượng và hoàn thành dự án đúng hạn. Để triển khai hiệu quả, doanh nghiệp Nhật Bản có thể cân nhắc hợp tác với GMO-Z.com RUNSYSTEM - đối tác IT outsourcing uy tín tại Việt Nam, liên hệ ngay để được tư vấn và bắt đầu dự án phù hợp.