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文書アーカイブ・電子化システム

SmartDocs 文書アーカイブ・電子化システムは、企業の重要なデータを一元的に連携させ、共通の参照元を構築できる包括的なソリューションです。

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ビジネス上の課題

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紙文書保管に伴うスペースとコストの負担

従来の紙文書保管は、多くの物理的スペースを必要とし、保管コストも高額になります。

情報検索・取得の非効率性

紙文書では情報の検索や取得に多くの時間と労力がかかり、業務効率に悪影響を及ぼします。

文書の紛失・破損リスク

紙文書は環境要因や事故によって容易に破損・紛失し、企業にとって大きなリスクとなります。

文書処理の複雑化と時間の浪費

従来の方法での文書管理や確認作業は、手間がかかり非効率になりがちです。

セキュリティ・アクセス制御の不十分さ

紙文書はアクセス権限の管理が難しく、情報漏えいのリスクを高めます。

Comprehensive document storage and digitization with SmartDocs!

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主な特長（USP）

入力文書の電子化

OCR機能により、各種文書やテキストから最大99％の精度で情報を認識・抽出。
ユーザーは必要に応じて追加入力や修正が可能です。
抽出されたデータはシステム内に保存・管理されます。

フォルダ・文書管理

ユーザーごとの個別文書管理
プロジェクトおよび権限付与されたプロジェクト内の文書管理
権限付与された部署単位での文書管理
承認待ち文書の管理

文書審査（チェック）

承認レベルに応じた文書審査プロセスを効率化し、ワークフロー要件および文書品質基準の遵守を確保します。

高度な文書検索機能

ニーズに応じた多様な検索方法：

フォルダ検索
文書検索
部署別検索
タグ検索
OCRテキスト内のキーワード検索

詳細表示・ログ確認

システムが履歴を記録・保存するため、詳細な履歴表示やログ確認が容易です。

その他の機能

通知確認
アカウント管理
ユーザー権限管理

Featured Projects

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VIMC、SmartDocsデジタルストレージシステムを導入成功

概観

VIMC - Vietnam National Shipping Lines, is one of the leading companies in Vietnam in the maritime transport industry, with main services including cargo transportation, seaport services, and logistics. To improve management efficiency and meet the needs of an increasingly changing business environment, VIMC recognizes the need for digital transformation in document management processes and optimization of storage processes.

課題

VIMC is facing a major problem related to document management from large projects and member companies. These documents include contracts, meeting minutes, administrative papers, and other important documents. Manual document storage increases operational costs, while making it difficult to retrieve documents and share information between departments.

ソリューション

To solve this problem, VIMC decided to deploy SmartDocs software, a document digitization and digital document management solution. SmartDocs uses OCR (optical character recognition) technology to digitize paper documents, thereby managing documents on a digital platform to increase work efficiency, reduce manual work, and save costs.

インパクト

Digitizing documents and automating processes helps employees save time in searching and processing documents. SmartDocs helps improve employee productivity and helps VIMC maintain long-term relationships with customers.

Reduced physical document storage costs 40%

Reduced data retrieval time 50%

Reduced personnel costs in manual document management and processing 60%

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よくあるご質問（FAQ）

SmartDocs はどのような形態で導入できますか？

SmartDocs は、お客様の要件に応じて オンプレミス または クラウド環境 のいずれでも柔軟に導入可能です。

SmartDocs は、お客様の要件に応じて オンプレミス または クラウド環境 のいずれでも柔軟に導入可能です。

SmartDocs はどの分野に適していますか？

SmartDocs は、安全かつ効率的に文書を管理する必要があるあらゆる企業に適しています。
特に、BFSI（銀行・金融・保険）分野、大企業・多業種の企業グループ、官公庁・行政機関、医療機関、物流業界などで高い効果を発揮します。

SmartDocs の接続・連携機能について教えてください。

SmartDocs は、以下のような業務システムとのデータ同期・連携が可能です：
CRM、ERP、HRM、DMS、電子署名・電子認証システムなど。

SmartDocs は、以下のような業務システムとのデータ同期・連携が可能です：
CRM、ERP、HRM、DMS、電子署名・電子認証システムなど。

SmartDocs の導入費用はどのくらいですか？

導入費用については、フォームに必要情報をご入力いただければ、弊社の専門スタッフが詳細なご提案・お見積もりをご案内いたします。

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