Những điều cần biết về phần mềm kế toán cho tổ chức phi lợi nhuận

Giải pháp nào để quản lý tài chính minh bạch, dễ kiểm soát và phù hợp với đặc thù hoạt động của các tổ chức phi lợi nhuận? Phần mềm kế toán cho tổ chức phi lợi nhuận là công cụ không thể thiếu giúp vận hành chuyên nghiệp và hiệu quả. Phần mềm hỗ trợ ghi nhận thu - chi, theo dõi nguồn quỹ, quản lý tài trợ và lập báo cáo. 

Vì sao các tổ chức phi lợi nhuận cần phần mềm kế toán chuyên dụng? 

Hoạt động của các tổ chức phi lợi nhuận không tập trung vào lợi nhuận giống như doanh nghiệp. Họ cần quản lý quỹ, nguồn tài trợ, đóng góp cộng đồng và chi phí theo mục tiêu xã hội. Như vậy, phần mềm kế toán thông thường sẽ khó đáp ứng hết các yêu cầu đặc thù. Phần mềm kế toán cho tổ chức phi lợi nhuận cần có: 

• Hỗ trợ quản lý quỹ theo từng nguồn
• Theo dõi từng khoản tài trợ từ nhà hảo tâm 
• Kiểm soát chi tiêu đúng mục đích đã cam kết 
• Tạo báo cáo minh bạch cho đối tác, cơ quan quản lý và cộng đồng. 

Bên cạnh đó, mô hình kế toán quỹ cũng khác với kế toán doanh nghiệp ở chỗ doanh nghiệp ghi nhận doanh thu - chi phí để tính lợi nhuận. Còn các tổ chức phi lợi nhuận phải ghi nhận và theo dõi dòng tiền theo mục đích sử dụng và nghĩa vụ báo cáo từng khoản đóng góp. Vì vậy, việc ứng dụng chương trình kế toán cho tổ chức phi lợi nhuận sẽ giúp giảm thiểu sai sót, tăng minh bạch, vận hành hiệu quả và duy trì niềm tin từ nhà tài trợ. 

Các tính năng của phần mềm kế toán cho tổ chức phi lợi nhuận 

Báo cáo Form 990

Hỗ trợ tạo báo cáo Form 990 là biểu mẫu kê khai bắt buộc đối với các tổ chức phi lợi nhuận tại Hoa Kỳ khi báo thuế cho IRS. Trong đó, Form 990 yêu cầu minh bạch toàn bộ hoạt động tài chính. Từ nguồn thu tài trợ, chi phí vận hành, các chương trình hoạt động cho đến thông tin về quản trị, tiền lương lãnh đạo. Có thể thấy đặc thù của các tổ chức này có khối lượng dữ liệu lớn và tiêu chuẩn báo cáo nghiêm ngặt. Phần mềm kế toán chuyên dụng sẽ giúp tự động tổng hợp số liệu, phân loại quỹ đúng chuẩn, cảnh báo sai lệch và tạo biểu mẫu. 

Quản lý và lập ngân sách cho các khoản tài trợ

Tính năng này cho phép các tổ chức theo dõi chặt chẽ từng nguồn tài trợ ngay từ lúc tiếp nhận cho đến khi hoàn tất chương trình. Mỗi khoản tài trợ thường có điều kiện sử dụng, phạm vi chi tiêu, thời hạn giải ngân và yêu cầu báo cáo riêng. Nếu quản lý thủ công dễ gây thiếu sót hoặc chi sai mục đích. Ngược lại, ứng dụng phần mềm cho phép thiết lập ngân sách theo từng hạng mục tài trợ. Tiếp đó phân bổ chi phí, theo dõi tiến độ sử dụng quỹ theo thời gian thực và cảnh báo khi có nguy cơ vượt ngân sách. 

Tích hợp quản lý nhà tài trợ (CRM)

Với tính năng này, các tổ chức có thể xây dựng một hệ thống dữ liệu tập trung về toàn bộ cá nhân, doanh nghiệp và quỹ đã đóng góp. Tổ chức phi lợi nhuận cần theo dõi lịch sử tài trợ, mức độ gắn kết, sở thích, cam kết định kỳ và phản hồi. Nếu được tích hợp CRM vào phần mềm kế toán thì mọi khoản đóng góp, tài trợ theo chiến dịch, giao dịch online - offline đều được đồng bộ tự động. Ngoài ra, còn có hỗ trợ phân nhóm nhà tài trợ, thiết lập nhắc nhở tri ân, theo dõi hiệu quả từng chiến dịch. 

Cách chọn phần mềm phù hợp với sứ mệnh tổ chức của bạn

Đặc thù của tổ chức phi lợi nhuận thường vận hành nhiều quỹ. Bao gồm: quỹ bị hạn chế, quỹ không hạn chế, quỹ chương trình, quỹ dự án riêng,... Mỗi quỹ cần được quản lý riêng theo nguồn tài trợ, phân bổ chi phí, theo dõi số dư, báo cáo và sử dụng theo đúng mục đích. Phần mềm kế toán cho tổ chức phi lợi nhuận hỗ trợ “fund accounting” cho phép tách bạch sổ sách theo từng quỹ. Đảm bảo chi tiêu rõ ràng, không trộn lẫn giữa các quỹ. 

Kiểm tra tính năng quản lý nhà tài trợ 

Một tiêu chí tiếp theo không thể bỏ qua là đảm bảo phần mềm có tính năng quản lý nhà tài trợ. Điều này có nghĩa là khả năng lưu trữ và theo dõi toàn bộ thông tin về các cá nhân, doanh nghiệp, quỹ hay tổ chức đã tài trợ. Phần mềm có thể ghi lại các thông tin cơ bản như tên nhà tài trợ, loại tài trợ, số tiền, ngày đóng góp, mục đích,... Ngoài ra, phần mềm cần hỗ trợ phân nhóm nhà tài trợ, lưu lại lịch sử tài trợ, theo dõi trạng thái đóng góp và ghi chú các thông tin liên quan. 

Chọn phần mềm hỗ trợ báo cáo theo chuẩn mà tổ chức phải nộp

Phần mềm cần cung cấp các mẫu báo cáo tiêu chuẩn sẵn hoặc cho phép tùy chỉnh phù hợp. Từ báo cáo tài chính định kỳ, báo cáo quỹ, bảng phân bổ chi phí cho đến báo cáo phải nộp cho cơ quan quản lý, nhà tài trợ hay đối tác. Các tổ chức không cần xây dựng báo cáo thủ công từ Excel mất thời gian, dễ sai sót. Phần mềm tự động in ra báo cáo đúng định dạng, đầy đủ các mục. Nhờ đó, tổ chức đảm bảo tuân thủ quy định, đáp ứng yêu cầu minh bạch từ nhà tài trợ, cơ quan kiểm toán. 

Ngân sách phù hợp

Các đơn vị cần xem xét tổng chi phí sở hữu từ phí mua bản quyền hoặc thuê phần mềm, phí triển khai, đào tạo nhân sự. Ưu tiên phần mềm có giá linh hoạt, có thể mở rộng khi tổ chức phát triển. Bên cạnh đó là những nhà cung cấp có chính sách ưu đãi dành riêng cho tổ chức phi lợi nhuận. Như vậy các tổ chức có thể tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo hiệu quả vận hành. 

Những câu hỏi thường gặp 

Các tổ chức giáo dục phi lợi nhuận cần phần mềm kế toán chuyên dụng để làm gì? 

Trả lời: Các tổ chức giáo dục phi lợi nhuận cần phần mềm kế toán chuyên dụng để quản lý minh bạch các nguồn thu – chi. Đặc biệt là học phí, học bổng, quỹ hỗ trợ sinh viên và các khoản tài trợ giáo dục. Phần mềm giúp tách biệt quỹ theo từng mục đích, theo dõi dòng tiền của từng chương trình, kiểm soát chi phí vận hành và tự động lập báo cáo theo chuẩn để gửi cơ quan quản lý hoặc nhà tài trợ. Nhờ đó, trường học hoặc tổ chức giáo dục vận hành hiệu quả hơn, giảm sai sót và duy trì niềm tin từ phụ huynh, cộng đồng và các nhà hảo tâm.

Phần mềm kế toán cho tổ chức dịch vụ nhân đạo phi lợi nhuận nên ưu tiên những tính năng gì? 

Trả lời: Phần mềm kế toán có khả năng quản lý quỹ theo từng chương trình cứu trợ, theo dõi chi phí thực tế so với ngân sách và báo cáo minh bạch cho từng khoản tài trợ. Ngoài ra, phần mềm cần hỗ trợ theo dõi vật tư cứu trợ, quản lý đóng góp từ nhiều nguồn. Cùng với tích hợp CRM để cập nhật thông tin nhà tài trợ và tự động tạo báo cáo gửi đối tác quốc tế hoặc cơ quan kiểm toán. 

Phần mềm kế toán cho tổ chức phi lợi nhuận có hỗ trợ quản lý quỹ theo từng dự án hoặc chiến dịch gây quỹ không? 

Trả lời: Hầu hết các phần mềm kế toán phi lợi nhuận đều hỗ trợ quản lý quỹ theo từng dự án hoặc chiến dịch gây quỹ để đảm bảo nguồn tiền được theo dõi tách biệt và chi tiêu đúng mục đích. Phần mềm cho phép thiết lập ngân sách, ghi nhận đóng góp, theo dõi chi phí thực tế, báo cáo tiến độ sử dụng quỹ và kiểm soát số dư theo từng chương trình. 

Kết luận 

GMO-Z.com RUNSYSTEM mang đến các giải pháp kế toán thuê ngoài BPO cho tổ chức phi lợi nhuận quản lý tài chính minh bạch, vận hành hiệu quả và dễ dàng mở rộng hoạt động. Với kinh nghiệm triển khai cho nhiều lĩnh vực khác nhau, GMO-Z.com RUNSYSTEM là đối tác đáng tin cậy để đồng hành trong hành trình chuyển đổi số của bạn. Nhanh tay liên hệ chúng tôi ngay hôm nay để sở hữu giải pháp phù hợp nhất nhé! 

THÔNG TIN LIÊN HỆ: 

Công ty TNHH GMO-Z.com RUNSYSTEM 

Địa chỉ: Tầng 6, Tòa nhà Ocean Park, số 1 Đào Duy Anh, Phường Phong Mai, Quận Đống Đa, TP Hà Nội 

Điện thoại: (84)-24-3772-4304

Email: [email protected]