Bảng giá dịch vụ BPO 2026: Các yếu tố ảnh hưởng & mô hình định giá

Trong bối cảnh doanh nghiệp đẩy mạnh tối ưu chi phí vận hành, Bảng giá dịch vụ BPO năm 2026 nhận được nhiều sự quan tâm. Thực tế, mức giá BPO không cố định mà phụ thuộc vào mô hình định giá, quy mô triển khai và mức độ ứng dụng công nghệ. Bài viết dưới đây giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan để lựa chọn phương án phù hợp.

1. Các yếu tố ảnh hưởng đến giá dịch vụ BPO

Giá dịch vụ BPO (Thuê ngoài quy trình nghiệp vụ) phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Tại Việt Nam năm 2026, chi phí thường thấp hơn 40-70% so với các nước phát triển nhờ lực lượng lao động cạnh tranh và các chính sách hỗ trợ chuyển đổi số, nhưng vẫn chịu tác động từ xu hướng tự động hóa và lạm phát toàn cầu. Các yếu tố chính ảnh hưởng đến chi phí gồm:

1.1. Loại dịch vụ và độ phức tạp

Các dịch vụ cơ bản như nhập liệu thủ công (Data Entry đơn giản) có chi phí thấp hơn các dịch vụ phức tạp như xử lý dữ liệu phi cấu trúc, phân loại hồ sơ y tế hay phân tích dữ liệu sử dụng trí tuệ nhân tạo. Ví dụ, nhập liệu hóa đơn đơn giản rẻ hơn rất nhiều so với xử lý hồ sơ bệnh án yêu cầu chuyên môn cao.

1.2. Khối lượng công việc và thời hạn hoàn thành

Dự án với khối lượng lớn thường được hưởng mức giá ưu đãi nhờ hiệu quả theo quy mô (Economy of Scale). Ngược lại, các dự án ngắn hạn, gấp rút hoặc yêu cầu triển khai nhanh sẽ tăng chi phí do cần ưu tiên nguồn lực.

1.3. Mô hình tính giá

Bảng giá dịch vụ BPO còn có thể tăng/giảm dựa vào mô hình định giá:

• Theo nhân sự cố định (Full-Time Equivalent - FTE): Tính chi phí dựa trên số nhân sự làm việc toàn thời gian/tháng, thường dùng cho dự án dài hạn hoặc vận hành liên tục.
• Theo giờ hoặc theo giao dịch (Per Hour / Per Transaction): Linh hoạt, phù hợp cho dự án nhỏ hoặc thí điểm.
• Giá cố định (Fixed Price): Dùng cho dự án có phạm vi rõ ràng.
• Theo kết quả (Outcome-Based): Chi phí cao hơn nhưng khuyến khích chất lượng, kèm thưởng nếu đạt KPI.

Lưu ý: Giá tham khảo chi tiết cho từng mô hình định giá sẽ được cập nhật ở nội dung sau. 

1.4. Vị trí địa lý và chi phí lao động

Nhà cung cấp tại Việt Nam (offshore) thường rẻ hơn các quốc gia onshore như Mỹ hoặc châu Âu nhờ chi phí nhân công thấp, chỉ khoảng 30-50% so với Philippines hay Ấn Độ ở một số dịch vụ. Tuy nhiên, lạm phát và tăng lương dự kiến năm 2026 có thể khiến giá dịch vụ tăng nhẹ.

1.5. Công nghệ và tự động hóa

Các nhà cung cấp sử dụng OCR (Nhận diện ký tự quang học), RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot) và AI, giúp giảm chi phí vận hành dài hạn. Tuy nhiên, các dự án đầu tư công nghệ cao ban đầu có thể đẩy giá dịch vụ cao cấp lên cao hơn.

>>> XEM THÊM: Tự động hóa BPO & Trí tuệ nhân tạo trong ngành BPO

1.6. Yêu cầu bảo mật và tuân thủ

Dữ liệu nhạy cảm trong lĩnh vực tài chính, y tế hay ngân hàng yêu cầu chứng nhận ISO 27001, GDPR và các biện pháp bảo mật nghiêm ngặt. Điều này làm tăng chi phí do phải kiểm toán, mã hóa và duy trì tiêu chuẩn bảo mật liên tục.

1.7. Chất lượng dịch vụ và cam kết SLA

Nhà cung cấp cam kết độ chính xác cao (>99%), hỗ trợ 24/7 và dịch vụ đa ngôn ngữ sẽ có giá cao hơn so với các nhà cung cấp thông thường.

1.8. Yếu tố thị trường và chi phí vận hành (Overhead)

Cạnh tranh cao tại Việt Nam giúp giá dịch vụ ổn định, nhưng chi phí cơ sở hạ tầng, đào tạo nhân sự và biến động tỷ giá USD/VND vẫn có ảnh hưởng nhẹ.

Các yếu tố ảnh hưởng đến giá dịch vụ BPO

2. Mô hình định giá trong BPO

Dưới đây là các mô hình định giá trong BPO mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

2.1. Mô hình FTE: Nhân sự toàn thời gian tương đương

Đây là mô hình phổ biến nhất đối với các công việc vận hành liên tục. Doanh nghiệp thuê một hoặc nhiều nhân sự làm việc toàn thời gian từ nhà cung cấp, trong đó 1 FTE tương đương 1 nhân viên làm việc đủ thời gian trong một tháng.

• Ưu điểm: Chi phí ổn định, dễ dự báo và thuận tiện cho việc quản lý, rất phù hợp với các hoạt động như nhập liệu thường xuyên, quản lý dữ liệu khách hàng hoặc xử lý nghiệp vụ hậu cần văn phòng. 
• Nhược điểm: Nếu khối lượng công việc biến động lớn theo thời vụ, doanh nghiệp có thể phát sinh chi phí không cần thiết khi nhân sự chưa được khai thác tối đa.

Tại Việt Nam, theo khảo sát nội bộ, chi phí thường dao động từ 500-1.500 USD/FTE/tháng, tùy theo mức độ chuyên môn: công việc cơ bản có chi phí thấp hơn, còn các vị trí yêu cầu kỹ năng cao hoặc làm việc với trí tuệ nhân tạo sẽ có mức giá cao hơn.

2.2. Mô hình Time & Materials: Tính theo thời gian và nguồn lực

Với mô hình này, doanh nghiệp thanh toán dựa trên số giờ làm việc thực tế cùng các chi phí công cụ, hạ tầng hoặc phần mềm liên quan. Đây là mô hình linh hoạt, phù hợp với những dự án có yêu cầu thay đổi thường xuyên hoặc chưa thể xác định rõ phạm vi công việc ngay từ đầu.

• Ưu điểm: Mô hình Time & Materials đặc biệt phù hợp cho các dự án xử lý dữ liệu phức tạp, tích hợp tự động hóa quy trình hoặc trí tuệ nhân tạo. Doanh nghiệp chỉ trả tiền cho phần công việc thực sự phát sinh
• Nhược điểm: Cần kiểm soát chặt tiến độ để tránh vượt ngân sách nếu dự án kéo dài.

Theo khảo sát nội bộ, mức giá tham khảo tại Việt Nam năm 2026 thường nằm trong khoảng 5-20 USD/giờ, thấp hơn đáng kể so với nhiều quốc gia khác nhờ chi phí lao động cạnh tranh.

2.3. Mô hình Fixed Price: Giá cố định theo dự án

Ở mô hình này, nhà cung cấp và doanh nghiệp thống nhất một mức giá trọn gói cho toàn bộ dự án, dựa trên phạm vi công việc đã xác định rõ từ đầu. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách hiệu quả và hạn chế rủi ro phát sinh chi phí ngoài kế hoạch.

• Ưu điểm: Fixed Price phù hợp với các dự án ngắn hạn, ít thay đổi, chẳng hạn như số hóa hồ sơ lưu trữ, nhập liệu một lần hoặc xử lý tập tài liệu cụ thể. 
• Nhược điểm: Khó điều chỉnh nếu yêu cầu thay đổi giữa chừng, và trong một số trường hợp, nhà cung cấp có thể tối ưu chi phí bằng cách thu hẹp nguồn lực nếu hợp đồng không quy định rõ tiêu chuẩn chất lượng.

Chi phí thường được thỏa thuận theo hợp đồng và có xu hướng ưu đãi hơn khi khối lượng công việc lớn.

2.4. Mô hình Per Transaction / Outcome-based: Tính theo giao dịch hoặc kết quả

Mô hình này tính chi phí dựa trên đơn vị công việc hoàn thành, ví dụ mỗi trang nhập liệu, mỗi hồ sơ xử lý hoặc dựa trên kết quả đạt được theo chỉ số hiệu suất (KPI). Đây là cách tính khuyến khích nhà cung cấp tập trung vào chất lượng và hiệu quả đầu ra, thay vì chỉ số giờ làm việc.

• Ưu điểm: Per Transaction đặc biệt phù hợp với các dự án có khối lượng lớn và dễ đo lường, như nhập liệu hàng trăm nghìn hoặc hàng triệu bản ghi. 
• Nhược điểm: Mô hình này khó áp dụng cho các nghiệp vụ phức tạp, mang tính định tính cao.

Tại Việt Nam, theo khảo sát nội bộ, mức giá thường dao động từ 0,01-0,5 USD cho mỗi trang hoặc mỗi giao dịch, tùy mức độ phức tạp của dữ liệu.

2.5. Mô hình Hybrid: Kết hợp linh hoạt

Hybrid là mô hình kết hợp nhiều cách tính phí, ví dụ sử dụng FTE cho đội ngũ nhân sự cố định, đồng thời bổ sung thưởng theo kết quả hoặc sản lượng thực tế. Đây là xu hướng hiện đại trong ngành BPO, giúp cân bằng giữa sự ổn định và hiệu quả đầu ra.

Mô hình này phù hợp với các doanh nghiệp lớn, vận hành đa dịch vụ hoặc có nhu cầu mở rộng linh hoạt theo từng giai đoạn. Chi phí thường được thiết kế riêng theo thỏa thuận và mang lại hiệu quả dài hạn nếu được quản lý tốt.

Mô hình định giá trong BPO

3. Mẹo và kinh nghiệm đàm phán hợp đồng BPO 

Đàm phán hợp đồng BPO đóng vai trò then chốt trong việc bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp, kiểm soát rủi ro và xây dựng quan hệ hợp tác lâu dài. Năm 2026, khi BPO tại Việt Nam ngày càng gắn với trí tuệ nhân tạo, tự động hóa quy trình và yêu cầu bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt, việc đàm phán không chỉ xoay quanh giá mà cần hướng đến tính linh hoạt, minh bạch và giá trị chiến lược.

Dưới đây là những kinh nghiệm thực tiễn được tổng hợp từ thông lệ quốc tế và bối cảnh thị trường Việt Nam.

3.1. Chuẩn bị kỹ trước khi bước vào đàm phán

Doanh nghiệp cần:

(1) Tìm hiểu kỹ nhà cung cấp thông qua kinh nghiệm triển khai, các chứng chỉ quản lý chất lượng và an toàn thông tin (như ISO 27001, CMMI), các dự án đã thực hiện và phản hồi từ khách hàng trước đó. 

(2) So sánh giá và mức cam kết dịch vụ với mặt bằng chung tại Việt Nam giúp xác định vị thế đàm phán, đặc biệt khi chi phí tại Việt Nam thường thấp hơn 30-70% so với thị trường nội địa các nước phát triển.

(3) Doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi công việc, khối lượng dữ liệu, mức độ chính xác mong muốn, thời hạn xử lý và các chỉ số đánh giá hiệu quả. Việc chuẩn bị sẵn phương án thay thế tốt nhất nếu không đạt được thỏa thuận giúp tránh phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất. Đội ngũ tham gia đàm phán nên có sự phối hợp giữa pháp lý, công nghệ thông tin và tài chính để đánh giá toàn diện các rủi ro và chi phí.

3.2. Tập trung vào các điều khoản cốt lõi của hợp đồng

Trong quá trình đàm phán hợp đồng BPO, doanh nghiệp cần tập trung làm rõ các điều khoản then chốt có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ, chi phí và mức độ an toàn trong vận hành lâu dài. Cụ thể, cần lưu ý các nội dung sau:

• Phạm vi công việc và thỏa thuận mức độ dịch vụ: Mô tả rõ loại hình dịch vụ cung cấp, chỉ tiêu hiệu suất, độ chính xác, thời gian xử lý và cơ chế xử lý khi không đạt cam kết.
• Bảng giá dịch vụ BPO và mô hình tính giá: Thống nhất phương thức tính phí phù hợp, bảo đảm minh bạch, không phát sinh chi phí ẩn và có cơ chế điều chỉnh khi khối lượng công việc thay đổi hoặc chịu tác động từ lạm phát.
• Bảo mật và an toàn dữ liệu: Quy định chặt chẽ trách nhiệm bảo mật, biện pháp bảo vệ và chế tài xử lý vi phạm, đặc biệt với dữ liệu tài chính, y tế và thông tin cá nhân.
• Điều khoản chấm dứt và kế hoạch thoát hợp tác: Làm rõ thời gian thông báo, phương án bàn giao dữ liệu, chuyển giao quy trình và hỗ trợ sau khi kết thúc hợp đồng.
• Trách nhiệm, khả năng mở rộng và giải quyết tranh chấp: Xác định rõ trách nhiệm bồi thường, cơ chế thay đổi phạm vi dịch vụ, khả năng mở rộng quy mô theo nhu cầu và phương thức giải quyết tranh chấp nhằm hạn chế rủi ro phát sinh về sau.

3.3. Áp dụng chiến thuật đàm phán hiệu quả

Đàm phán hợp đồng BPO nên được tiếp cận theo hướng cùng có lợi, coi nhà cung cấp là đối tác dài hạn thay vì chỉ là bên cung ứng dịch vụ. Doanh nghiệp có thể linh hoạt ở các yếu tố ít quan trọng hơn, như thời hạn thanh toán, để đổi lấy những cam kết quan trọng về chất lượng, bảo mật và mức độ dịch vụ.

Việc bắt đầu bằng một dự án thử nghiệm giúp đánh giá năng lực thực tế trước khi mở rộng hợp tác. Trong suốt quá trình trao đổi, sự minh bạch, lắng nghe và sử dụng dữ liệu so sánh thị trường sẽ giúp đàm phán dựa trên cơ sở thực tế thay vì cảm tính.

3.4. Kinh nghiệm áp dụng trong bối cảnh Việt Nam

Khi làm việc với các nhà cung cấp BPO tại Việt Nam, doanh nghiệp nên ưu tiên mô hình kết hợp giữa nhân sự và công nghệ để tối ưu chi phí dài hạn. Với các đối tác có văn hóa làm việc chặt chẽ, đặc biệt là doanh nghiệp Nhật Bản, cần chuẩn bị kỹ tài liệu và dữ liệu chứng minh để đáp ứng yêu cầu cao về cam kết dịch vụ.

Cuối cùng, việc sử dụng tư vấn pháp lý có kinh nghiệm trong lĩnh vực thuê ngoài sẽ giúp hạn chế rủi ro về ngôn ngữ và pháp lý, nhất là với hợp đồng song ngữ hoặc hợp tác quốc tế.

Mẹo và kinh nghiệm đàm phán hợp đồng BPO 

4. GMO-Z.com RUNSYSTEM cung cấp giải pháp BPO ứng dụng AI & OCR tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

GMO-Z.com RUNSYSTEM, đơn vị thành viên của Tập đoàn GMO Internet Group (Nhật Bản), là doanh nghiệp công nghệ có vị thế tại Việt Nam với hơn 20 năm kinh nghiệm và đội ngũ trên 1.000 nhân sự. Công ty cung cấp dịch vụ thuê ngoài quy trình kinh doanh (BPO - Business Process Outsourcing), tập trung vào tự động hóa các nghiệp vụ xử lý dữ liệu, nhập liệu và số hóa tài liệu thông qua việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo và công nghệ nhận dạng ký tự quang học.

Việc kết hợp công nghệ vào quy trình BPO giúp doanh nghiệp giảm đáng kể thời gian xử lý và nhu cầu nhân sự thủ công, theo nhiều dự án thực tế có thể tiết kiệm 50-90% công sức vận hành, đồng thời nâng cao tính ổn định và khả năng mở rộng.

Giải pháp cốt lõi trong BPO: 

(1) OCR Studio (SmartOCR): OCR Studio là nền tảng công nghệ trọng tâm của GMO-Z.com RUNSYSTEM, sử dụng trí tuệ nhân tạo để nhận diện và trích xuất dữ liệu tự động từ nhiều loại tài liệu khác nhau như:

• Tài liệu quét (scan),
• Hình ảnh,
• Văn bản in,
• Văn bản viết tay.

Giải pháp này cho phép doanh nghiệp xử lý hồ sơ, hóa đơn, hợp đồng mà không cần nhập liệu thủ công, giúp rút ngắn thời gian và giảm sai sót.

(2) OCR Studio được tích hợp cùng:

• Tự động hóa quy trình bằng robot phần mềm (RPA - Robotic Process Automation)
• Các công cụ trí tuệ nhân tạo khác như RunAI và nền tảng mô hình ngôn ngữ lớn (LLM Studio - Large Language Model Studio)

Nhờ đó, giải pháp dễ dàng triển khai trong các nghiệp vụ hậu cần văn phòng (back-office), xử lý dữ liệu, số hóa tài liệu trong mô hình BPO.

Lợi ích nổi bật về tối ưu chi phí và hiệu suất

• Giảm chi phí nhân sự: Công nghệ tự động hóa thay thế các thao tác thủ công lặp lại, rút ngắn thời gian xử lý từ hàng giờ xuống chỉ vài giây (ví dụ: quy trình KYC chỉ mất khoảng 5-10 giây).
• Nâng cao năng suất và độ chính xác: Hệ thống đạt độ chính xác cao (trên 99%), hạn chế lỗi do con người và đáp ứng tốt khối lượng dữ liệu lớn.
• Tiết kiệm chi phí vận hành dài hạn: Theo phản hồi từ các khách hàng trong lĩnh vực tài chính - ngân hàng như Shinhan Bank và ABBank, giải pháp giúp cải thiện hiệu quả vận hành, nâng cao trải nghiệm khách hàng và gia tăng lợi thế cạnh tranh.
• Chi phí hợp lý: Dịch vụ BPO của GMO-Z.com RUNSYSTEM tại Việt Nam duy trì mức giá cạnh tranh nhờ mô hình thuê ngoài tại nước ngoài (offshore), đồng thời vẫn đảm bảo tiêu chuẩn công nghệ và chất lượng quản trị theo chuẩn Nhật Bản.

GMO-Z.com RUNSYSTEM cung cấp giải pháp BPO ứng dụng AI & OCR tối ưu chi phí cho doanh nghiệp

5. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về bảng giá dịch vụ BPO

1. Giá dịch vụ BPO có cố định không?

Không. Hầu hết nhà cung cấp BPO xây dựng báo giá theo từng dự án, dựa trên khối lượng công việc, độ phức tạp, thời gian triển khai và mức độ ứng dụng công nghệ.

2. Nên chọn mô hình tính giá nào cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?

Với nhu cầu linh hoạt, doanh nghiệp vừa và nhỏ thường phù hợp với tính theo giờ hoặc theo đơn vị giao dịch. Khi khối lượng ổn định và dài hạn, mô hình nhân sự toàn thời gian (FTE) sẽ tối ưu hơn về chi phí.

3. BPO ứng dụng AI có đắt hơn BPO truyền thống không?

Chi phí ban đầu thường cao hơn khoảng 20-30%, nhưng về dài hạn có thể giúp doanh nghiệp giảm 50-70% chi phí vận hành thủ công, đồng thời hạn chế sai sót và tăng khả năng mở rộng.

4. Giá BPO tại Việt Nam có tiếp tục tăng trong thời gian tới không?

Giá có thể tăng nhẹ do lạm phát và nhu cầu nhân sự chất lượng cao, nhưng Việt Nam vẫn được dự báo duy trì lợi thế chi phí so với nhiều thị trường BPO khác trong khu vực.

5. Khi nào nên chọn nhà cung cấp BPO có năng lực AI?

Khi doanh nghiệp xử lý khối lượng dữ liệu lớn, cần độ chính xác cao, thời gian xử lý nhanh hoặc có kế hoạch mở rộng quy mô, việc lựa chọn nhà cung cấp BPO tích hợp AI và OCR sẽ mang lại lợi thế rõ rệt.

Nhìn chung, Bảng giá dịch vụ BPO năm 2026 mang tính linh hoạt, được xây dựng dựa trên nhu cầu thực tế và giá trị mà doanh nghiệp nhận được, thay vì chỉ so sánh chi phí đơn thuần. Với các doanh nghiệp quan tâm đến BPO ứng dụng AI và OCR nhằm giảm chi phí thủ công, GMO-Z.com RUNSYSTEM sẽ là lựa chọn đáng cân nhắc. Để có báo giá phù hợp với quy mô và đặc thù nghiệp vụ, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp để được tư vấn và triển khai thử nghiệm trước khi mở rộng.