Nhập liệu hóa đơn bằng OCR và RPA: Tiết kiệm 50-90% thời gian

Nhập liệu hóa đơn là bước quan trọng trong quản lý tài chính và kế toán. Việc nhập liệu thủ công tốn thời gian, dễ sai sót và khó mở rộng, đặc biệt với lượng hóa đơn lớn hoặc hóa đơn điện tử. Nhờ công nghệ OCR và tự động hóa, doanh nghiệp có thể rút ngắn thời gian xử lý, giảm lỗi và tập trung vào hoạt động cốt lõi. Trong bài viết này, hãy cùng GMO Z.com RUNSYSTEM khám phá các lợi ích, cách triển khai và xu hướng nhập liệu hóa đơn tự động cho doanh nghiệp hiện nay.

1. Thách thức của việc nhập liệu hóa đơn thủ công

Nhập liệu hóa đơn thủ công, bao gồm cả hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử phải nhập tay vào hệ thống kế toán hoặc Excel, vẫn phổ biến ở nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ hoặc chưa áp dụng tự động hóa. Tuy nhiên, phương pháp này tồn tại nhiều hạn chế, dẫn đến tốn thời gian, chi phí cao và rủi ro pháp lý. Dưới đây là các thách thức chính:

• Tốn thời gian và công sức: Nhân viên kế toán phải đọc và nhập tay từng thông tin trên hóa đơn: số hóa đơn, ngày tháng, mã số thuế, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thuế suất, tổng tiền… Với khối lượng lớn (ví dụ hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng ở doanh nghiệp bán lẻ hoặc thương mại điện tử), quy trình này mất nhiều giờ hoặc cả ngày, làm giảm năng suất và gây áp lực khi xử lý hóa đơn từ email hoặc giấy.
• Dễ xảy ra sai sót: Nhập liệu thủ công dễ dẫn đến lỗi: nhập sai số tiền, mã số thuế, thuế suất, tên công ty, hoặc trùng lặp hóa đơn. Hậu quả là báo cáo tài chính sai lệch, hạch toán nhầm, ảnh hưởng đến quyết định kinh doanh và quyền lợi khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
• Rủi ro pháp lý và tuân thủ thuế: Sai sót nhập liệu có thể làm hóa đơn không hợp lệ, vi phạm quy định về hóa đơn điện tử, dẫn đến không được khấu trừ thuế đầu vào, bị phạt hành chính hoặc gặp khó khăn khi kiểm tra thuế. Việc quản lý hóa đơn thủ công cũng làm việc đối chiếu với cơ quan thuế trở nên phức tạp.
• Khó khăn trong lưu trữ và tra cứu: Hóa đơn lưu trữ thủ công (file Excel, folder, giấy) dễ mất mát và khó tìm kiếm khi cần báo cáo hoặc kiểm toán. Với số lượng lớn, việc phân loại, lọc hóa đơn trở nên phức tạp và tốn thời gian.
• Không mở rộng được quy mô: Khi doanh nghiệp phát triển và khối lượng hóa đơn tăng nhanh (ví dụ bán hàng trên sàn thương mại điện tử), nhập liệu thủ công trở thành “nút thắt cổ chai”, gây chậm trễ thanh toán và ảnh hưởng quan hệ với nhà cung cấp.
• Chi phí ẩn cao: Ngoài lương nhân sự, doanh nghiệp còn tốn chi phí in ấn, lưu trữ, sửa lỗi và chịu tổn thất từ sai sót như phạt thuế hoặc thanh toán trùng.

Giải pháp: Nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang tự động hóa bằng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) và trí tuệ nhân tạo (AI), như GMO Z.com RUNSYSTEM, MISA eInvoice,... Phần mềm này tự động trích xuất dữ liệu, giảm nhập tay và hầu như loại bỏ sai sót, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định thuế mới nhất từ 2025-2026.

2. Lợi ích khi thuê ngoài nhập liệu hoá đơn tự động hóa

Thuê ngoài dịch vụ nhập liệu hóa đơn tự động nghĩa là giao toàn bộ quy trình xử lý hóa đơn, đặc biệt là hóa đơn điện tử đầu vào/đầu ra, cho các đơn vị chuyên nghiệp bên thứ ba. Các nhà cung cấp thường sử dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), trí tuệ nhân tạo (AI) và tự động hóa quy trình bằng robot để trích xuất dữ liệu, nhập vào hệ thống kế toán, đối chiếu và lưu trữ, thay vì doanh nghiệp tự xây dựng đội ngũ hoặc hệ thống nội bộ.

Phương pháp này ngày càng phổ biến ở Nhật Bản, đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), bán lẻ, thương mại điện tử và doanh nghiệp đầu tư nước ngoài, nhờ khả năng tuân thủ chặt chẽ quy định hóa đơn điện tử.

Lợi ích chính:

• Tiết kiệm chi phí: Doanh nghiệp giảm 40-70% chi phí vận hành so với tự làm, không cần đầu tư phần mềm, đào tạo và chi trả lương thưởng. Chi phí thuê ngoài thường linh hoạt theo khối lượng hóa đơn hoặc gói dịch vụ cố định.
• Tăng độ chính xác và giảm lỗi: Công nghệ OCR và AI trích xuất dữ liệu với độ chính xác cao (>99%), hạn chế sai sót nhập tay như mã số thuế, thuế suất hay tổng tiền. Điều này giúp giảm rủi ro sai lệch báo cáo tài chính và mất khấu trừ thuế.
• Tiết kiệm thời gian: Hàng nghìn hóa đơn được xử lý tự động trong thời gian ngắn, giúp kế toán tập trung vào phân tích tài chính và các công việc chiến lược khác.
• Đảm bảo tuân thủ pháp lý và giảm rủi ro thuế: Đơn vị thuê ngoài cập nhật quy định mới nhất, truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế, giảm nguy cơ bị phạt hành chính hoặc trễ hạn kê khai.
• Dễ dàng mở rộng quy mô: Khi khối lượng hóa đơn tăng đột biến (mùa cao điểm thương mại điện tử hoặc mở rộng kinh doanh), dịch vụ có thể điều chỉnh linh hoạt mà không cần tuyển thêm nhân sự nội bộ.
• Bảo mật dữ liệu cao và lưu trữ an toàn: Nhà cung cấp uy tín áp dụng chuẩn bảo mật quốc tế ISO 27001, mã hóa dữ liệu và lưu trữ trên đám mây an toàn từ 10 năm trở lên.
• Tiếp cận công nghệ tiên tiến: Doanh nghiệp sử dụng AI, OCR, RPA mà không phải đầu tư lớn, đồng thời tích hợp dễ dàng với các phần mềm kế toán hoặc hệ thống ERP.

3. Xu hướng tự động hóa nhập liệu hóa đơn trong lĩnh vực BPO giai đoạn 2026-2030

Ngành Thuê ngoài Quy trình Kinh doanh (BPO - Business Process Outsourcing) đang chứng kiến sự bùng nổ của tự động hóa nhập liệu hóa đơn nhờ tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI), Nhận dạng ký tự quang học (OCR - Optical Character Recognition) và Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA - Robotic Process Automation). Tại Nhật Bản và trên thế giới, xu hướng này giúp doanh nghiệp giảm chi phí, nâng cao độ chính xác và đảm bảo tuân thủ pháp lý, đặc biệt khi hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến.

Xu hướng toàn cầu

• AI và tự động hóa nâng cao (Hyper-Automation) dẫn dắt: Công nghệ AI OCR xử lý nhiều định dạng hóa đơn (giấy, PDF, hình ảnh) kết hợp RPA tự động hóa toàn bộ quy trình từ trích xuất dữ liệu, phê duyệt đến thanh toán. Dự kiến đến 2026, khoảng 75% các phòng kế toán phải trả tiền sử dụng AI, giảm lỗi thủ công và rút ngắn thời gian xử lý đến 80%.
• Ứng dụng AI OCR và RPA trong BPO: Các công ty BPO Việt Nam như GMO-Z.com RUNSYSTEM, DIGI-TEXX, Hikari BPO dẫn đầu với giải pháp OCR tự động trích xuất dữ liệu hóa đơn (độ chính xác 95-99%), kết hợp RPA xử lý hàng loạt, giảm 50-90% thời gian nhập liệu, đặc biệt trong các ngành tài chính, bảo hiểm và logistics.

Tóm lại, năm 2025-2026 là giai đoạn “bùng nổ” của tự động hóa nhập liệu hóa đơn trong BPO. Việt Nam đang tận dụng lợi thế nhân lực và chính sách chuyển đổi số, giúp các doanh nghiệp sớm áp dụng AI OCR/RPA giành lợi thế cạnh tranh, đặc biệt khi hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc.

4. GMO Z.com RUNSYSTEM: Dịch vụ nhập liệu hóa đơn chuyên nghiệp & cập nhật nhanh xu hướng mới

GMO-Z.com RUNSYSTEM, thành viên của Tập đoàn GMO Internet (Nhật Bản), là công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam, chuyên cung cấp giải pháp chuyển đổi số, phát triển phần mềm và dịch vụ CNTT. Với hơn 1.000 nhân sự và kinh nghiệm từ năm 2005, công ty nhiều năm liền nằm trong Top 10 Doanh nghiệp Công nghệ số Việt Nam.

Công ty cung cấp giải pháp nhập liệu và xử lý hóa đơn tự động, thay thế hoàn toàn nhập liệu thủ công, nhờ ứng dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR). Các sản phẩm nổi bật:

• SmartOCR / OCR Studio
  • Nhận dạng chữ in và chữ viết tay tiếng Việt với độ chính xác đến 99%.
  • Trích xuất dữ liệu tự động từ nhiều loại tài liệu: hóa đơn, hợp đồng, biên bản, báo cáo tài chính, biểu mẫu,...
  • Bóc tách thông tin linh hoạt và chuẩn hóa dữ liệu (mã số thuế, số tài khoản…).
  • Lợi ích: Giảm 50-80% thời gian nhập liệu, loại bỏ lỗi thủ công, tăng tốc quy trình xử lý hóa đơn và số hóa tài liệu.
• SmartDocs
  • Quản lý tài liệu thông minh, lưu trữ và tra cứu dữ liệu sau khi số hóa.
  • Tích hợp với ERP, CRM và các hệ thống nội bộ khác, hỗ trợ tự động hóa toàn bộ quy trình kế toán - hóa đơn.

Giải pháp phù hợp với doanh nghiệp cần xử lý lượng lớn hóa đơn (GTGT, bán hàng, hóa đơn đỏ…) đặc biệt trong các ngành tài chính, ngân hàng, bảo hiểm và thương mại.

Cập nhật xu hướng công nghệ mới

• Ứng dụng AI tiên tiến (RunAI, AikoAI) để nâng cao độ chính xác và tốc độ xử lý.
• Hỗ trợ hóa đơn điện tử, chữ ký số, hợp đồng điện tử theo quy định Việt Nam, phối hợp với các đối tác như Kế toán Việt Mỹ.
• Giải thưởng tiêu biểu: Sao Khuê, Vietnam Digital Awards cho SmartOCR; Top 10 Doanh nghiệp Công nghệ số 2025.
• Thư viện mẫu form đa dạng (hơn 50 mẫu), có thể tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp.

5. Giải đáp các câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Nhập liệu hóa đơn là gì và tại sao cần tự động hóa?

Nhập liệu hóa đơn là trích xuất và ghi nhận các thông tin như số hóa đơn, ngày tháng, mã số thuế, số tiền, hàng hóa hoặc dịch vụ vào hệ thống. Trước đây, việc này thường thực hiện thủ công, dễ sai sót (lỗi có thể lên tới 20%) và tốn nhiều thời gian. Công nghệ OCR giúp máy tính “đọc” hóa đơn từ ảnh scan, PDF hoặc hóa đơn điện tử, tự động trích xuất dữ liệu chính xác mà không cần nhập tay.

Câu hỏi 2: Lợi ích của nhập liệu hóa đơn tự động?

Lợi ích của nhập liệu hóa đơn tự động:

• Tiết kiệm thời gian: Giảm 50-90% thời gian xử lý, từ ngày xuống còn giờ
• Giảm sai sót: Độ chính xác 95-99%, loại bỏ lỗi nhập tay.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm nhu cầu nhân sự nhập liệu và chi phí lưu trữ giấy tờ.
• Tuân thủ pháp lý: Dễ dàng tích hợp hóa đơn điện tử, hỗ trợ kê khai thuế nhanh chóng.
• Tăng hiệu quả: Tích hợp với hệ thống quản lý doanh nghiệp (ERP), tự động hóa toàn bộ quy trình kế toán - thanh toán.

Câu hỏi 3: Độ chính xác của OCR là bao nhiêu?

Các giải pháp OCR hiện đại (như SmartOCR của GMO Z.com RUNSYSTEM) đạt 95-99% với chữ in, 90-97% với chữ viết tay tiếng Việt có dấu. Độ chính xác cao hơn khi hóa đơn rõ ràng, không mờ hoặc nhòe. Phần nhỏ còn lại có thể kiểm tra thủ công.

Câu hỏi 4: Chi phí triển khai nhập liệu tự động

Triển khai nhập liệu tự động có chi phí khá linh hoạt, chẳng hạn:

• Giải pháp trên nền tảng điện toán đám mây: từ vài triệu đồng/tháng (dành cho SME).
• Giải pháp tại chỗ hoặc tùy chỉnh: từ vài chục đến hàng trăm triệu đồng ban đầu.
• Lợi ích dài hạn: tiết kiệm 30-80% chi phí vận hành so với thủ công. Nhiều nhà cung cấp như GMO Z.com RUNSYSTEM, VinBigdata, FPT.AI cung cấp demo và báo giá linh hoạt.

Câu hỏi 5: OCR có xử lý được hóa đơn điện tử không?

Có. OCR không chỉ xử lý hóa đơn giấy mà còn trích xuất trực tiếp từ hóa đơn điện tử (PDF/XML). Từ 2026:

• Hộ kinh doanh doanh thu >1 tỷ đồng/năm bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền kết nối cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp lớn cũng cần tuân thủ nghiêm. 

OCR tích hợp dễ dàng, tự động nhập dữ liệu hóa đơn điện tử vào hệ thống kế toán hoặc ERP.

Câu hỏi 6: Nhập liệu tự động có an toàn và bảo mật không?

Có. Các giải pháp uy tín sử dụng mã hóa dữ liệu, tuân thủ quy định Việt Nam về bảo mật và tiêu chuẩn quốc tế. Thông tin nhạy cảm (mã số thuế, tài khoản) được bảo vệ, chỉ nhân viên được phân quyền mới truy cập.

Câu hỏi 7: Doanh nghiệp nhỏ có cần áp dụng không?

Có, đặc biệt với khối lượng hóa đơn lớn trong lĩnh vực tài chính, bán lẻ hoặc logistics. SME và hộ kinh doanh nên bắt đầu với giải pháp điện toán đám mây giá rẻ để tuân thủ hóa đơn điện tử và giảm gánh nặng kế toán.

Sử dụng giải pháp nhập liệu hóa đơn tự động giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro và tuân thủ pháp lý. Nếu bạn đang tìm kiếm đối tác uy tín để triển khai nhập liệu hóa đơn tự động, GMO-Z.com RUNSYSTEM cung cấp dịch vụ BPO kết hợp OCR/AI, giúp xử lý hóa đơn nhanh, chính xác và an toàn. Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và nhận giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp của bạn.