9+ Lợi ích của việc thuê ngoài nhập liệu cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng chịu áp lực về chi phí, nhân sự và tốc độ xử lý dữ liệu, lợi ích của việc thuê ngoài nhập liệu đang được nhiều tổ chức quan tâm. Trong bài viết này, hãy cùng GMO-Z.com RUNSYSTEM điểm qua 9+ lợi ích chính khi thuê ngoài dịch vụ nhập liệu cho doanh nghiệp, từ tối ưu tài chính đến nâng cao năng suất và hỗ trợ chuyển đổi số.

1. Lợi ích tài chính khi thuê ngoài nhập liệu

Lợi ích 1: Giảm chi phí vận hành và nhân sự

Thuê ngoài dịch vụ nhập liệu giúp doanh nghiệp cắt giảm đáng kể các khoản chi phí liên quan đến vận hành đội ngũ nội bộ, bao gồm:

• Chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân sự nhập liệu
• Lương, thưởng, bảo hiểm và phúc lợi dài hạn
• Hạ tầng làm việc (máy móc, phần mềm, không gian)
• Chi phí quản lý, giám sát và vận hành hàng ngày

Thay vì duy trì một đội ngũ nhập liệu cố định cho các công việc mang tính lặp lại, doanh nghiệp chỉ cần chi trả theo khối lượng dữ liệu thực tế phát sinh. Mô hình này đặc biệt hiệu quả với doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc các ngành có nhu cầu xử lý dữ liệu lớn theo từng giai đoạn, giúp tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo tiến độ và độ chính xác.

Lợi ích 2: Chuyển chi phí cố định thành chi phí biến động

Một lợi ích tài chính quan trọng khác của thuê ngoài nhập liệu là khả năng chuyển đổi mô hình chi phí. Cụ thể:

• Không còn gánh chi phí nhân sự dài hạn khi khối lượng công việc thấp
• Không phải đầu tư hệ thống, phần mềm cho nhu cầu ngắn hạn

Thay vào đó, chi phí được tính linh hoạt theo từng dự án, từng tháng hoặc từng số lượng bản ghi. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dòng tiền, phản ứng nhanh với biến động thị trường và phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn cho các hoạt động tạo giá trị cốt lõi.

2. Lợi ích về hiệu suất & năng suất nhập liệu

Lợi ích 3: Tinh giản quy trình nhập liệu dữ liệu

Khi thuê ngoài dịch vụ nhập liệu, doanh nghiệp được thừa hưởng quy trình đã được chuẩn hóa và tối ưu sẵn, thay vì phải tự xây dựng từ đầu. Các đơn vị chuyên nghiệp thường:

• Áp dụng quy trình nhập liệu - kiểm tra - hiệu chỉnh nhiều lớp
• Kết hợp nhân sự kinh nghiệm với công nghệ: OCR (nhận dạng ký tự quang học), RPA (tự động hóa bằng robot phần mềm), AI đối soát và phát hiện lỗi

Nhờ đó, dữ liệu được xử lý nhanh hơn, đồng bộ hơn và dễ dàng tích hợp vào các hệ thống quản lý hiện có.

Ví dụ: nhập hóa đơn chứng từ kế toán: thay vì nhân viên nội bộ mất 3-5 ngày, đơn vị chuyên nghiệp hoàn thành trong 24-48h với khối lượng hàng nghìn bản ghi. Quy trình tinh giản này loại bỏ các bước thừa, giảm tắc nghẽn dữ liệu và tăng tốc độ ra quyết định kinh doanh.

Lợi ích 4: Nâng cao năng suất kinh doanh tổng thể

Dữ liệu được nhập liệu đầy đủ, chính xác và kịp thời là nền tảng cho hoạt động của các bộ phận kinh doanh, marketing và quản lý. Khi quy trình nhập liệu được đẩy nhanh và vận hành ổn định, doanh nghiệp có thể:

• Theo dõi tình hình kinh doanh gần như theo thời gian thực (near real-time)
• Điều chỉnh chiến lược bán hàng kịp thời
• Phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn
• Khai thác cơ hội thị trường nhanh hơn

Kết quả mang lại:

• Báo cáo tài chính kịp thời hơn
• Dự báo doanh số chính xác hơn
• Quản lý và tối ưu kho hàng hiệu quả

Tổng thể, năng suất toàn doanh nghiệp có thể cải thiện 3-5 lần so với mô hình nhập liệu thủ công nội bộ.

Lợi ích 5: Giải phóng nhân sự nội bộ để tập trung vào công việc cốt lõi

Nhập liệu là công việc cần thiết nhưng mang tính lặp lại và tiêu tốn nhiều thời gian. Khi thuê ngoài, doanh nghiệp có thể:

• Giảm tải công việc hành chính cho nhân sự nội bộ
• Tập trung nguồn lực vào: Phát triển sản phẩm, Chăm sóc khách hàng, Bán hàng và mở rộng thị trường

Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả sử dụng nhân sự và nâng cao năng lực cạnh tranh dài hạn.

3. Lợi ích về chất lượng và độ chính xác dữ liệu

Lợi ích 6: Thuê ngoài nhập liệu giúp nâng cao độ chính xác thông tin

Các đơn vị nhập liệu chuyên nghiệp được xây dựng để đảm bảo độ chính xác cao, thường đạt 99,5% trở lên, nhờ:

• Quy trình chuẩn hóa và phân tách rõ ràng từng bước
• Kết hợp nhập liệu thủ công và công nghệ OCR, AI
• Công cụ đối soát tự động phát hiện lỗi sớm

Cách tiếp cận này giúp giảm các lỗi phổ biến như:

• Nhập nhầm thông tin
• Thiếu trường dữ liệu
• Không đồng nhất định dạng

Đặc biệt quan trọng với các lĩnh vực yêu cầu độ chính xác cao như tài chính, bất động sản, y tế.

Lợi ích 7: Tiếp cận đội ngũ kiểm soát chất lượng chuyên nghiệp

Một lợi thế lớn khi thuê ngoài là doanh nghiệp được tiếp cận đội ngũ Quality Control (QC) chuyên biệt, hoạt động độc lập với nhóm nhập liệu. Các đội QC thường:

• Thực hiện kiểm tra nhiều lớp (double-check hoặc multi-layer QC)
• Kết hợp kiểm tra thủ công và tự động
• Đảm bảo dữ liệu đầu ra đạt tiêu chuẩn đã cam kết

Nhờ đó, doanh nghiệp giảm rủi ro sai sót ảnh hưởng đến vận hành hoặc pháp lý, đồng thời tiết kiệm chi phí so với việc tự xây dựng bộ phận QC nội bộ.

4. Lợi ích chiến lược của việc thuê ngoài nhập liệu

Lợi ích 8: Tăng khả năng mở rộng quy mô và linh hoạt vận hành

Thuê ngoài dịch vụ nhập liệu giúp doanh nghiệp:

• Dễ dàng mở rộng quy mô khi khối lượng dữ liệu tăng đột biến
• Nhanh chóng thu hẹp khi nhu cầu giảm
• Không bị ràng buộc bởi bộ máy nhân sự cố định

Đơn vị thuê ngoài có thể bổ sung nhân lực và công nghệ kịp thời trong các giai đoạn cao điểm như:

• Mùa kinh doanh
• Chiến dịch marketing
• Mở rộng thị trường

Sự linh hoạt này giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch tăng trưởng và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn.

Lợi ích 9: Tạo lợi thế cạnh tranh nhờ dữ liệu chính xác và kịp thời

Dữ liệu chính xác, được cập nhật kịp thời là nền tảng để ra quyết định nhanh và đúng. Nhờ thuê ngoài nhập liệu, doanh nghiệp đảm bảo dữ liệu luôn:

• Chuẩn hóa
• Đồng bộ
• Sẵn sàng tích hợp với CRM, ERP và các công cụ phân tích

Điều này giúp doanh nghiệp:

• Phản ứng nhanh hơn với thị trường
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng
• Tối ưu chiến lược kinh doanh

Về dài hạn, kết hợp thuê ngoài nhập liệu với tự động hóa và chuyển đổi số sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững so với các đối thủ vẫn xử lý dữ liệu thủ công hoặc manh mún.

5. GMO-Z.com RUNSYSTEM: Thuê ngoài nhập liệu trong chiến lược chuyển đổi số dữ liệu doanh nghiệp

GMO-Z.com RUNSYSTEM là doanh nghiệp công nghệ hàng đầu Việt Nam, thành viên của Tập đoàn GMO Internet (Nhật Bản), chuyên cung cấp dịch vụ thuê ngoài nhập liệu gắn với AI, nhận dạng ký tự quang học (OCR) và tự động hóa, giúp doanh nghiệp chuyển đổi dữ liệu từ xử lý thủ công sang số hóa thông minh và bền vững.

Với năng lực triển khai thực tế và tiêu chuẩn chất lượng Nhật Bản, công ty nhiều năm liền được vinh danh Top 10 Doanh nghiệp Công nghệ số Việt Nam và đạt Giải thưởng Sao Khuê cho dịch vụ xuất khẩu phần mềm và giải pháp AI (2025).

Thuê ngoài nhập liệu tại GMO-Z.com RUNSYSTEM gắn với chuyển đổi số như thế nào?

Khác với mô hình nhập liệu truyền thống vốn phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công, dễ sai sót và khó mở rộng, GMO-Z.com RUNSYSTEM tiếp cận nhập liệu dưới góc nhìn xử lý dữ liệu thông minh, gắn chặt với chiến lược chuyển đổi số của doanh nghiệp.

• Tự động trích xuất dữ liệu bằng SmartOCR: Dữ liệu từ giấy, file scan, PDF hoặc hóa đơn điện tử được công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) ứng dụng trí tuệ nhân tạo tự động trích xuất với độ chính xác cao, giúp giảm mạnh lỗi thủ công và rút ngắn thời gian xử lý.
• Tự động hóa quy trình bằng RPA (robot tự động hóa quy trình): Sau khi trích xuất, RPA đảm nhiệm các bước kiểm tra, phân loại, đối soát và cập nhật dữ liệu, giúp quy trình vận hành liền mạch, ổn định và ít phụ thuộc con người.
• Tích hợp trực tiếp vào hệ thống quản lý: Dữ liệu sau xử lý được đưa thẳng vào CRM, ERP hoặc kho dữ liệu doanh nghiệp, phục vụ báo cáo, phân tích và ra quyết định theo thời gian thực.

Nhờ mô hình này, doanh nghiệp thường giảm 50-70% chi phí so với tự làm nội bộ, tăng tốc độ xử lý gấp nhiều lần và dễ dàng mở rộng theo khối lượng công việc thực tế.

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp Việt Nam trong lĩnh vực kế toán, thương mại điện tử, logistics đã ứng dụng dịch vụ này để số hóa tài liệu quy mô lớn, rút ngắn thời gian xử lý từ vài ngày xuống vài giờ, đồng thời xây dựng nền tảng dữ liệu sạch, sẵn sàng cho các bước chuyển đổi số sâu hơn trong tương lai.

6. Giải đáp các câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Thuê ngoài nhập liệu có thực sự giúp tiết kiệm chi phí không? Mức tiết kiệm bao nhiêu?

Có. Đây là lợi ích rõ ràng và dễ đo lường nhất.

Tại Việt Nam, doanh nghiệp thường giảm 50-70% chi phí so với việc duy trì nhân sự nhập liệu nội bộ (bao gồm lương trung bình 10-15 triệu đồng/tháng, bảo hiểm xã hội khoảng 21,5%, chi phí đào tạo, thiết bị và không gian làm việc). Khi thuê ngoài, chi phí được tính theo khối lượng công việc thực tế, giúp tránh tình trạng thừa nhân sự. 

Ví dụ, một doanh nghiệp kế toán xử lý số lượng lớn chứng từ có thể giảm chi phí vận hành từ khoảng 20 triệu đồng/tháng xuống còn 8-12 triệu đồng và dành nguồn lực cho hoạt động cốt lõi.

Câu hỏi 2: Thuê ngoài nhập liệu có đảm bảo an toàn dữ liệu không? Có rủi ro mất hoặc rò rỉ thông tin không?

Mức độ an toàn cao nếu doanh nghiệp lựa chọn đơn vị uy tín, có hệ thống bảo mật bài bản (ví dụ các đơn vị đạt tiêu chuẩn ISO 27001).

Các nhà cung cấp chuyên nghiệp thường áp dụng hợp đồng bảo mật thông tin (NDA), mã hóa dữ liệu, kiểm soát truy cập nhiều lớp và quy trình bảo mật theo chuẩn quốc tế, hạn chế lưu trữ dữ liệu không cần thiết. 

Trên thực tế, rủi ro từ thuê ngoài thường thấp hơn nội bộ nhờ có đội ngũ kiểm soát chất lượng riêng và ứng dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) và trí tuệ nhân tạo (AI) để giảm lỗi do con người.

Câu hỏi 3: Chi phí thuê ngoài nhập liệu tại Việt Nam năm 2026 khoảng bao nhiêu?

Chi phí phụ thuộc vào loại dữ liệu và khối lượng xử lý:

• Nhập liệu cơ bản (bảng tính Excel, biểu mẫu): khoảng 500-1.500 đồng/bản ghi.
• Nhập chứng từ kế toán, hóa đơn điện tử: khoảng 2.000-5.000 đồng/bản ghi, đã bao gồm kiểm tra chất lượng.
• Dự án quy mô lớn (vài nghìn bản ghi mỗi tháng): dao động 8-20 triệu đồng/tháng.

Nhờ quy mô lớn và tự động hóa bằng công nghệ OCR, nhiều đơn vị có thể tối ưu thêm thời gian và chi phí so với cách làm thủ công.

Câu hỏi 4: Doanh nghiệp có khối lượng dữ liệu nhỏ có nên thuê ngoài nhập liệu không?

Có. Ngay cả với quy mô nhỏ, thuê ngoài vẫn mang lại giá trị. Nhiều nhà cung cấp hiện có gói linh hoạt, tính phí theo từng bản ghi hoặc dự án nhỏ, phù hợp với doanh nghiệp khởi nghiệp và doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đặc biệt với dữ liệu lặp lại như biểu mẫu khảo sát hoặc thông tin khách hàng trong CRM, thuê ngoài giúp tiết kiệm thời gian và giải phóng nhân sự nội bộ để tập trung vào bán hàng và tiếp thị, đồng thời duy trì dữ liệu sạch và chính xác.

Có thể thấy, lợi ích của việc thuê ngoài nhập liệu không chỉ nằm ở việc tiết kiệm chi phí mà còn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa dữ liệu, tăng tốc vận hành và sẵn sàng cho chuyển đổi số. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp nhập liệu kết hợp công nghệ AI, OCR và tự động hóa theo chuẩn quốc tế, các dịch vụ BPO của GMO-Z.com RUNSYSTEM là lựa chọn đáng cân nhắc để bắt đầu một cách an toàn và bền vững. Liên hệ ngay hôm nay để được tư vấn giải pháp phù hợp với quy mô doanh nghiệp của bạn!